Как создать идеальный склад: 10 шагов

Мотор логистической системы компании – это склад. Во времена тотальной конкуренции за клиента к современному складу предъявляются высокие требования. Будь-то сфера e-commerce, FMCG или retail, без динамичного и надежного склада конкурентов не обыграть. Нам нужен «мотор», который примет от поставщиков любое количество товара, бережно сохранит, быстро и в любых объемах соберет и отгрузит заказы в адрес клиентов. Задержки, ошибки, неспособность выполнить запросы клиентов ведут к потерям в продажах. Страдает и репутация компании. В данной статье остановимся на десяти основных шагах создания идеального склада.

1. Инфраструктура.

2. Команда, производительность, мотивация.

3. Производственная система склада.

4. Оперативное управление.

5. Учетная система и инвентаризация.

6. WMS (Warehouse Management System) – операционная система.

7. Документооборот.

8. Оборудование и инженерия.

9. Безопасность и пожарная охрана.

10. Страхование.

Инфраструктура

Вон из подвалов. Переезжаем в качественные здания. Если вы не располагаете современным складским помещением – вы не сможете создать надежную систему. Старые пакгаузы, ангары – от этого надо решительно отказываться. Переезжайте в современные помещения. Минимальные требования: современное высотное здание класса А с достаточным количеством погрузочных доков, близко расположенное к району обслуживания, есть удобные подъездные пути для большегрузного транспорта, есть парковка, охраняемая территория. Возможность набрать сотрудников из близко расположенных жилых поселений, доступные станции и остановки общественного транспорта для сотрудников. Только переехав на соответствующую площадку, мы сможем обеспечить создание отличного склада.

Команда, производительность сотрудников, мотивация

Команда мечты. От команды склада зависит успех проекта. Условно ее можно разделить на три группы: менеджмент, специалисты, производственный персонал. Укомплектованность склада по всем позициям является критическим условием успеха и должна постоянно быть под контролем топ-менеджмента. Подробнее остановимся на ключевых фигурах.

1. Менеджмент

Руководитель склада – высшее звено управления на складе. Обязательно имеет опыт работы на складе, сильные лидерские качества и профессиональные компетенции. Умение добиваться исполнения поставленных целей, работоспособность и хороший контакт с людьми.

Руководитель производственного персонала склада – непосредственно руководящий производственным персоналом склада. Ему подчиняются начальники смен и все производственные сотрудники. Он проводит основное рабочее время на полу и отвечает за выполнение ежедневного объема работы. Обязательно обладает лидерскими качествами и понимает психологию производственного персонала.

Руководитель отдела обслуживания клиентов – непосредственно руководящий работой офисных операторов склада (диспетчеров). Отвечает за обработку заказов, документооборот, проведение операций в системах. Отлично знает системы ERP и WMS, основы бухгалтерского учета в части оформления операций с ТМЦ и транспортный документооборот.

Руководитель службы безопасности – отвечает за общую безопасность объекта, режим защиты от хищений, пожарную безопасность, функционирование IT-систем безопасности, таких как видео, сигнализация, системы оповещений о пожаре.

2. Специалисты

Старший логист WMS – управляет процессом в операционной системе. Отвечает за прохождение всех процессов в WMS. Сбор заказов, комплектация, приемка и отгрузка.

Старший специалист по IT-инфраструктуре – отвечает за работу всего IT-оборудования.

Инженер по складскому оборудованию и инфраструктуре – отвечает за работу погрузочной техники, конвейеров, стеллажной системы, системы тушения пожара.

Специалист по инвентарному и системному учету товарного запаса – отвечает за поддержку инвентарного и учетного процесса, качество и график инвентаризаций.

HR-специалист – отвечает за укомплектованность штатного расписания, кадровый документооборот, корректность оформления и взаиморасчетов с сотрудниками.

3. Производственный персонал

В эту категорию входят операторы техники, кладовщики, комплектовщики, грузчики, вспомогательные рабочие.

Первое правило – укомплектованность штата по данным позициям. Если склад недостаточно укомплектован, то производственные срывы, недовольство персонала, нарушения технологий, все это не заставить себя ждать.

Второе правило – мотивация на производительность. Сотрудники должны быть заинтересованы делать как можно больше операций, поэтому структура дохода должна состоять из фиксированной части и переменной части, привязанной к производственным показателям. Также прекрасно работает практика нематериальных поощрений, в виде благодарностей, публикации фотографий лучших сотрудников, вручение наград и подарков. В конце концов, хвалить людей приятно. В целом, для создания мотивации на выполнение объемов работы и качество, доход лучших сотрудников за счет переменной части должен быть на 15-25% выше середнячков.

Третье правило – нетерпимость к нарушениям. Никогда не мириться с ошибками при выполнении операций, с невыходами на рабочие смены, опозданиями, нарушениями режима, попытками хищений. Менеджмент должен проявлять нулевую терпимость к таким явлениям.

Производственная система склада

Должна работать как швейцарские часы. Общий процесс включает в себя: разгрузку, приемку, размещение на хранение, подбор заказа, комплектация поставки, отгрузка, завершение выхода. Внутри общего производственного процесса есть подвиды технологий складской обработки: кросс-док, pick by line, pick by light, конвейерный подбор, ручной подбор, direct picking и так далее. С учетом целевых параметров, выбираем наиболее эффективную технологию. Наш процесс должен соответствовать основным производственным принципам: поточность, цикличность, управление бэклогом, контроль ошибок, визуальность. Для каждого процесса должны быть определены цифровые характеристики: время, объем обработки, пиковые нагрузки, ресурсы, циклы. Результатом данного этапа должна быть производственная карта процессов, ресурсный план и план контроля качества.

Оперативное управление

Все под контролем. Склад – это динамичная система, поэтому оперативное планирование – чрезвычайно важный элемент.

Первое правило – прогнозируйте и планируйте объемы на месяц. Каждый месяц содержит пики и спады, праздники и различные акции, поэтому руководитель и команда должны иметь месячное плановое совещание, в течение которого все службы склада должны получить представление о нагрузке.

Второе правило – введите контроль в режиме план/факт за ежедневным исполнением объема работы. План-факт должен рассылаться уполномоченным сотрудником каждые 3-4 часа. Это поможет избежать потери темпа работы смен.

Третье правило – введите бэклог по незавершенным операциям. В бэклог заносятся перенесенные заказы, необработанные входящие поставки, не предоставленные документы. Бэклог должен системно рассылаться по службам, с четким прогнозом его завершения.

Четвертое правило – ежедневно мониторим выход персонала на смены.

Пятое правило – ежедневная оперативная планерка. Контролируйте обязательное присутствие ключевых руководителей для анализа и решения оперативных проблем.

Учетная система и инвентаризация

Скучно, но важно. Склад обязан гарантировать сохранность и корректный учет товаров. Для этого необходимо настроить качественный учетный и инвентаризационный процесс. Так как любая компания ведет учет своих запасов в ERP, то учетный остаток в ERP является для нас отправной точкой для проведения инвентаризации.

Первое правило – инвентаризация начинается с подготовки ERP. Необходимо завершить все исходящие поставки, транзиты, входящие поставки, возвраты от клиентов. Цель на этом этапе – добиться полной корректности остатка в ERP. В некоторых случаях, мы рекомендуем провести и бухгалтерскую сверку взаиморасчетов с клиентами. Не приступайте к физическому пересчету склада без полной выверки учетной системы.

Второе правило – формируем остаток на каждый учетный склад в ERP централизованно, под контролем бухгалтерии, с учетом выше озвученных требований.

Третье правило – назначаем председателем комиссии внешнего управленца.

Четвертое правило – анализируем расхождения, проводим официально, архивируем результаты в формате План/Факт по каждому ERP склада. Соблюдение данных правил дает гарантии сохранности и учета товаров на складе.

WMS – операционная система склада

Без IT никуда, тем более на складе. Внедряем WMS. Данная система формирует производственный процесс, распределяет задания, ведет операционный учет физических действий и подробный учет материалов. Внедрение WMS на первом этапе осложняет жизнь, так как требует четкой последовательности действий, высокой аккуратности, но после настройки и привыкания персонала к новым требованиям WMS существенно повышает производительность, корректность детального учета товаров и повышает общую надежность работы склада. WMS является платформой, на основе которой можно далее развивать производственные технологии склада, будь-то сборочный конвейер или система голосового пикинга. Внедрение WMS – обязательный шаг для создания склада.

Документооборот

Предъявите документы! Входящие и исходящие товары являются торговым оборотом компании. Отсутствующий или некорректно оформленный документ равносилен потере товара. Без документа невозможно произвести расчеты с контрагентами и провести инвентаризацию. Поэтому необходимо внедрить несколько обязательных правил.

Первое правило – товар не отгружается и не принимается без контроля наличия документа. Каждый кладовщик, уполномоченный отгрузить товар, должен четко знать, какой документ, подписи и печати он должен предоставить в офис.

Второе правило – контроль корректности документов. Контроль включает наличие оригинальных подписи и печати контрагентов.

Третье правило – ежедневная сверка принятого и отпущенного товара. На основании реестра из ERP сверяем с фактическими документами. Только убедившись в том, что нет долгов, закрываем день. Если предоставление документов планируется на следующий день, вносим это в бэклог.

Четвертое правило – постоянный контроль размещения в архиве оригинальной документации, контроль сохранности архива.

Стеллажное оборудование

С любовью к технике. Основа оборудования склада – высотная стеллажная система. Эта статичная система не нуждается в активном обслуживании, но есть несколько ключевых правил. Первое: система должна быть изготовлена и смонтирована сертифицированным подрядчиком, который гарантирует ее полное качество и заявленную несущую способность. Второе: обязательный ежедневный контроль нагрузки на систему. Третье: контроль возникновения повреждений, могущих повлечь падение стеллажей. Контроль ежедневно осуществляется инженером или техником склада. Второй набор оборудования – это погрузочная техника, штабелеры, перевозчики паллет, тележки – мы обязаны производить эксплуатацию в соответствии с требованиями производителя и соблюдением техники безопасности.

Безопасность и пожарная охрана

Броня крепка. Помимо объявленной политики по нетерпимости к хищениям и нарушениям режима, есть несколько золотых правил.

Первое правило – начальник службы безопасности должен быть частью управленческой команды склада и иметь цель на предотвращение хищений.

Второе правило – герметичный контур. Любое несанкционированное пересечение контура склада сотрудниками или материальными ценностями запрещено под страхом наказания.

Третье правило – все, что происходит на складе, пишется на видеокамеры и сохраняется в архиве, сохранность которого обеспечена СБ.

Четвертое – правила пожарной безопасности выполняются не только формально, но и в реальности. Руководитель склада обязан периодически проверять работоспособность сигнализации, пожаротушения и пути спасения людей при чрезвычайной ситуации.

Страхование

Неприятности случаются, но от них можно защититься. Существует многообразие страховых предложений для склада, но мы остановимся на трех – самых необходимых.

Первое – страхование товарно-материальных ценностей, находящихся на складе. Обязательная защита от полной и частичной утраты товаров от пожара, повреждения, механических повреждений и хищений.

Второе – защита от ущерба, который мы можем нанести арендованному зданию и другому имуществу, взятому нами в аренду.

И третье – страхование собственного имущества и техники. Все три полиса необходимо проверить на наличие, надежность страховщика и прокачать условия и стоимость.

Итак, вы решили создать склад. Следуйте этим простым рекомендациям, и вы избежите многих трудностей, однако помните – жизнь многообразна, поэтому ежедневно погружайтесь в проект, проверяйте процессы и общайтесь с командой. Успеха!