Адаптация на автопилоте: как ускорить подготовку новичков в компании

За пять лет «Модульбанк» прошел путь от стартапа до финтех-холдинга с выручкой больше 2 млрд руб. Кроме офиса в Москве появились еще три: в Новосибирске, Костроме и Уфе. Компания прибавила не только территориально, но и в людях – с 30 до 1 200 человек. И всех постоянно приходится обучать: меняется рынок и бизнес-процессы, появляются новые продукты.

Расскажу, как мы запустили акселератор адаптации, который позволил ускорить подготовку сотрудников и вдвое сократить текучку на испытательном сроке.

Что хотели исправить

Программа адаптации у нас существовала с самого начала работы компании. Новичок осваивал ценности и продукты компании, читал книги из корпоративной библиотеки, проходил тренинг личной эффективности, стажировку в IT-службе и отделе бизнес-ассистентов – техподдержке банка. Параллельно работал.

Всю учебную программу новички видели на корпоративном портале. Чат-бот в Telegram напоминал, когда начнется тренинг, или в каком отделе пройти стажировку. Система помогала сотрудникам освоиться в команде. Но был ряд минусов.

1. Адаптация работала со сбоями. Мы предлагали ресурсы для развития. Использовать их или нет, сотрудники решали сами. Никто не стоял над душой. Кто-то учился, кто-то ленился и не следовал плану адаптации. Как результат, через три месяца работы некоторые люди не знали элементарных вещей: когда открыли банк и для чего.
2. Появился хвост из новичков. В конце испытательного срока сотрудник встречался с основателями компании. Это была традиция. С самого открытия банка Андрей Петров, Яков Новиков и Олег Лагута разговаривали с каждым новым сотрудником лично. Им было важно понять, насколько человек подходит компании. Если ценности совпадали, его брали в команду.

В 2018 году итоговой встречи ждали 300 человек – у основателей не хватало времени поговорить с каждым. Люди переживали. Мы поняли, что адаптации нужны перемены. Чтобы найти точки роста, провели кастдев существующей программы. Для этого поговорили с руководителями отделов и сотрудниками, окончившими испытательный срок.

Опрос помог нам понять, на чем сфокусироваться в первую очередь, чтобы улучшить программу и быстрее выводить новичков на плановые показатели.

1. Начали фиксировать работу по технике SMART

Теперь у сотрудников есть четкий план действий.

Как было раньше. На старте новичку важно понять, что от него хочет компания и как пройти испытательный срок. В 2018 году это обговаривали устно на встрече с руководителем. Как правило, руководители расписывали план задач в первый рабочий день сотрудника. Но бывало так, что встречались с ним и спустя две недели. Все это время новичок учился и разгребал текучку: что-то где-то поправлял, помогал наставнику. Такие задачи не фиксировались. В результате через три месяца мы не понимали, чем занимался новичок на испытательном сроке и будет ли полезен компании.

Как теперь. Цели в голове и цели на бумаге – разные вещи. Когда вы прописываете цель, она превращается в задание, и мозг старается его выполнить. Поэтому теперь в первую неделю работы новички вместе с руководителем составляют список задач на испытательный срок по технике SMART. Рядом с каждой задачей прописывают ожидаемый результат, чтобы новичок понимал – к чему стремиться.

Чтобы задачи не терялись, используем систему Jira. Здесь мы заводим на каждого сотрудника отдельную карточку, прикрепляем к ней план задач на 60 дней.

Новичок сам распределяет время: учится и работает в удобном темпе. Никто не стоит над душой. Минимум через три недели с ним вновь встречается руководитель и сверяется с планом: какие задачи в работе и где нужно ускориться. Что сделано, фиксирует в Jira. Ничего не теряется. Спустя 60 дней мы смотрим на результат и взвешенно принимаем решение: оставить человека в команде или расстаться.

2. Подключили наставников

Теперь новички не чувствуют себя брошенными. Работа в новой компании – всегда стресс. Чтобы человек не растерялся на старте, сразу после собеседования руководитель подразделения выбирает ему наставника. Наставник сопровождает сотрудника весь испытательный срок: знакомит с корпоративной культурой и командой, рассказывает о профессиональных тонкостях. Например, начинающий программист узнает об архитектуре проекта и правилах код-ревью.

За три месяца нам важно понять, на что способен новый сотрудник и подходит ли компании по духу. Поэтому наставник – старший товарищ, а не бебиситтер. Он не контролирует работу новичка и не решает за него задачи. Если у сотрудника проблема, наставник подсказывает, как ее исправить, но не делает сам.

В компании не платят за наставничество. Но это влияет на повышение по грейду. Например, из двух опытных разработчиков мы сделаем тим-лидом того, кто поддерживал новичков.

3. Часть обучения перевели в онлайн

Теперь сотрудники не отвлекаются от работы.

Как было раньше. В 2018 году все обучение проходило через тренинги и вебинары. Например, час жизни новичок потратил на стажировку в IT-отделе, чтобы узнать базовые правила, Например, почему нельзя хранить пароли на бумажке. Это отвлекало от основной работы.

Как теперь. Мы решили перевести часть активностей в онлайн-формат, чтобы люди учились в удобное время. Например, на обеде или по дороге домой.

Сначала хотели загрузить все статьи, видео, презентации на корпоративный портал. Но как понять, усвоены знания или нет? На портале не видно, какие материалы изучил сотрудник, а какие не открывал. Сейчас обучаем через iSpring Learn. Платформа выглядит как интернет-сервис по типу «Яндекс.Почты» и работает в браузере. Мы загрузили сюда презентации, видео, статьи и собрали из них четыре курса – матчасть для новичков:

Все курсы адаптированы под любые устройства. Дома новички учатся с ноутбука, на работе – с планшета или телефона. Доступ круглосуточный – учебные материалы всегда под рукой.

После обучения новички проходят онлайн-тест. Для них это возможность закрепить знания, для нас – проверить, насколько хорошо усвоен материал. В тесте 50 вопросов. На решение каждого отводится минута. Если сотрудник полный ноль в теме, ответить правильно и в срок ему не помогут никакие шпаргалки.

По отчетам видно, как часто новички заходят в базу знаний, сколько времени учатся, и какие материалы прошли. Если кто-то игнорирует курсы или проматывает для галочки, это сигнал – возможно, человеку неинтересно в компании.

Так появился единый стандарт обучения – все новички на одной волне. Это видно даже по общению. Например, раньше люди широко раскрывали глаза, когда слышали термины LTV, CSI или ПОД\ФД – это часть корпоративной терминологии. Теперь все говорят на одном языке.

4. Запустили учебный квест

Теперь новички быстрее осваивают продукт.

Как было раньше. Чтобы лучше осознавать свои задачи, важно понимать бизнес и продукт компании. В 2018 году они читали документацию и смотрели вебинары от отдела бизнес-ассистентов.

Как теперь. Чтобы новички изучили клиента и максимально погрузились в бизнес, мы разработали интерактивный квест. Это онлайн-спринт в два часа. По сюжету сотрудник – предприниматель. Он производит мебель на заказ. Чтобы не утонуть в операционке, подключился к сервисам банка. Теперь их нужно настроить.

Квест состоит из 18 заданий, которые мы загрузили на учебный портал iSpring. Каждое задание связано с работой в сервисах банка. Например, предпринимателю нужно отправить реквизиты контрагенту, открыть депозит или добавить бухгалтера в личный кабинет.

Новички учатся в офисе или дома. В среднем на одно задание уходит 30 минут. Готовую работу они загружают на учебный портал. Мы проверяем и даем обратную связь.

Квест помогает вжиться в роль предпринимателя, понять, по каким правилам работает малый бизнес и какие у него сложности. После обучения новым программистам легче писать код и выпускать сильный продукт, инженерам техподдержки – решать вопросы пользователей, а продавцам – закрывать сделки. Они лучше понимают логику и боли клиента.

Бонус – компания прокачивает сервисы. Во время обучения новички находят баги, которые пропустили тестировщики, и предлагают улучшения. Все идеи спускаются product-менеджерам – толковые берут в разработку.

Результаты

Мы перезагрузили систему адаптации за 45 дней, включая запуск онлайн-обучения и квеста. Новый проект – это акселератор, в котором большое значение имеет способность новичка самоорганизоваться и выполнять задания самостоятельно и в срок. Сейчас в программу вовлечены 160 человек.

Сотрудники учатся в свободное время. В 2018 году они были привязаны к расписаниям вебинаров и стажировок. Параллельно работали. Сейчас все материалы хранятся в облаке – доступ круглосуточный. Новички учатся в удобное время с телефонов и планшетов, а в офисе решают боевые задачи.

Текучка на испытательном сроке снизилась почти вдвое – с 38 до 19%. Год назад компанию покинули 193 человека, в этом – 67. Наставник помогает освоиться в команде, руководитель отдела – понять, что делать и куда расти. Новичок не чувствует себя брошенным. Отваливаются лишь те, кто не заинтересован в работе или не подходит по духу.

В режиме реального времени мы видим, как растет каждый новый сотрудник. И неважно, в каком городе он работает – Москве, Новосибирске или Уфе. Через 60 дней компания может принять взвешенное решение: брать человека в команду, расставаться или продлевать испытательный срок.