Владимир Зонзов: Склад для «чайников»

Владимир Зонзов

В настоящей статье описаны основные причины, почему «не складываются …». И показано, как их устранить. Описание построено в рамках процесса инвентаризации склада и в рамках процессов перемещений ТМЦ.

1. Инвентаризация склада

Инвентаризация – это сличение ТМЦ, указанных в бухгалтерском инвентаризационном списке, с ТМЦ, фактически находящимися на складах. Вот здесь и выявляются первые 3 проблемы.

1.1. Неадекватный инвентаризационный список ТМЦ

Что нужно в качестве инвентаризационного списка?

В бухгалтерской программе, для целей инвентаризации, формируется документ «Инвентаризационная опись». Его можно экспортировать в EXCEL-формат; и, путем очевидных преобразований, привести к следующему виду (таблица 1):

Таблица 1

В таблице 1, столбцы 1-6 заполняются бухгалтерской программой. Столбцы 7 и 8 заполняются при инвентаризации.

Но, «в жизни» часто бывает что бухгалтерия, для инвентаризации, предоставляет «оборотно-сальдовую ведомость» (ОСВ). ОСВ имеет следующие поля (таблица 2):

Таблица 2

ОСВ – неудобна для проведения инвентаризации-приемки склада. Неудобна по нижеследующим причинам:

В ОСВ много лишней информации. А от инвентаризационного списка требуется, всего лишь, наименования ТМЦ и их количество. То есть, требуются только столбцы 1 и 6.

В ОСВ, каждый вид ТМЦ представлен 2-мя строчками – стоимостью и количеством. Что удваивает размер списка ТМЦ. Обычно, на одной странице размещается 50 строк или 25 наименований ТМЦ. Так что, для склада, содержащего 1000 наименований ТМЦ, ОСВ будет иметь 40 листов.

Чтобы втиснуть ОСВ в страницы книжного формата и уменьшить количество страниц, применяется мелкий шрифт. А часто ли встречаются склады, в которых освещенность такая же, как в зоне касс торговых центров?

Итак, для инвентаризации нужен список ТМЦ в виде таблицы 1.

1.2. Отсутствие дисциплины наименований ТМЦ

Следующая «радость» процесса инвентаризации – это «разнобой» наименований ТМЦ.

Речь даже не идет о «мелочах» типа наличия/отсутствия лишних/необходимых пробелов и знаков препинания, в наименованиях ТМЦ. Хотя, для компьютера, это – совсем не мелочи. Они препятствуют применению, например, операции сравнения.

Беда состоит в том, что в приходных накладных от поставщика, элементы наименований ТМЦ часто записываются в произвольном порядке. Например:

1.2.1. SRTR M8/10х100 однораспорный анкер для легких конструкций;

1.2.2. Однораспорный анкер M8/10х100 для легких конструкций, SRTR;

1.2.3. Анкер однораспорный M8/10х100 для легких конструкций, SRTR;

Такая «вольность» встречается даже в пределах одной накладной. Она переносится в справочник наименований бухгалтерской программы и приводит к тому, что для многих ТМЦ одинакового типа, которые мы видим на складе, наименования нужно искать в разных частях инвентаризационного списка (он упорядочен по алфавиту). Для этого нужно догадываться о возможном наименовании ТМЦ и проверять каждую догадку пролистыванием многостраничного списка. А это – трудоемкое занятие.

Из вышеизложенного следует необходимость дисциплины в пополнении справочника наименований бухгалтерской программы. Цель дисциплины – исключить «разбегание», по всему списку, наименований одинаковых ТМЦ. Правила составления наименований ТМЦ описаны ниже, в Приложении.

Важно отметить, что следствием применения правил составления наименований ТМЦ является естественная рубрикация в списке ТМЦ. Она появляется в результате упорядочения списка по алфавиту.

1.3. Отсутствие «адресов» мест хранения ТМЦ, для каждого наименования.

Нередко бывает, что ТМЦ близких видов хранятся в разных местах склада. Например, в складском помещении «Низковольтное оборудование», автоматические выключатели хранились на трех стеллажах, расположенных в разных частях-зонах помещения. Даже – хуже. С десяток типов автоматических выключателей размещались в картонных коробках, находившихся в еще двух местах склада. Такая «свобода» размещения ТМЦ приводит к необходимости поиска нужной ТМЦ по всему складу.

Бывает, что такая «свобода» – является «осознанной». Что понятно из угроз-«шуток» зав.склада. Шуток типа «вот пойду в отпуск – тогда намучаетесь со складом».

От проблем такого размещения ТМЦ есть простое «лекарство» – адрес места хранения. Догадка об адресном хранении приходит легко. Достаточно признать, что «ничто не ново под Луной»; и спросить себя: а как работники гигантских складов – логистических центров – находят нужные ТМЦ. Там-то ТМЦ упакованы, обычно, в стандартные единицы хранения – в паллеты. И количество паллет – немеряно. И найти ТМЦ по их внешнему виду – нет возможности. И запомнить, где-что размещается – нереально. Значит, уверенность движения работника склада (а, тем более, складской техники) объясняется только одной причиной – он знает адрес места хранения ункта назначения.

Адрес ТМЦ – место хранения ТМЦ – лучше определить в виде четырехзначного числа:

первая цифра – номер складского помещения;

вторая – номер стеллажа в складском помещении;

третья – номер полки стеллажа;

четвертая – номер места на полке.

Максимальное количество мест хранения с таким адресом равно 9*9*9*9=6561. что достаточно для малых и средних производственных предприятий. Но, даже если в больших складских помещениях, количество стеллажей может быть больше 9, тогда помещение можно разбить на зоны. Вряд ли, производственные/строительные фирмы имеют складские помещения, в которых умещается более 9*9=81 стеллажа. Так что, им, для указания адреса места хранения, достаточно пятизначного числа: помещение-зона-стеллаж-полка-место_хранения. Максимальное количество мест хранения с таким адресом равно 9*9*9*9*9=6561*9=59049.

Почему, адрес места хранения лучше определять в виде числа? – Это удобно следующим:

очевидным смыслом числового кода (помещение-стеллаж-полка-…).

Возможностью применения операции сортировки в EXCEL-е. А сортировка чисел -адресов мест хранения, в списке ТМЦ, облегчает проведение выборочных инвентаризаций. Инвентаризаций типа «проверим, что находится во 2-м помещении на 3-й полке 4-го стеллажа». Необходимый, для этого, инвентаризационный список должен содержать все наименования ТМЦ, хранящихся по адресам от 2341 до 2349.

Адреса мест хранения упрощают изменение раскладки ТМЦ на складе. Важно только, чтобы перекладка ТМЦ обязательно заканчивалось сменой их прежних адресов-чисел на новые. Тогда, при необходимости, можно легко прерывать и легко возобновлять процесс смены мест хранения ТМЦ.

Адрес места хранения ТМЦ перечеркивает эксклюзивность знаний работников склада, в части того, где-что лежит.

И все же, несмотря на очевидную необходимость применения адресов мест хранения ТМЦ, последние применяются, как показал обзор по интернету, только в складских программах типа WMS. А такие программы предназначены только для крупных складов торговых или логистических фирм. Поэтому, адресное хранение ТМЦ на относительно небольших складах складах производственных фирм (с количеством наименований ТМЦ порядка 1-1,5 тысяч), пришлось вести в EXCEL-е. Вести в виде таблиц типа модифицированной оборотно-сальдовой ведомости (таблица 3):

Таблица 3

Как видно, в таблице 3, обороты учитываются в виде «триады»:

количество поступившего или выданного ТМЦ;

дата поступления или выдачи ТМЦ;

номер документа, который сопровождал поступление или выдачу ТМЦ.

Периодические сравнения инвентаризационных списков (бухгалтерского и складского) осуществляются в EXCEL-е с помощью функции сравнения. Например: ЕСЛИ(B653=F653;1;0). Такое сравнение сильно затруднено, при отсутствии дисциплины определения наименований.

Конечно, в EXCEL-е вести учет ТМЦ более трудоемко, чем с помощью складской программы или в рамках 1С. Но, зато склад с адресами мест хранения «прозрачен» и доступен для «непосвященных». То есть – управляем.

2. Перемещения ТМЦ

2.1. Поступление ТМЦ от поставщика

Выполнение процедуры «поступление ТМЦ» зависит от того, кто является ее владельцем. Лучше, если владельцем является отдел снабжения. Причины – следующие:

Отдел снабжения – организатор прихода ТМЦ от поставщиков. Он обладает полной информацией по поступающим ТМЦ.

Шофера-экспедиторы, обычно, подчиняются начальнику отдела снабжения.

С поставщиками общаются тоже снабженцы.

Признавая отдел снабжения «владельцем» процедуры «поступление ТМЦ», рассмотрим его работу в формате «черный ящик». На «вход» «черного ящика» поступают:

заявка на необходимые ТМЦ, от производственных подразделений фирмы;

деньги фирмы.

Чем должна завершаться работа отдела снабжения? – Отчетностью по посылкам на «входе»:

2.1.1. На заказ от производственного подразделения, отдел снабжения должен ответить предоставлением поступивших ТМЦ представителю заказчика. А представитель заказчика, участием в приемке ТМЦ, обеспечит обратную связь для отдела снабжения.

2.1.2. За деньги, потраченные фирмой, с подачи отдела снабжения, последний обязан отчитаться предоставлением в бухгалтерию комплекта документов от поставщика. А бухгалтерия откликнется на документы поставщика проверкой на их состоятельность; и, при необходимости, замечаниями к документам.

Таким образом, обеспечивается контроль результатов работы отдела снабжения. Контроль, в котором, результаты работы контролируемого являются исходными данными для работы «контролеров».

Но, нередко бывает, что отдел снабжения уклоняется от роли владельца процедуры поступления ТМЦ. В этом случае, «крайним» оказывается склад. А может ли зав.складом эффективно выполнить роль, которой его «осчастливили». – Вряд ли, по следующим причинам:

Номенклатура ТМЦ – велика. Зав.складом встречается с поступившими ТМЦ в режиме цейтнота. Особенности поступивших ТМЦ он знает явно хуже, чем те, кто их заказывал и кто покупал. И – главное – эти ТМЦ не заботят его, в плане их назначения. Поэтому, «спихивать» функцию входного контроля на зав.складом – не самый лучший вариант.

При отсутствии контактов с поставщиками, зав.складом не может знать всех деталей движения денег и отчетных документов (оплата-предоплата, неполная поставка, разные каналы поступления документов от поставщика, и т.п.). В этом случае, склад не сможет ответить бухгалтерии на ее возможные претензии к состоятельности документов или к полноте их комплекта. А исполняет роль курьера по доставке документов от отдела снабжения к бухгалтерии.

Есть еще одна проблема, порождаемая уклонением снабженцев от роли владельца процедуры приемки ТМЦ. Состоит она в поступлении ТМЦ на склад в режиме внезапности.

Чтобы избежать этого режима, склад должен дружить с отделом снабжения. Последний, по вышеуказанным причинам, знает когда-какие ТМЦ будут доставлены на предприятие. И может своевременно сообщить складу о планируемом поступлении ТМЦ на фирму. Своевременно - это, хотя бы, за пару часов до события. Этого времени достаточно, чтобы зав.складом, завершил текущие дела; или сделал в них паузу, необходимую для приемки ТМЦ. Это время необходимо, также, чтобы организовать следующее:

выгрузку ТМЦ с транспорта;

приемку ТМЦ по наименованиям-количеству;

адресное размещение ТМЦ.

В какой форме желательно получать информацию о планируемом поступлении ТМЦ? – В идеале, в виде копии накладной от поставщика.

Но, чаще бывает, что эта информация поступает в виде комплекта оригинальных документов (счет-фактуры, расходной накладной от поставщика, налоговой накладной). Поступает непосредственно в момент прихода ТМЦ. Комплект документов предоставляют водители-экспедиторы (своего предприятия или сторонних перевозчиков). В этом случае, главное – не идти на поводу у «торопыг». В первую очередь, необходимо сделать 2 ксерокопии расходных накладных от поставщика. Первая копия – для склада. Вторая – для подразделения фирмы, заказавшего ТМЦ. С этими копиями они участвуют в приемке ТМЦ. А представитель отдела снабжения работает с оригиналом расходной накладной от поставщика. И необходимые пометки делает в своих бумагах – в копии счета-фактуры. Контролируя, тем самым, соответствие списка поставленных ТМЦ со списком заказанных/оплаченных ТМЦ.

2.2. Документальное оформление поступивших ТМЦ

В документальном оформлении поступивших ТМЦ участвуют три стороны: склад, бухгалтерия и подразделение-заказчик ТМЦ:

Бухгалтерия оформляет приходные накладные и, при необходимости, пополняет список – справочник наименований ТМЦ в бухгалтерской программе.

Склад – оформляет свои приходные накладные и также пополняет свой список наименований ТМЦ.

Подразделения заказчики – накапливают копии расходных накладных от поставщиков и используют их для составления заявок на перемещение ТМЦ с центральных складов на объектные склады.

Даже если три стороны придерживаются одних правил присвоения наименований поступившим ТМЦ, все равно, «разнобой» наименований ТМЦ – неизбежен. Что приводит к «пересортице» ТМЦ и разрушает учет ТМЦ.

А как нужно выполнять документальное оформление поступивших ТМЦ, чтобы избежать различий в списках? О правильном ответе нетрудно догадаться. Различия исчезнут, если список ТМЦ будет пополнять один человек. Лучше, если этим человеком будет работник отдела снабжения. Но, подобное предложение вызывает возражение со стороны бухгалтерии. Она не хочет пускать чужаков в «свою» бухгалтерскую программу. Но, такое возражение неправильное по следующим причинам:

Во-первых, пополнение списка ТМЦ в бухгалтерской программе будет осуществляться лицом, которое явно лучше бухгалтера разбирается в номенклатуре ТМЦ.

Во-вторых, освоить «перепечатку» расходных накладных от поставщика в приходные накладные бухгалтерской программы – это простейшее занятие, которому можно обучить за 10 мин.

В-третьих, кто мешает бухгалтерии, получив оригиналы документов от поставщика, проконтролировать правильность «набивки» соответствующих приходных накладных? Как раз, такое разделение труда и отвечает положениям о бухучете и главном бухгалтере. В них-то устанавливается, что бухгалтерия не создает первичные документы; она их проверяет на состоятельность и учитывает при составлении фискальной отчетности.

В-четвертых, зачем в бухгалтерской программе есть возможности ограничения доступа для разных работников? – Затем, что эта программа создана, как общефирменное средство труда, а не как узкопрофессиональное средство только для бухгалтерии.

А вдруг «чужаки» испортят что-то в бухгалтерской программе? – Избежать этого «не просто, а очень просто». Достаточно, по указанию главбуха, установить, например, отделу снабжения активный доступ только к журналу приходных накладных.

3. Перемещение ТМЦ с центрального склада в приобъектные склады

Такое перемещение лучше документально оформлять «руками» работника склада. Оформлять по заявкам подразделений, для которых приобретались перемещаемые ТМЦ. Таким образом, бухгалтерия избавляется от рутинного занятия – создания накладных на внутренние перемещения ТМЦ. И устраняется «лишнее звено» в документообороте, сопровождающем внутренние перемещения ТМЦ. Тем самым, у бухгалтерии остается только одна забота, прописанная в ее положениях – проверка состоятельности накладных на внутренние перемещения ТМЦ. Эту проверку нетрудно осуществлять по факту поступления бумажных копий таких накладных, с подписями сторон, участвовавших в перемещении ТМЦ. А на доставку бумажных копий в бухгалтерию следует установить малый срок, с серьезными санкциями за его нарушение.

Очевидно, что, для документального оформления внутренних перемещений ТМЦ с центрального склада на приобъектные, «складу» достаточно иметь активный доступ только к журналу накладных на перемещение.

4. Сбыт ТМЦ (сбыт продукции)

Аналогично, вышеизложенному, создание расходных накладных следует переправить на отдел сбыта. Для чего, открыть ему активный доступ только к журналу расходных накладных.

И в этом случае, бухгалтерия избежит позиции «лишнего звена» в документообороте, сопровождающем сбыт ТМЦ. А будет выполнять только то, что предписано ее положениями – организовывать и контролировать процесс учета ТМЦ.

5. Выводы

5.1. В качестве инвентаризационного списка, следует применять не оборотно-сальдовую ведомость, а модифицированную «Инвентаризационную опись», создаваемую бухгалтерской программой.

5.2. При пополнении справочника наименований ТМЦ в бухгалтерской программе, следует придерживаться «Правил образования новых наименований ТМЦ». Пополнять справочник должен только один человек, которому эта обязанность вменяется приказом по предприятию. Этим же приказом утверждаются и «Правила …».

5.3. Каждая ТМЦ должна иметь адрес места хранения. И запись ТМЦ в бухгалтерской программе должна содержать «отдельное поле адреса». Наличие адреса места хранения исключает поиски нужной ТМЦ. А, также, помогает-облегчает проведение выборочных инвентаризаций.

5.4. Бухгалтерская программа – это не «обособленная вотчина» бухгалтерии. Это – общефирменный инструмент. Первичные документы в бухгалтерской программе, по оприходованию-перемещению-сбыту ТМЦ, должны создаваться работниками офисных подразделений; соответственно: отдела снабжения; склада; отдела сбыта. Бухгалтерия же, соответственно положению о бухучете, НЕ создает первичных документов для ТМЦ (накладных: приходных, внутренних перемещений, расходных). Она контролирует правильность их оформления и принимает их к учету.

5.6. Вести складской учет ТМЦ, конечно, легче в среде бухгалтерской программы; или с помощью специализированной складской программы. Но, для учета адресов мест хранения ТМЦ на складах, приходится применять EXCEL-таблицы типа таблицы 3.

Приложение. Правила образования новых наименований ТМЦ

В наименованиях вышеприведенных вариантов 1.2.1-1.2.3 есть 5 элементов:

1) анкер;

2) однораспорный;

3) M8/10х100;

4) для легких конструкций;

5) SRTR.

Элемент «SRTR» – это код производителя. Он означает «однораспорный анкер для легких конструкций к плотным строительным материалам». Так что, правильное наименование будет следующим: SRTR M8/10х100. Но, оно понятно только для «узкого» специалиста. Поэтому, лучше вариант: Анкер однораспорный M8/10х100. Но, еще лучше следующий вариант: Анкер однораспорный M8/10х100 для легких конструкций, SRTR. Избыточность информации в нем ускоряет понимание.

Правила составления наименований ТМЦ:

П.1. Наименование ТМЦ должно начинаться с имени существительного, отражающего назначение ТМЦ. Например: анкер; выключатель.

П.2. Далее должно следовать имя прилагательное, если оно отражает назначение ТМЦ. Например: однораспорный (для анкера); автоматический (для выключателя).

П.3. Далее, должны следовать показатели назначения/потребления ТМЦ.

Приведем пример описаний показателей, не вдаваясь в детали (назначение/потребление):

M8/10х100; (для анкера).

NB1-63 1Р 6КА С40; (для автоматического выключателя).

П.4. Далее, желательно указывать код производителя. Например:

SRTR; (для анкера).

604835 (для автоматического выключателя 3Р С16 Legrand).

5N68030-2 (для болта метрического, с шестигранной головкой, 8,0х30, ст 5,8 (ЦБ)).

П.5. Последним элементом наименования ТМЦ будет его порядковый номер в справочнике наименований бухгалтерской программы. Его устанавливает сама бухгалтерская программа.

Автор выражает признательность М.Е.Альперовичу, директору консультационной фирмы «ИНТРОН», за полезное обсуждение дисциплины образования новых наименований ТМЦ, в 1С.