Я руководитель группы по управлению проектами в ЦНИИ Эпидемиологии Роспотребнадзора, наш институт ведет научную деятельность, решает задачи в области эпидемиологического надзора, диагностики, профилактики и лечения широкого спектра инфекционной и неинфекционной патологии человека.
Например, в период пандемии COVID-19 мы разработали платформу агрегации данных SOLAR. Благодаря ей медицинские и другие организации передавали информацию о ПЦР-тестировании и исследованиях на антитела к возбудителю COVID-19 на Госуслуги. Это позволило каждому пользователю портала формировать и получать сертификат с QR-кодом в личном кабинете.
Как работали раньше
До моего прихода в компанию не было выделенного полноценного менеджерского отдела. Разработчики получали задания от тимлида, а он — напрямую от бизнеса, что мешало сосредоточиться на выполнении непосредственных задач. Для каждого проекта собирали кросс-функциональную команду, и программисты работали над несколькими задачами в разных проектах одновременно. Это усложняло отслеживание статуса работы и приводило к путанице.
Команда исторически вела работу над задачами в иностранном сервисе для управления проектами, потому что так было удобно программистам. Но со временем, когда сформировался менеджерский отдел, мы стали углубляться в постановку задач и поняли, что пора менять систему. Вот почему:
- мы государственная организация, нам важно использовать российское ПО. К тому же новая система должна отвечать требованиям безопасности и иметь возможность установки на свои серверы;
- нам нужно ПО с большим набором функций для менеджерских задач, чем в предыдущем трекере. В системе должны быть простые решения, чтобы следить за проектами, контролировать сроки и понимать загрузку программистов и команды в целом.
До того, как мы приняли решение сменить ПО, я использовал Kaiten для личных задач в течение полугода. Пробовал и другие таск-трекеры, но Kaiten понравился больше, поэтому я предложил его внедрить внутри компании.
Как происходил переход
Мы государственная организация, поэтому нужно было пройти волну долгих обязательных согласований от закупки до внедрения. Мы начали процесс согласования закупки в начале года, а установили Kaiten меньше месяца назад. Но благодаря удобному и понятному интерфейсу нам не пришлось долго разбираться в настройках сервиса — освоились всего за неделю.
Команда быстро сориентировалась: мы легко настроили нужные доски и рабочую среду. И вот прошел всего месяц, а мы уже видим улучшение в процессах.
Как работаем сейчас: отслеживаем таймлайн и стараемся быть гибкими
Специфика нашей деятельности заключается в том, что мы не можем работать по привычным Agile-фреймворкам на 100%. В любое время от вышестоящего руководства могут прилетать срочные задачи вне очереди. Они всегда в приоритете, поэтому нам приходится быть еще более гибкими. Мы не можем заранее предположить, что это будет за задача и сколько времени на нее уйдет. Из-за этого нам часто приходится менять свои планы и корректировать сроки. Когда прилетает такая задача, работаем в режиме «здесь и сейчас»: пытаемся в моменте договориться с бизнесом и сместить приоритеты.
И как раз Кайтен с его гибкостью, динамикой и детальной визуализацией помогает нам избежать хаоса в распределении задач и планировании сроков. Мы сделали несколько рабочих пространств для отслеживания разных процессов команды: Служба поддержки (для работы с заявками), Менеджерские процессы и Пространство для проведения ретроспективы.
Пример рабочего пространства
(кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере)
Управление проектами
Наше основное рабочее пространство — «Менеджеры». На нем в виде досок собраны все наши проекты. По каждому из них ведем свой бэклог: на неделю, месяц и на долгий срок.
Бэклог по каждому проекту для проработки на неделю и на месяц
Мы наглядно видим, как каждый проект двигается по этапам на отдельных досках. Если нам нужно перераспределить приоритеты или «втиснуть» срочную задачу, то мы увидим, как это отразится на других делах.
Помимо проектных досок, на этом же пространстве находится дополнительная доска тестировщиков. На ней лежат задачи тестеров, которые напрямую не относятся ни к какому проекту, но их важно не упустить, например, написание тест-кейсов и решений.
В Kaiten есть много разных плюшек, которые делают работу эффективнее. Например, модуль «ГАНТ и ресурсное планирование» — это диаграмма, которая визуально отображает задачи на временной шкале.
Нам она помогает отслеживать сроки и загрузку программистов по проектам, которые сейчас в работе. Например, я могу легко увидеть статус по всем задачам разных проектов. Открываю диаграмму, смотрю, где проходит линия сегодняшнего дня, и вижу,по каким задачам мы укладываемся в сроки, а по каким — нет, и куда мне нужно обратить внимание. Удобно, что сразу видно ответственного. Можно связаться с ним и выяснить причину просрочки.
Пример диаграммы Ганта
Автоматизация техподдержки
Мы настроили взаимодействие со службой поддержки внутренних пользователей через модуль Service Desk. Раньше специалисты технической поддержки пользователей приходили к менеджерам в кабинет и отвлекали запросами, а теперь просто отправляют заявку по почте или через портал.
Она отображается у нас на отдельной доске, там автоматически назначается ответственный сотрудник, и уже он дальше ведет задачу по этапам до статуса «Готово». Удобно, что больше никто не дергает команду лишний раз, а задачи решаются в спокойном режиме.
Служба поддержки — это стандартная доска, которая работает в тестовом режиме, но уже выручает
Ретроспектива
У нас есть отдельная доска для проведения ретроспективы с командой. На ней мы фиксируем не только выполненные рабочие задачи, но и в целом записываем, что нравится или не нравится. Например, кому-то нравится гибридный график и отсутствие дресс-кода в офисе. Мы записываем это, чтобы подбодрить себя или коллег. Естественно, фиксируем, что не нравится в работе или процессах, и обсуждаем это на встречах. На доске отмечаем, о чем договорились и что хотим поменять. Мы приоритизируем изменения и создаем под них задачи.
Доска «Ретро»
База знаний
В Kaiten есть удобный модуль для работы с документами, который можно использовать для создания полноценной базы знаний. Сейчас мы переносим техническую документацию из предыдущего трекера и заодно обновляем ее, чтобы держать свежей. Доверили эту работу джунам — они как раз будут переписывать и обучаться в процессе.
Вместо итогов
Мы переехали в Kaiten месяц назад, и команда уже видит улучшения:
- все проекты в одном месте: удобно следить за процессом работы над ними;
- наглядно видим статусы, сроки и ответственных по задачам;
- следим за загрузкой программистов и можем прикинуть срок на выполнение новой задачи;
- выстроили работу техподдержки, и теперь процесс стал автоматизированным и более прогнозируемым.
На самом деле возможности Kaiten шире, чем мы используем сейчас. Дальше будем смотреть, какие функции мы можем еще внедрить, чтобы систематизировать нашу работу. Со стороны менеджерского управления мы видим положительный эффект, поэтому будем распространять Kaiten дальше на всю организацию.
Партнерский материал
Рекламодатель ООО «Кайтен Софтвер» ИНН 7714426252 Erid 2SDnjc18iZ8
Читайте также:
Так себе программка... 35 битрикс...
Интересный материал! На мой взгляд, явление для госорганизации редкое.
Обычно или сверху спускается какой-то продукт, подход, или игнорируется любая инициаива "нижних чинов". Хотя у федеральных структур как-то легче,Ж умнее, проще, чем у региональных, а тем более у местных.
Только я не понял следующий абзац:
Что такое "менеджерский отдел"? Кому мешало и что именно мешало при получении задач от тимлида?
Ну что сказать! Огонь!