Делегирование: как я клонировал сам себя

Предлагаю считать эту статью кейсом с заранее опубликованным решением. Если участники Cообщества предложат другое решение, буду рад ознакомиться.

Шесть месяцев назад я получил новую должность, а вместе с ней – проблемы с делегированием и постановкой задач. Подчиненные выполняли задачи не так быстро и качественно, как я ожидал, а иногда и вовсе не правильно. Я декомпозировал задачи: делил на части и выдавал по очереди. Объяснял подробно, что делать, как делать и в какой последовательности. Затем увеличил контроль: для каждой задачи, назначил больше контрольных точек. Задачи выполнялись лучше, но у меня отнимали много времени.

Появлялись задачи на стыке должностных обязанностей, приходилось заставлять людей выполнять работу, которую они раньше не делали. К тому же, кроме руководства коллективом, я работал с подрядными и снабжающими организациями, а на должности, которую я занял, в течении двух лет сменилось шесть человек. Цейтнот и беспорядок усиливали проблемы.

Через некоторое время я осознал, что декомпозирую и ставлю задачи дольше, чем сотрудники выполняют. И я начал сам выполнять некоторые задачи: это было быстрее. Я понял, почему руководители считают, что проще сделать самому, чем делегировать. Но мне тупо сели на шею и свесили ноги.

Оплата труда на нашем предприятии средняя по городу, из плюсов только доставка на автобусе к месту работы. А жирный минус в виде задержки зарплаты затрудняет подбор грамотных сотрудников.

Идея клонирования

Когда я понял абсурдность ситуации, то уволил одного из инженеров и приступил к поискам замены. Полтора месяца я подбирал нужного человека и в итоге нашел того, кого искал. А пока я выполнял работу за уволенного сотрудника, пришла в голову мысль: раз лучше меня эти задачи не выполнит никто, нужно себя… клонировать. В результате появился шаблон клонирования. В чем его смысл? Чтобы не терять время на объяснения разберем примере. Предположим, нужно делегировать задачу «ведение таблицы расхода электроэнергии».

Ценности первостепенны

Я ценю постоянное развитие, движение вперед и время, поэтому заполняю такую таблицу быстро, внимательно и оптимизирую работу: добавляю пояснения, выделяю важные места. Сотрудник, которому я делегирую, возможно, больше ценит личное время и семью, поэтому он будет сопротивляться. Попробую связать задачу с его ценностями или транслировать ему свои ценности.

Изменить чужие ценности сложно. Только сам человек способен переоценить свои взгляды, свое поведение. Ицхак Адизес предлагает транслировать ценности во время дружеских обедов и совместного приготовления пищи. Я предлагаю это делать во время совместного выполнения работы. Для клонирования необходимо совпадение ценностей руководителя и сотрудника. Удастся понять друг друга, сможете переформатировать человека – получите настоящий клон. Это самый сложный момент.

Чем глубже понята цель, тем точнее клонирование

Таблица расхода электроэнергии ведется для анализа потребления по месяцам, по производствам и видам продукции. Ее цель – прогноз затрат и определение себестоимости продукции. Забудете об этой цели, и сотрудник будет заполнять таблицу ради заполнения таблицы, обвиняя руководителя в скучной, никому не нужной работе.

Важно не пропустить этот пункт. Если сотрудник поймет цель, то сможет упростить свою работу, найти лучший способ ее выполнения и получить результат быстрее или с меньше затратой ресурсов.

Если цели сотрудника совпадают с целями задачи, то у него будет мотив. Например, стремление сделать карьеру. А если не совпадают, сотрудника придется стимулировать.

Каким должен быть ваш клон

Знать то же, что вы. Когда и куда приходят данные от сетевой энергоснабжающей организации? Как их обрабатывать и заполнять таблицу? Где искать таблицу? Куда и когда отправлять результат? Как проверить правильность заполнения? Что такое коэффициент трансформации? Как он влияет на расчеты? И так далее. Расскажите, покажите, и дайте попробовать. Или создайте инструкцию в удобном для понимания формате. Я сделал в виде блок-схемы.

Уметь то же, что вы. Сроки заполнения таблицы жесткие. Поэтому если сотрудник не умеет планировать свой день и неделю, это станет проблемой. Использованию в Excel простейших формул типа «сумма» и «среднее значение» тоже придется научить. И составлению графиков на основе данных.

Быть похожим на вас. Для рассматриваемой задачи без разницы – высокий человек или низкий, худой или полный, мужчина или женщина. Но возникают ситуации, когда внешние данные имеют значение.

Обладать нужными ресурсами. Для выполнения задачи нужен компьютер, свободное время (желательно без прерываний), власть затребовать данные, если их не передали. Деньги и дополнительные люди не нужны.

Обладать нужными талантами. В моем случае нужна внимательность, целеустремленность, умение анализировать и делать выводы. Предположим, мой кандидат в клоны не развил необходимые таланты, и приобрести их не представляется возможным – клонирование не удалось. Для экономии времени при клонировании анализ талантов проводится в начале, сразу после ценностей. Ведь бесполезно делегировать задачу тому, кто не способен ее выполнить. Это как заставить рыбу лезть на дерево и вить гнездо.

Минимальный набор совпадений между вами и кандидатом в клоны

Скорость клонирования зависит от человека

Сколько времени занимает передача навыков – дни, недели, месяцы? Сколько времени занимает передача знаний – часы, дни? Можно ли передать талант – аккуратность, целеустремленность, умение видеть систему, умение видеть отклонения в системе? Сколько времени это займет – 10 тыс. часов практики? Сколько времени займет привитие необходимых ценностей – месяцы, годы, десятилетия? Ответы на эти вопросы зависят от личных качеств кандидата в клоны.

Время клонирования сокращается в разы, если подбирать персонал с нужными талантами, знаниями и навыками. Это как набор футбольной команды. Играть в футбол можно научить любого человека, достаточно передать ему нужные навыки и знания. Но есть ли у него талант быть нападающим – жажда гола, упорство, видение поля, скоростные качества? Чем меньше минусов при клонировании придется ликвидировать, тем быстрее пройдет процесс.

Важно понимать какие знания, навыки, ценности и таланты необходимы

Раньше мне везло. Я руководил людьми с нужными качествами и наполовину подсознательно, наполовину сознательно подбирал таких же. Поэтому проблем с делегированием не возникало. Но в последний раз вместо «футболистов» мне пришлось возглавить команду «ватерполистов». Они не хотели бегать и не умели пинать мяч, они хотели плавать и умели бросать мяч. А работа требовала бегать и пинать. Понадобилось три месяца, чтобы это понять.

Важно учитывать плюсы и минусы клонирования

• Клон не отказывается выполнять задачу. Он мотивирован и понимает цель так же, как понимаете вы.
• Клон выполняет задачу с полной отдачей, потому что понимает ее важность.
• Клону доступны те же ресурсы, а в голове те же знания.
• Клон не сделает лучше. Другой человек может сделать по-другому, но клон сделает так же, как вы.
• Клон не сделает быстрее. Его нет смысла ругать за длительное выполнение. Вы не можете быстрее, и он не может. А другой человек может.
• На клона нельзя свалить неправильно выполненную задачу. Это только ваша вина.

В каждой шутке есть доля шутки

Уверен, вы поняли, что клонирование – шутка. Но благодаря этой идее я увидел, подчиненных с какими качествами искать. Понял, что двое сотрудников, которые отнимали времени больше других, нужные качества не развили. С ними я буду прощаться. Еще у двоих отсутствуют нужные навыки, но это поправимо.

В итоге я нашел человека с нужными качествами и сразу заметил разницу. Ищу второго.