Секреты эффективного совещания

Для Вас совещание – это:

• формальность и трата времени;
• критика и каторга;
• повод подраться и раздуть конфликт;
• повод показаться и покрасоваться;
• место для решения проблем, определения плана действий и т.д.

Для меня было истинным открытием то, что для большинства компаний ответ «д» просто не существует! Есть компании, в которых абсолютно отсутствует культура организации, проведения совещаний и митингов (кстати, этот англоязычный термин уже очень прочно вошел в словарь бизнеса). Причем, в головах большинства сотрудников совещание – нудный и никчемный процесс...

На самом деле совещание – это самый главный инструмент как для большой корпорации, так и для семейной фирмы. В этой статье я хочу поделиться своим опытом в решении двух задач:

1. Как построить систему совещаний?
2. Как сделать совещания результативными?

Определяемся: Что значит митинг?

Когда я говорю про создание системы митингов, я имею в виду совещания в очень широком смысле слова, которые в том или ином виде есть во всех компаниях:

• периодические глобальные совещания ( ежегодные конференции, ежеквартальные митинги);
• периодические оперативные собрания, (ежемесячные заседания, еженедельные встречи, ежедневные планерки);
• периодические незапланированные телеконференции или собрания, посвященные текущему проекту или обсуждению новых возможностей;
• незапланированные сессии или созваны, посвященные определенным проблемам или ситуациям.

Митинги могут быть внутренние (совещания в рамках отдела, кросс-функциональные или корпоративные) и внешние (например, конференции с партнерами).

Как правило, цель любого митинга – собрать людей, и информировать их о чем-то + обсудить проблемные моменты + (!) побудить делать что-то.

Определяемся: Что такое результативный митинг?

Чтобы решить задачу, надо поставить для нее условия. Побывав на нескольких действительно качественных митингах, для меня стало очевидно, что эффективность заключалась в нескольких факторах:

1. один лидер или ведущий;
2. грамотное планирование и подготовка;
3. заинтересованность участников и активная работа во время;
4. зафиксированные результаты, выводы и план действий после;
5. выполнение намеченного после митинга.

В целом, организация митинга для меня стала синонимом реализации (!) мини-проекта, даже если речь идет о часовой планерке.

Какие простые инструменты необходимо создать и внедрить?

1. Регламент совещаний (Meeting Governance)

Годовое расписание митингов, на которое сориентированы коммуникации в организации, которое предполагает подготовку отчетов и презентации.

В регламенте должны быть прописаны известные параметры и обязательно закреплена ответственность: частота, название, местоположение, участники, обсуждаемые вопросы, ответственность: кто составляет презентаций для митинга, кто пишет протокол и т. д.

2. Алгоритм подготовки и проведения митинга (Meeting scheme)

Потратьте один раз время, чтобы составить алгоритм по подготовке и проведению типовых митингов, и он будет служить шпаргалкой для контроля и учета всех необходимых шагов, в том числе в случае если это делегируется коллегам. Что надо решить, что выбрать вопрос для утверждения...и т.д.

3. Приглашения в календаре почтовой системы (Meeting invitation)

Это безусловная необходимость, однако, многие забывают о ней. Как результат, опоздания, забывания, плохая подготовка и другие организационные проблемы. Участники должны видеть и учитывать при планировании все совещания в своем календаре.

4. Повестка/Программа совещания (Meeting agenda)

Программу надо составлять всегда, хотя бы в форме краткого списка вопросов и целей совещания.

Лучше сделать шаблон программы в Excel, чтобы удобнее было корректировать программу при изменениях длительности, времени или очередности выступлений.

5. Протоколсовещания (Minutes of meeting)

Фиксировать договоренности надо всегда, даже если все кажется с первого взгляда однозначно. Шаблон протокола тоже лучше сделать в Excel, что позволит фильтровать план действий по ответственным, также мониторить по датам.

6. Анкета обратной связи (Questionnaire)

Вопросники обязательно надо составлять при введении новых совещаний, новых форматов или участников совещаний. Результаты удобно собирать и анализировать в электронном виде. Есть сайты как monkeysurvey, где можно бесплатно и очень быстро составлять и использовать простые и понятные анкеты.

В целом, использование инструментов может стать достаточным для того, чтобы проведение совещаний в компании стало эффективным и действенным процессом. Однако существуют некоторые моменты, которые могут омрачить этот процесс.

Какие существуют типовые проблемы и варианты их решения?

Оказавшись на нескольких неудачных, даже конфликтных митингах, не приводящих ни к каким действиям участников, было несложно составить список основных ошибок или ключевых рисков в планировании и организации таких мероприятий.

А организовав несколько удачных митингов с информирующими и мотивирующими выступлениями, конструктивными обсуждениями и действенными планами, удалось разработать решения и инструменты для уменьшения рисков и предупреждения этих ошибок.

Эта таблица является кратким обзором основных решений, шпаргалкой для ведущих совещаний, включает некоторые известные практики и инструменты, использующиеся при проведении совещаний, презентаций, тренингов и на переговорах.

С первого взгляда все решения могут казаться простыми, однако практика подсказывает, что и половины этих простых рекомендаций не выполняются даже матерыми руководителями и ведущими митингов.

Чтобы минимизировать расходы на совещания с региональными сотрудниками, можно использовать недорогие Вебинары.

Система митингов должна быть в каждой компании и каждом отделе, а коммуникации в них должны приводить к результатам!

Фото в анонсе: Unsplash