Рано или поздно вы зададитесь вопросом, а эффективно ли я работаю, эффективно ли работают мои подчиненные?
Глянешь, бывает, на сотрудников – все трудятся… Только понимаешь, что от одного сотрудника толку намного больше, чем от другого. Вот здесь и может возникнуть идея – посмотреть, а что конкретно я (для начала) и другие сотрудники делают в течение дня. С собой все проще – врать себе не станете (надеюсь). Сложнее с сотрудниками – они не особо радуются каким-либо нестандартным просьбам.
Чтобы разобраться, что происходит в течение рабочего дня, вам стоит создать определенную пустографку, пример которой вы можете скачать внизу данной статьи. Пустографка содержит вверху информацию о дате заполнения и инициалах сотрудника. Дальше имеется таблица, в которой первый столбик – это место для записи задач, действий, которые вы производите. А остальные столбики – это разбивка рабочего дня на каждые 5 минут.
Что необходимо делать?
Все просто – заполняем по одной пустографке в день в течение одной недели. Отмечаем каждое свое движение, начиная от похода на перекур, обед, в туалет, «подышать свежим воздухом», заканчивая задачами по своим прямым обязанностям. Отмечайте даже, как долго вы общались по телефону (у многих сотрудников этот фактор часто съедает уйму времени). В принципе для менеджера по продажам общаться по телефону – это его прямая обязанность. Но если вы, например, занимаете должность, которая обязывает много времени проводить в расчетах, а у вас постоянно звонит телефон, тогда эффективность работы понижается.
То, что вы сами заполните пустографку с максимальной достоверностью, в этом я не сомневаюсь (тем более, если именно вы стали инициатором данного «исследования времени»). А вот достоверность информации ваших сотрудников – под вопросом. Написать можно все, что угодно. Что делать в такой ситуации?
Во-первых, постарайтесь объяснить сотрудникам, что никто никого не собирается увольнять, а вам всего лишь нужно определить, какие рутинные процессы «тянут их на дно», мы ведь рутину можем автоматизировать!
Во-вторых, даже если вам и попытаются «насочинять сказок», все равно знайте, что у сотрудника, который работает без особых напрягов, обычно не хватает фантазии насочинять лишних задач. Обычно весь рабочий день может вылиться в 3-5 задач.
В-третьих, вы можете выборочно попросить результаты выполнения той или иной задачи.
Анализ
После того, как пустографки были заполнены, вам необходимо перенести информацию в файл MS Excel для ее дальнейшего анализа. Не просите сотрудников заполнять пустографки сразу в MS Excel – это может увеличить время их заполнения. Ручкой на бумаге – легче и быстрее.
После переноса всей информации в MS Excel присвойте каждой задаче определенную категорию, чтобы в дальнейшем провести по категориям задач группировку. Категорийность стоит присваивать, ссылаясь на обязанности сотрудников. Если вы менеджер по закупкам, то категории могут быть следующие: создание заказа, оприходывание товара, общение с отделом продаж и так далее.
После того, как категории были присвоены, напротив каждой строки посчитайте, сколько времени понадобилось сотруднику на выполнение задачи, действия. Потом, используя сводную таблицу, определите общие затраты времени по каждой категории задач. Определите долю каждой категории в общих затратах времени анализируемой недели.
Выводы
В итоге стоит сделать выводы:
- Кто и чем занимается?
- Чем отличается структура рабочего времени одного сотрудника от другого?
- Соответствуют ли выполняемые фактические задачи обязанностям сотрудника?
- Существует ли рутина, которая затрудняет работу сотрудников, и поэтому задачи выполняются не так быстро и качественно?…
Когда вы поймете текущую картину и найдете ответы на вопросы, вы поймете, что можно улучшить в своей работе и работе ваших сотрудников.
P.S. На практике и сам проводил предложенное выше исследование времени в отделе закупок (аналитики). Статистика была интересна. Как результат, в отделе появился еще один сотрудник, который на себя перетянул всю рутину (около 20% времени сотрудников отдела), которая мешала менеджерам по закупкам эффективно выполнять свои первоначальные обязанности – закупки, управление запасами, ценообразование, аналитика…
Статья впервые опубликована на сайте автора
Фото: pixabay
Правильно поставленные вопросы есть половина успеха.
Что называть эффективностью рабочего дня сотрудника?
Как эффективность рабочего дня сотрудника соотносится с целями предприятия, календарными планами и производственными заданиями?
Какие цели должны быть достигнуты при анализе эффективности рабочего дня?
Как применять результаты анализа?
При учете сказанного выше материал мог бы быть весьма полезным для целевой аудитории.
Всем спасибо за комментарии. Сейчас для многих компаний, особенно региональных, наступил этап открытия Америки. Методик много. Главное - их проработка и в конечном итоге результат. Что касается фотографии рабочего дня, то часто мелкие задачи никто не выписывает. Интересно знать детальные действия сотрудников в течениеи рабочего дня. Никто не напишет, что общался 5 минут по телефону, что по 5 минут оттягивает выполнение определенной задачи.
Мне важен результат, а не какие еще методики можно применить. В любом случае, если не срабатывает одна методика и имеется сопротивление, тогда можем другую. Каждый делает то, что считает нужным. Но если при этом улучшается эффективность отдела, то это важнее, а не то, какая методика применялась. Мне нравится, когда люди сами могут для себя разработать, какую- то методику, а не используют то, что кто- то таком же путем сделал ранее.
Когда делаешь что- то сам, ты не зависеть от шаблонов, которые уже кто- то разработал. У тебя есть больше шансов осознать какой- то процесс. И если на разработка такого рода методику у тебя уходит 10 минут, а не пол года, то почему бы её не попробовать?
Для компаний сферы профессиональных услуг анализ времени, затрачиваемого сотрудниками на проекты, важен чрезвычайно. Когда менеджмент задумывается над вопросом себестоимости конкретного проекта - без понимания распределения времени не обойтись. По своему опыту могу сказать, что польза от такого учета времени появляется не сразу - сначала данные очень расплывчаты, все пытаются создать впечатление, что не курят, не пьют кофе и не читают новости в Интернете. Если рассказать, что цель учета - не контролировать каждый шаг, а сбалансировать ценообразование, более корректно вести ценовые переговоры с клиентами и т.д., то со временем цифры становятся похожими на правду. А уж если мотивация менеджеров будет связана с реальной прибыльностью управляемых ими проектов - будьте уверены, что статистике времени можно доверять. Не забывая, что это статистика.
Хотя у ручного хронометража есть свои преимущества (осознанность работы в процессе записывания), гораздо проще анализ эффективности проводить с помощью программного обеспечения.
Точность выше, сотрудник не отвлекается от работы и результаты проще анализировать. Сравнение ручного и автоматического анализа http://www.yaware.com.ua/blog/avtomaticheskiy-ili-ruchnoy-uchyot-rabochego-vremeni/
Коллеги, всё намного проще и грустнее: Если возникает потребность подобного ''хрЕнометража'' - значит в компании по факту смело можно разгонять и 20% ''менеджмента'', и прочие 80% исполнителей - ''рудокопов-золотодобытчиков'', выходить из бизнеса и менять специализацию на ''натуральное хозяйство'', садоводство и огородничество. Вопрос о производительности труда в РФ стоит на всеобщем макроэкономическом уровне: ''мы'' работаем в пять раз хуже, а хотим получать в пять раз больше - т.е. чисто арифметически 1 вьетнамец, работающий в пять раз интенсивнее за в пять раз меньшую мзду реально стоит наших 25 (!) любых ''профессионалов''. Проверено лично.
Олег, а вам не кажется, что при таком подходе придется большинству компаний заняться сельским хозяйством? И почему- то мне кажется, что результат будет таким же.
Если кто-то не умеет играть в футбол, это не означает, что им следует начать играть в хоккей.
Андрей, бросьте вы эти пустографки, не смешите доярок в коровнике, они и коровы без Excel-я знают - как, когда и как часто им хорошо доить и доиться. А учётчиков-конторщиков, чьё время надо учитывать, чтобы они хорошо учитывали надои и время доярок - в...сад! Груши околачивать. Куда полезнее.
Это я к тому, что многие высокоэффективные наукоёмкие инновационные компании последние несколько лет (если не более десятка уже) вообще офисных работников не держат на поводке, доускают свободные графики и работу из дома, а ваш покорный слуга, в частности, занимается виртуальными офисами и предприятиями в сети Интернет, где каждый работает со своего компьютера или планшета из любой точки (земного шара) вне определённого помещения и ''заводского гудка''.
P.S. И если работники ваших консультируемых компаний имеют компьютерную сеть (что, похоже, сомнительно - уже по самой постановке вопроса с ''пустографками''), то существует масса (море-океан!!!) программ администрирования/мониторинга/учёта их занятости (когда вошёл в сеть, когда вышел, сколько строчек наковырял в документе и когда, и т.п.) и есть отдельная линейка продуктов - (Business, Corporate, Enterprise) Performance Management (управления! - даже не просто учёта и мониторинга, эффективностью деятельности организации), вполне применимая и для малых и средних компаний. Ваша пустографка, уж простите, на правду не обижаются - почти на уровне заглядывания в камеру надзирателя из Петропавловской крепости в начале позапрошлого века.