Тенденции в закупочных процессах
Наблюдается быстрый рост автоматизации закупочных процессов. Проводятся электронные торги, существует электронный документооборот и право электронной подписи. Во многих компаниях есть электронные системы закупок, в которых хранится вся закупочная информация, документы автоматически формируются, проверяются на правильность заполнения и рассылаются поставщикам. Скоро в жизнь закупщика войдут нейронные сети, которые позволят использовать большие данные для быстрого и точного анализа, а поиск и привлечение поставщиков будут вести боты с искусственным интеллектом.
В недалеком будущем оценка предложений поставщиков, формирование, заключение договоров и контроль затрат полностью автоматизируются. Электронные площадки переместятся в соцсети и мессенджеры, что позволит работать удаленно, легко решая сложнейшие аналитические задачи в сфере закупок. Все это значительно облегчит закупочный процесс, увеличит скорость, гибкость и прозрачность.
Наибольшую часть рабочего времени у специалистов по закупкам отнимают ручные процессы сведения информации, бумажный документооборот, обсуждение условий с поставщиками. С помощью автоматизации большое количество времени закупщиков высвободится от рутины для решения стратегических вопросов. А благодаря четко определенным и выверенным критериям, заранее выбранным рекомендованным поставщикам, стандартным процедурам и документации можно будет доверить закупки любому сотруднику предприятия, а результаты получать как от опытного снабженца.
Закупочные процессы и функции становятся более дифференцированными, разделяясь на стратегические и тактические. Стратегические категории – это те, которые важны для компании и ее развития на рынке. Для них сложно найти объективные условия оценки, и они сложно поддаются автоматизации. Например, это касается комплексных услуг или инновационных продуктов. Становится важным найти ключевые задачи и категории с наиболее высоким потенциалом ценности для компании, стратегические затраты и стратегических поставщиков, которым закупщики будут уделять особое внимание, где нужен вклад профессионалов. Однако можно легко автоматизировать тактические закупки, где добываться повышения ценности неэффективно, где человеческий фактор не так важен: от простых (канцелярских принадлежностей, воды, ГСМ) до более сложных. Достаточно четко сформулировать требования к тому, что необходимо закупить, и отдать на проработку боту. Такие закупки можно делегировать в функции, компаниям-коллекторам, или покупать полностью или частично нужные услуги закупок у поставщика третьей стороны, оставив за собой функции контроля.
Экономические предпосылки к эволюции отдела закупок
Изменение задач отдела закупок связано с изменениями рынка. В России мы наблюдаем замедление экономического роста и рост конкурентной среды, что не позволяет кратно увеличивать объемы продаж, и заставляет в борьбе за потребителя снижать цены. Это повышает важность оптимизации затрат, которые в основном приходятся на закупки. Затраты на сырье и продвижение продукта на некоторых предприятиях доходят до 85% от оборота. Каждый процент в этих затратах может превратиться в прибыль. Возникает понимание, что закупщик оказывает влияние на экономический рост компании через развитие рынка снабжения. Важной становится разработка совместной стратегии бизнеса и закупок, которая охватывает долгосрочную перспективу развития: раскрывает потенциал снижения затрат и себестоимости разработок, планы вывода новых продуктов, эффективность использования ресурсов, энергии, топлива. Закупщики привлекаются к стратегическому финансовому планированию, составлению бюджетов и управлению затратами. Финансовое прогнозирование на раннем этапе продолжается в ходе постоянного анализа факторов затрат и снижения общих затрат в цепи поставок.
Закупки из категории «расходы» переходят в категорию «инвестиции». Любая закупка требует теперь расчета совокупной стоимости владения. Идет изменение фокуса с закупочных цен на рентабельность и окупаемость инвестиций. Эти показатели – про долгосрочную перспективу, про стратегию и системное мышление. Недорогое оборудование, как правило, обходится дороже: требует частой профилактики, имеет дорогие расходные материалы, низкую производительность и потребляет много энергии, а дешевые ингредиенты снижают качество производимого продукта. Закупщик уже не может быть простым оператором по размещению заказа и отслеживанию поставок, а становится стратегическим партнером, влияя на качество конечного продукта через затраты и инновации. Совместно с другими отделами специалист отдела закупок определяет и уменьшает финансовые, геополитические, валютные риски компании; риски отсутствия необходимых услуг или материалов, сбоя графиков поставок, изменения законодательства…
Кроме того, конкуренция теперь проходит не только по цене, а по качеству продукта и по скорости производства и поставок. И у закупок самая важная роль: качество производства готового продукта напрямую зависит от качества поставляемого сырья, комплектующих и оборудования. В торговых компаниях качество закупаемых товаров и последующее стимулирование поставщиков повышать качество тоже целиком зависит от закупщика. Закупки определяют оптимальную географию рынка поставок и управляют цепями поставок для сокращения сроков вывода продукта на рынок. Как пример можно привести проекты импортозамещения (локализации закупок), которые увеличивают скорость и гибкость поставок и скорость обращения денег. Закупщик может выбирать оптимальные варианты из множества доступных на рынке предложений, учитывая наиболее эффективный способ доставки.
Усложнение конкурентной бизнес-среды требует от компаний гибкости и вынуждает искать новые способы удовлетворения все более сложных и разнообразных потребительских запросов. Роль закупок – быстро найти и развить новых поставщиков, новые технологии, инновационные ингредиенты. Занимаясь инновациями в продуктах, управляя спецификациями, закупки оказывают влияние на то, какие продукты будут производиться и продаваться, и как эффективно вывести их на рынок. А сокращение сроков вывода нового продукта на рынок способствует росту объемов продаж и прибыли и помогает добиваться большей эффективности в целом.
Компании все чаще оценивают свой социальный вклад и открыто рассказывают об этом потребителям. Все более распространенной становится практика, когда компании через закупщиков начинают более активно требовать от своих поставщиков соответствия экологическим нормам и использовать системы и стратегии устойчивого развития, а также соответствие международным стандартам.
Закупки завтра
Перечисленные рыночные тенденции диктуют изменение роли отдела закупок в компании. Конечно же основными навыками закупщика остаются нахождение и оценка предложений, развитие поставщиков, переговоры, формирование и заключение договоров, управление поставщиками, контроль затрат, принятие участия в развитии продуктов. Но кроме этого закупщику необходимы будут абсолютно новые навыки.
Сложность многих видов снабжения требует создания многофункциональных команд по развитию, которые возглавляются закупками, в состав которых входят основные специалисты и менеджеры из всех заинтересованных отделов и подразделений. Иногда такие действия требуют привлечения поставщиков и сторонних специалистов по управлению затратами, которые способны внести вклад в реализацию инициатив. Поэтому закупщик будущего должен стать настоящим лидером, способным составлять, согласовывать и воплощать совместные стратегические бизнес-планы, управлять проектами, мотивировать людей, которые ему напрямую не подчиняются, в том числе управлять виртуальными командами. Для этого ему необходимо широкое знание и понимание бизнеса, деловая проницательность, ориентация на долгосрочную перспективу, стратегическое и системное мышление.
Закупки просчитывают – что выгоднее для организации: покупка, аренда, лизинг или набирающее популярность совместное использование. Они советуют бизнесу, что лучше закупить: товар или комплексную услугу, включающую в себя, например, хранение, учет, утилизацию, страховку, то есть не ограничиваются только производством. В будущем закупки будут все больше принимать решения по объединению потребностей двух и больше отдельных неконкурирующих организаций, благодаря чему эти организации могут получить более выгодную для себя цену, более качественные проектные разработки и другие преимущества, обеспеченные более крупными закупками. Также закупки определяют, на каком уровне компании лучше проводить закупку: уровень города, страны, а в крупных международных компаниях – локальном или глобальном. Задачей закупщика становится координация различных отделов с целью объединения их требований к схожим закупкам и объединение их, решение кросс-функциональных задач (на стыке между отделами, например, принятие решений, таких как: сделать самим или купить).
И наконец, закупщик должен:
- Нести ответственность за качество и своевременное удовлетворение потребительских запросов.
- Прекрасно знать и управлять категориями закупок.
- Понимать – какие факторы влияют на стоимость и как можно их оптимизировать.
- Понимать, какие риски существуют в данной категории затрат.
- Постоянно отслеживать рынок и новинки.
- Работать с поставщиками над улучшением качества продукта, сервиса, и оптимизацией затрат совместной деятельности через анализ и контроль издержек, изменение спецификаций и технологического процесса, планирование и управление цепочкой поставок.
очень примитивно что-то типа "технологической поддержки или техобслуживания"
Если эта "техподдержка" оказывается сторонними исполнителями, то на сайте госзакупок это называется "закупка". Согласитесь, что-то здесь не стыкуется. Мы привыкли под закупками понимать "простые" закупки и совершенно не готовы под "закупками" понимать работы и услуги. Разрыв шаблона между практикой менеджмента и определениями звучащими в ФЗ 44 и 223 очевиден.
Под "технологической поддержкой или техобслуживанием" можно понимать внутренние производственные процессы, где нет операций купли-продажи. Но и в этом случае есть объединяющие определения. Например, ресурсы. Они могут быть не только денежными, но и материальными, людскими, временнЫми, административными.
А теперь, Марат, связь с темой. Несомненно мы, как и везде, идём по пути углубления разделения труда. Всё меньше непрофильных функций и ресурсов. Всё передаётся нАсторону. Предприятия концентрируются на основных производственных процессах повышая их результативность (в разных смыслах). Всё больше использование ресурсов тяготеет к "закупкам". Они становятся всё сложней. Например, мне приходилось напрягаться выделяя внутризаводской транспорт на аутсорсинг для довольно крупного предприятия. Та ещё задачка. Вот Вам и тенденции развития закупок. А тут девушка ставит такое амбициозное название, не представляя что такое закупка вообще и что определяет направление развития закупок.
Не только не привыкли )) Закупка в вашей интерпретации уже съела Маркетинг и Логистику, и теперь нацелилась на другие предметные области деятельности. При этом, в вашей логике просвечивает противоречие, когда Всё уже Поглотили, вдруг пишите о разделении труда:
А вот это точно сформулировна ваша цель? )))
Мне как-то всё стало напоминать известную фразу из Ильфа и Петрова - Цитата:
"Васюки переименовываются в Нью-Москву, а Москва — в Старые Васюки. Ленинградцы и харьковчане скрежещут зубами, но ничего не могут поделать".
Спасибо за вопросы, Андрей. Если не делать различий между понятиями (менеджментом, производственными процессами, обменом ресурсами между поставщиками и заказчиками), то противоречий будет масса. Например, маркетинг озватывает все производственные процессы от закупок сырья, до продаж. Он влияет на менеджмент качества и бережливости. Но мы же не говорим, что маркетинг "поглотил" всё? Хотя, если честно, у меня именно такое впечатление, глядя на почти полную подмену менеджмента маркетингом.
Когда мы говорим о закупках, желательно представлять что это такое. Вот Вы отметили негативно моё мнение об авторе статьи. Ну так давайте разберёмся почему под закупками понимаются только закупки на "конвейер". Как продажи связаны логически с маркетингом как результат маркетинговой политики, так и закупки связаны с концепцией Бережливости, рациональным использованием ресурсов и стратегическим менеджментом. Закупки в плане стратегического менеджмента не освещены вообще. Автор статьи не исключение.
Под словом "мы", я понимаю общие тенденции развития производств. Моей целью это никак не назовёшь. Это то же самое, что считать целью пескаря организовать движение воды в Волге к морю.
Опять про "пескаря". Здесь речь идёт об особенностях использования ресурсов на предприятии. Например, на одном реальном производстве работал цех. В технологии был задействован внутрицеховой транспорт. Куча техники, помещения хранения и обслуживания. Целое хозяйство. Содержание этого хозяйства обходилось в определённые денежки, плюс необходимость в эффективном управлении не связанном с основным производственным процессом. ТЭО показало, что можно передать внутрицеховой транспорт на аутсорсинг. Помимо чисто экономической выгоды, получали высвобождение площадей для обслуживания, более быструю замену вышедшей из строя техники и, что немаловажно, передачу социальных гарантий и охрану труда стороннему исполнителю. Но это уже не внутреннее использование ресурсов, а "закупка", так как существует Договор на услуги внутрицехового транспорта с Исполнителем и Заказчиком.
Если рассматривать с точки зрения развития тенденций, передача непрофильных процессов и подпроцессов основного производства сторонним исполнителям, это и есть углубление разделения труда. Основным показателем урорвня разделения труда является производительность. Например, в нашем случае Исполнитель использует модульную замену несправных узлов на электро- и автокарах. Есть единый фонд подмены используемый на несколько крупных предприятий. Снижена зависимость от человеческого фактора. Водители кар более подготовлены. Снижены потери при транспортировке. Соответственно, возрастает производительность основного производства Заказчика. Как уж Вы будете стыковать с Ильфом и Петровым, мне сложно сказать.
По поводу названия - кардашьянистые названия статей чаще придумывает сама редакция. При этом авторское содержание может не совсем соответствовать названию ))) - для редакции важен трафик.
А ваша позиция вряд ли сильно отличается от позиции автора статьи - как и многие другие авторы, автор Этой статьи считает Любую закупку Инвестицией.
Цитата из статьи: "Закупки из категории «расходы» переходят в категорию «инвестиции». Любая закупка требует теперь расчета совокупной стоимости владения. Идет изменение фокуса с закупочных цен на рентабельность и окупаемость инвестиций. Эти показатели – про долгосрочную перспективу, про стратегию и системное мышление".
О важности "долгосрочной перспективы" никто не спорит, но к этому вопросу можно подойти не со стороны Закупки, а со стороны Маркетинга ))) При этом, если техническое перевооружение предприятия выбрано одним из стратегических направлений, то дополнительный фокус можно поставить, выделяя процесс закупки технологического оборудования.
Это правда.
"Врядли", означает Вашу уверенность без знания? Моя "позиция" относительно что такое "закупка" вообще очень сильно отличается от общепринятых понятий и определений. Если говорить о взаимосвязи "закупка - инвестиции", то моё мнение скрее обратное приписываемому мне Вами. Не всякая закупка инвестиция, но всякая инвестиция по сути закупка.
Конечно можно... Если очень хочется. Даже латанье крыши таджиками над производственным корпусом, как работу направленную на "долгосрочную перспективу", можно увязать с Маркетингом.
Вообще, очень даже в тренде подменять менеджмент маркетингом. Достаточно посмотреть на практику консалтинга и коучинга.
Вот это предложение я перечитал несколько раз. Навязчиво вспомнился сын турецкоподданного, предприимчивый и всегда уверенный в себе, даже когда создавал незабвенное полотно сеятеля облигаций. Толпа не поняла. Боясь быть приписанным к толпе, я попыталсяи найти смысл в сказанном. Вы меня поправьте, если я что-то напутал. Цитата: "...если техническое перевооружение предприятия выбрано одним из стратегических направлений...". А это не одно и то же? Стратегических направлений не может быть несколько. Могут быть варианты связанные с изменениями, с векторами развития отдельных подразделений, но все они обычно подчиняются какому-то замыслу. Они последовательны. Так что "одим из" можно сказать только о составляющей одной стратегии, которая делится на подзадачи. Возможно я отстал от жизни и сейчас на предприятии могут существовать срезу несколько совершенно независимых стратегий для которых свои обособленные ресурсы, вплоть до территории.
Цитата: "...то дополнительный фокус можно поставить, выделяя процесс закупки технологического оборудования...". Можно "поставить". А зачем? Весь фокус в том, что какую бы часть Вы ни взяли из инвестиций, почти всё будет попадать под определение "закупка". Самостоятельно инвестор может определитиься с направлением развития. И то не факт. Как только он нанимает сторонних исполнителей - получается операция закупки.
Андрей, общепринятые представления как раз и заключаются в том, что инвестиции не закупки. А если закупки, то чего-то материального, поштучного. Вы наглядно демонстрируете общепринятые штампы. Если бы Вы хоть немного почитали мои статьи, то обратили бы внимание, что я делю закупки на простые и сложные. Сам процесс закупок делю на обязательные этапы операций. Новые понятия и определения объединены в концепции Бережливое потребление. Потребление, по сути, дополняет продажи, но использует иную логику действий и решений. Это как Аверс и Реверс у монеты. А мы видим производственные процессы только как Аверс, как маркетинг. Знаете почему? Потому, что маркетинг понятен, прозрачен (в большинстве случаев) и выстраивание под него производсвенной лигики не встречает особых проблем требующих нестандартных решений. Как только мы касаемся потребления, особенно не связанного с "конвейером", начинаются непролазные дебри. Потребление по логике близко к управлению ресурсами. Любое движение ресурсов затрагивает уже не только понятные производственные процессы, но и совершенно не понятные интересы производственных менеджеров.
Чеи больше разнонаправленных интересов менеджеров, тем сложней контролировать движение ресурсов, т.е. потребление. Достаточно спосмотреть на коррупционную опасность производственных процессов. На основных производственных процессах, подчинённых непосредственно маркетинговой политике, можно, но очень сложно, будем говорить грубо (так быстрей), украсть. А вот на обеспечивающих сколько угодно. Действенного контроля нет и никто не стремится контролировать ресурсы. Достаточно сказать сколько наша экономика теряет на ниокрах, стромительстве, избыточном ангажированном контроле и т.д.
Прошу прощения, что так многословно. Мне показалось, что задаваемое Вами направление дискуссии говорит о том, что Вы человек не равнодушный и пытливый.
Ай какой вы хитрый! Или точнее кто это такой хитрый, который этот шедевр оформил? Мда, такого робот точно не сможет! Или как наши технологи на СОЛЛЕРС-УАЗ говорили: "Вы кого к нам на конвейер тащите!? Он же бракодел!" Хотя со временем робота можно будет даже ирландскому ривер-дансу обучить!