Компания «Эксплуатация 24» специализируется на предоставлении полного спектра услуг в сфере комплексного обслуживания инженерных сетей объектов, относящихся к коммерческой и жилой недвижимости. Компания ведет свою деятельность по всей Республике Татарстан.
В апреле 2022 года «Эксплуатация 24» обратилась в HubEx для автоматизации своих рабочих процессов. Компании стало сложно справляться с большим объемом ручных операций. Вся работа велась в Excel, это приводило к высоким трудозатратам и отсутствию прозрачности в процессах.
Первым этапом специалисты внедрения HubEx выполнили базовую настройку системы под процессы компании:
- Загрузили объекты и оборудование, выстроили корректную иерархию. Родительскими объектами являются города, а дочерними – точки обслуживания.
- Создали учетные записи сотрудников. Завели роли для пользователей в системе, настроили им индивидуальные полномочия и видимость полей на форме заявки. Привязали каждого инженера к городу.
- Предоставили возможность инженеру видеть в своем мобильном приложении все заявки на объекте или ближайшие с помощью функционала «Календарь заявок». Благодаря этому сотрудник может самостоятельно брать подходящие заявки и выполнять их за один выезд.
- Настроили правило автоматического назначения исполнителя. На заявку автоматически назначается исполнитель, участок которого совпадает с участком объекта по заявке.
- Настроили правила автоматического создания заявок (планировщик работ), согласно установленному графику для своевременного проведения планового ТО оборудования.
- Завели 1 тип заявки. У данного типа настроили индивидуальный жизненный цикл
- Создали в системе 3 вида критичности «Высокая критичность», «Аварийная» и «Обычная»
- Настроили 3 правила расчета крайнего срок закрытия с учетом параметра «Критичность».
- Создали в системе 10 видов работ.
- Завели чек-листы, для удобного и оперативного ведения отчетности исполнителями по своим заявкам.
Одним из часто используемых каналов подачи заявок была электронная почта. Директору компании приходилось вручную обрабатывать каждое входящее письмо, фиксировать обращение в Excel и передавать исполнителю.
Компания была в поиске решения, которое бы автоматизировало данный процесс. HubEx предоставил такой инструмент. С помощью настроенной интеграции все входящие письма от заказчиков автоматически создаются в системе как новые заявки. В самой заявке на основе информации из письма автоматически заполняются обязательные поля: Номер заявки, Объект, Описание заявки.
Итогами успешного внедрения HubEx в бизнес клиента стали следующие показатели:
- Сокращение затрат на диспетчеризацию. Теперь руководитель не тратит свое время на ведение и распределение заявок. Настроенная интеграция с электронной почтой автоматически создает заявки в системе, а правила автоназначения исполнителей распределяют поступившие заявки на нужных сотрудников.
- Увеличение количества выполненных заявок одним исполнителем в день в 3 раза. Ранее инженер успевал выполнить 1-2 заявки в день. Теперь их количество возросло до 6.
- Сокращение количества аварийных заявок на 30%. С помощью внедренного функционала планировщика работ компания не пропускает проведение ППР, а значит количество аварийных выездов снижается.
