Вспоминается история из моей консалтинговой практики. Звонит выпускница нашей школы бизнес-тренеров: «Что делать? В компании началась паника, люди совершенно не работают. Ползут слухи, что грядет массовое сокращение, и каждому надо о себе позаботиться, чтобы не остаться на улице». А, надо сказать, на улице в это время накатывала очередная волна кризиса.
Спрашиваю: «Что могло спровоцировать такую ситуацию? Какие управленческие решения предшествовали?». И в итоге выясняю: накануне руководители компании вели переговоры с поставщиками IT-программы по оценке персонала. И чтобы протестировать ее, был издан приказ о том, что сотрудники должны срочно зарегистрироваться на ресурсе поставщика программы и пройти тестирование. При этом людям не объяснили, с какой целью это все делается. Что и породило панику!
Кто виноват?
Довольно часто я как бизнес-консультант сталкиваюсь со стремлением руководителей сохранить монополию на информацию. Они рассматривают информацию как рычаг управления и держат планы втайне. Между тем плохая информированность рядового персонала напрямую сказывается на производительности труда! Исследователи в области психологии менеджмента отмечают, что большинство бизнес-процессов, ведущих компанию к развитию, требуют детальной информации, а ее отсутствие приводит к информационному хаосу и угрожает компании крахом. Вот так, не больше и не меньше – крахом. Почему же тогда руководители так легкомысленно относятся к информированию своих сотрудников? Тому несколько причин.
Первая. Руководители не всегда понимают важность корпоративной коммуникации и объективного информирования персонала. Исследования выявили несовпадение взглядов на факторы, влияющих на эффективность работы. Руководители поставили осведомленность сотрудников о ситуации в компании на десятое место, а их подчиненные – на второе-третье. Почему сотрудникам это так важно? Понимание ситуации позволяет им оценивать, насколько стабильна компания и насколько в ней безопасно. Даже если ситуация нестабильна и небезопасна, зная об этом, люди принимают решение самостоятельно и осознанно, они чувствуют себя хозяевами своего выбора, а не щепками на волнах бурного течения. С другой стороны, недостаток необходимой информации формирует у рядовых сотрудников позицию созерцателей, незаинтересованных в успехе компании. Это порождает неудовлетворенность работой персонала у руководителей. Так формируется порочный круг взаимных претензий.
Следующая причина. Руководители не информируют сотрудников, следуя трем самым распространенным заблуждениям: об этом и так все знают, об этом всем знать не надо, а об этом – еще рано. В результате сотрудники додумывают картину, исходя из своих страхов и предыдущего опыта, что порождает в компании слухи и сплетни. Вслед за этим нарастает паника, обостряются взаимные претензии между руководством и персоналом, снижается производительность труда.
Что делать?
Кто виноват, разобрались. Осталось ответить на любимый вопрос всех времен: «Что делать?» Для этого необходимо и достаточно выполнять несколько условий корпоративной коммуникации.
1. Главное – определить потребность в информации у подчиненных для выполнения их функциональных обязанностей.
2. Необходимо подобрать оптимальные формы подачи информации, выбрать подходящее для информирования время и периодичность. Для выполнения этого условия полезно учесть следующие моменты:
- информацию необходимо подавать в объеме необходимом сотруднику для выполнения его функциональных обязанностей, нужно учитывать потребности разных участников бизнес-процесса;
- объем информации и ее качество должны увеличиваться с повышением образования и квалификации сотрудника;
- для утоления информационного голода важно задействовать формальные и неформальные каналы коммуникации;
- важно уточнить наиболее влиятельные каналы коммуникации в компании – формальные и неформальные – и снабжать их качественной информацией.
3. Регулярная обратная связь от руководства. Исследования говорят, что производительность труда работника за одну смену может повыситься на 10-30%, если он своевременно получает информацию со своих текущих результатах и обратную связь от начальства. Не это ли мечта каждого руководителя?
4. Ориентация персонала на надежные и достоверные источники информации в компании. Это может быть корпоративная газета, сайт, отдел по работе с персоналом, линейные руководители.
5. Информирование линейных руководителей и контроль за поддержанием эффективной коммуникации на местах. Это последнее по порядку, но не по значению условие. В переломные моменты именно руководители – главный источник информации.
Вернемся к истории, описанной в начале статьи. Теперь становится ясно, какие ошибки допустили руководители той компании. Как в итоге была устранена паника? Невероятно просто: работникам через линейных менеджеров объяснили, что идет тестирование программы, которую планируется приобрести. Все! И если вашу компанию тоже иногда потряхивает, проверьте, не лишаете ли вы сотрудников такой необходимой им информации.
Приведён типичный пример и даны правильные рекомендации, но зачастую ситуация куда хуже - начальники от руководителя группы и выше просто не считают нужным - что невозможно без поддержки верхнего эшелона управления компанией, информировать сотрудников "о чём-то, что не касается их непосредственно". Просто потому, что считают, что в состоянии внешней неопределённости незачем заботиться о стабильном коллективе - "рынок труда" всегда покроет потребность в персонале взамен тех, кто в панике убежал!
Отличная статья! Эффективные внутренние коммуникации также позитивно влияют на степень "доверительности" корпоративной культуры, что отражается на возможностях роста и развития компании. http://www.e-xecutive.ru/management/practices/1984...
Скорее всего в приведенной в пример компании анализировалось отношение к "информированности" персонала со стороны сотрудников и руководителей компании. И это отношение оказалось разным. Подобное исследование всегда покажет, насколько важны внутренние коммуникации для сотрудников, насколько они их мотивируют, о чем именно их необходимо информировать, в каком формате и пр. Это в свою очередь позволит избежать паники и пониженной мотивации персонала, и наоборот - создаст новые возможности для роста мотивации причем без дополнительных затрат. Поэтому анализ "информированности" как дополнительного "мотиватора" чрезвычайно важен.
Согласен с автором. Из своего опыта знаю: чем больше человек знает о целях и задачах компании, выбранной стратегии и реальной ситуации с выполнением финансовых показателей, тем больше шансов что он будет принимать "правильные" решения в рамках своих полномочий и в соответствии с "генеральной линией руководства". Искусственные и часто совершенно необоснованные ограничения в получении информации создают атмосферу недоверия, снижают мотивацию и КПД бизнес процессов организации. Инструкций на все случаи жизни выпустить невозможно.
Статья понравилась. Сразу видно,что автор " в теме". Главное . информировать сотрудников "на их языке" . А то бывает так : все объяснил, показал ,рассказал - а поняли они по своему. А потом один поделился своими соображениями с другим - и понеслось... Начинаешь разбираться "откуда ноги растут" и удивляешься "сообразительности" и воображению своих подчиненных.