Компания по обслуживанию промышленных 3D-принтеров упорядочила учет обращений, автоматизировала плановые заявки, оптимизировала работу координатора и получила инструменты для аналитики бизнес-процессов с помощью внедрения FSM-системы HubEx.
Основное направление деятельности группы компаний i3D — системная интеграция промышленных 3D-решений, проектирование, внедрение, поддержка. Компания реализует промышленные сложные проекты в машиностроении, литье, авиастроении, ортопедии, стоматологии, образовании и ряде других отраслей. Также является эксклюзивным дистрибьютором 3D-производителей инженерного оборудования, ПО и материалов.
Для автоматизации процессов обслвживания промышленных принтеров в HubEx обратилась компания «НПО «3Д-Интеграция», которая входит в группу компаний i3D.
Цели и задачи автоматизации
Сбор и учет всех поступивших обращений в единой системе
Заявки поступали от клиентов по личному обращению или по телефону через координатора, руководителя, инженера, а также в группах или чатах в мессенджерах и иногда посредством отправки писем на почту. Координатор либо руководитель обрабатывали поступившие заявки вручную и заносили их в Excel таблицу.
Планирование выездов и оперативное распределение заявок
Планирование выездов велось вручную в Excel, после чего координатор распределял их между исполнителями. Это значительно замедляло процесс обработки заявки от ее поступления до назначения исполнителя. Поэтому необходимо было обеспечить координатора удобным инструментом для оценки загрузки инженеров, возможности планирования выездов и, оперативного распределения заявок.
Автоматизация плановых заявок
Отслеживание заявок на плановое ТО осуществлялось в отдельном файле, что не давало в полной мере систематизировать процесс их выполнения и в итоге приводило к «тушению пожаров», так как не всегда исполнители успевали выехать на плановое обслуживание в срок. Это влекло за собой дополнительные потери, которых можно было избежать при наличии автоматизации.
Описание внедрения системы
Специалисты отдела внедрения HubEx выполнили следующие настройки системы:
- Создали учетные записи сотрудников. Завели роли: Руководитель, Координатор, Инженер, настроили им индивидуальные полномочия и видимость полей на форме заявки.
- Выстроили корректную иерархию из объектов и оборудования. Это позволит оперативно создавать заявки по нужным объектам и в дальнейшем формировать аналитику по ним.
- Предоставили инженеру возможность быстро и оперативно отчитываться по заявке с помощью заполнения выполненных работ в своем мобильном приложении. Теперь инженер не будет тратить много времени, заполняя наряды вручную в письменном виде.
- Настроили правила автоматического создания заявок с помощью планировщика работ, согласно установленному графику для своевременного проведения планового ТО оборудования.
- Завели 5 типов заявок. У каждого типа настроили индивидуальный жизненный цикл.
- Настроили автоматическую отправку оповещений для своевременного информирования руководителей, координатора и заказчика о переходе заявки на определенную стадию.
Результаты внедрения
Итогами успешного внедрения HubEx в бизнес клиента стали следующие показатели:
- Плановые заявки теперь выполняются точно в срок, так как HubEx автоматически создает их согласно настроенным правилам в планировщике работ.
- Вероятность потерять заявку либо часть информации по ней сведена к нулю, так как все заявки теперь ведутся в единой системе и процесс их заведения регламентирован.
- Сокращение времени на обработку заявки от момента ее подачи до назначения на нее исполнителя.
- У компании появились все необходимые инструменты для сбора аналитики. Руководители могут формировать общую аналитику по выполненным заявкам, проводить анализ эффективности бизнес-процессов и строить отчеты по объектам и сотрудникам. С помощью встроенных отчетов можно отслеживать динамику изменения таких показателей как: коэффициент полезной загрузки исполнителей, среднее время выполнения работ, процент просроченных заявок и т.д.
