Как растущей компании избежать хаоса в рабочих процессах c помощью Kaiten. Кейс Unidragon

Молодая компания развивается, выпускает успешные продукты, осваивает новые рынки, увеличивает штат и наращивает прибыль. Казалось бы, все идеально. Но стоит копнуть глубже, и увидим, что рабочие процессы так и остались на прежнем уровне — путаница во взаимосвязях между отделами, сложная система коммуникаций, хаос в задачах.

Так случилось и в нашей компании Unidragon. Мы производим оригинальные деревянные пазлы, и за 4 года выросли из небольшого стартапа в уверенную компанию со штатом более 500 человек, клиентами по всему миру и выручкой около 20 млн долларов.

В этой статье я расскажу, с какими проблемами мы столкнулись на стадии интенсивного роста бизнеса, и как с помощью сервиса Kaiten нам удалось избавиться от хаоса в коммуникациях и рабочих процессах.

Мы выросли, а стартаповские проблемы остались

Компания появилась в 2019 году, на тот момент у нас был фаундер, два маркетолога и 20 человек на производстве. Спустя пять лет мы значительно выросли. У нас появилось полномасштабное производство, разные каналы продаж, маркетинг, отдел финансов, HR, бухгалтерия, юристы, логистика и прочее. И этим всем нужно было как-то управлять. 

А состояние дел на тот момент можно было описать одним мемом:

Мила, директор по маркетингу Unidragon: «Когда я присоединилась к компании, в маркетинге все было очень хаотично. У нас было около 50 разных продуктов и более 25 каналов продаж. Все это нужно было развивать, а процессов управления в маркетинге не было совсем.

Коммуникация велась в чатах Slack, Notion, Google Документах, у каких-то команд были свои доски в Trello. Часть информации хранилась на корпоративном облаке, а какие-то файлы хранились на личных дисках сотрудников. От этого возникало много коммуникационных конфликтов». 

Виталий, Project Manager: «Я занимаюсь запуском новых продуктов, тесно взаимодействуя с отделом маркетинга. Мне было сложно коммуницировать с исполнителями, потому что приходилось каждому писать в личку или создавать отдельные чаты по каждому новому продукту. Нужно было долго искать информацию, невозможно было адекватно следить за прогрессом по каждому продукту.

Мне очень не хватало инструмента, с помощью которого можно вести проекты и объединять разные команды».

Мы поняли, что продолжать работать в таком формате невозможно. И полгода назад начали переводить все процессы компании в Kaiten. Kaiten помог нам причесать процессы, как хороший персональный ассистент.

Переход на Kaiten: собирали пирог с нижнего слоя

В Unidragon довольно запутанная система взаимосвязей между отделами: разные продукты, кроссфункциональные задачи, созависимости. Схема ниже частично описывает устройство компании, но даже близко не передает всю сложность процессов:

Чтобы Kaiten помог распутать этот клубок и не вызвал панику у ребят, мы решили начать с небольших процессов и двигаться по нарастающей:

1. Организовали работу отдельных команд. Создали пространства для каждой функциональной группы и стали постепенно прививать сотрудникам культуру ведения задач. Это была самая трудная часть.
2. Создали административные пространства для отделов, где тимлиды видят ход работы всех функциональных групп в одном месте.
3. Построили взаимосвязи между разными направлениями. Чтобы задачи от одного отдела к другому ставились в едином пространстве.
4. Перешли на уровень проектов и кроссфункциональных задач. Построили сквозные взаимосвязи по каждому продукту, с момента идеи до запуска. 

Конечная цель — увидеть процессную аналитику на уровне всей компании.

Собирали пирог с нижнего слоя — от простого к сложному. Это позволило постепенно адаптировать команду к новому инструменту и избежать конфликтов

Сейчас все подразделения работают в Kaiten, от разработки и маркетинга до отдела финансов и логистики. Мы доводим до автоматизма связи внутри отделов и групп.

Уже на этом этапе мы можем открыть карточку продукта и увидеть, на каком этапе он находится, какие есть взаимосвязи. Взглянув на доску, можно быстро получить ответ по любой задаче без лишних коммуникаций.

В процессе перехода на Kaiten мы нашли много удобных способов организовать разные процессы. Расскажем про самые интересные и важные из них. 

Процесс создания новых продуктов: от идеи до запуска

Мы постоянно создаем новые продукты — обычно около 50 проектов одновременно находятся в работе. Процесс их создания довольно сложный. Прежде чем выйти на рынок продукт проходит несколько последовательных этапов:

• Проработка идеи;
• MVP;
• Подготовка к запуску (создание контента и подготовка рекламных компаний);
• Запуск;
• Анализ результатов запуска;
• А дальше продукт уходит на последующие циклы для регулярного производства и продаж.

Сложность в том, что на каждом этапе появляется много зависимостей от разных отделов и кроссфункциональных задач. Для запуска нового продукта нужно организовать взаимодействие более 20 человек. Поэтому одно из первых пространств, которое мы создали в Kaiten — это «Новые продукты».

Рабочее пространстве в Kaiten, на котором визуализирован весь процесс разработки новых продуктов

Здесь есть так называемый Бэклог продуктов, где каждый новый продукт существует в виде карточки с уникальным названием. Все, что происходит с продуктом, фиксируется внутри этой карточки, и она постепенно движется по этапам.

При переходе на каждый новый этап в карточке автоматически появляются шаблонные чек-листы с действиями, которые необходимо выполнить.

Слева – список шаблонных чек-листов в карточке. Справа – чек-лист подготовки контента по продукту в развернутом виде

И одновременно с этим на выделенных пространствах команд, которые отвечают за эти действия, появляются дочерние карточки.

В карточке продукта видны все подзадачи, которые необходимо выполнить для его запуска. За связанные задачи отвечают другие люди, но прогресс по ним виден в главной карточке

Так, например, есть пространство разработки новых продуктов RnD. Когда мы создаем карточку в Бэклоге продукта, то автоматически создается дочерняя карточка в пространстве RnD и движется здесь по своим этапам. В ней также проставляются ответственные лица, тоже автоматически подгружаются чек-листы для каждого этапа разработки, сроки и так далее.

Пространство RnD. Здесь выполняется один из этапов работы над созданием новых продуктов, соответственно все карточки здесь связаны с карточками продуктов

Еще мы построили удобную навигацию с помощью меток. Для каждого канала и типа запуска создали специальные теги, и в карточке сразу видно, где и каким образом будет запущен продукт.

Цветные метки позволяют быстро сориентироваться на доске, а еще по каждой метке можно отфильтровать карточки на пространстве

В итоге мы в одном месте видим весь процесс создания продукта и можем им управлять. Никто не пропустит ни один из важных этапов, потому что есть автоматические чек-листы, напоминающие о действиях, которые необходимо выполнить. Внутри каждой карточки продукта можно увидеть прогресс по его реализации: что было сделано, а что еще нет, и кто за это отвечает.

Виталий, Project Manager: Я хотел иметь сервис, где я бы мог контролировать проект, не углубляясь в точечные задачи. Раньше приходилось напоминать и долго искать информацию в большом количестве чатов. А сейчас я могу просто посмотреть все на пространстве продукта.

Нет микроменеджменту: самостоятельные команды в маркетинге

Маркетинг отвечает за запуски новых продуктов и продвижение компании в разных каналах: 4 сайта, 27 маркетплейсов, соцсети, рассылки и прочее. Отдел состоит из нескольких «функциональных групп»: продакшн, маркетплейсы, performance, SMM, CRM, аналитика, influence-partnership. 

Сложность в том, что где-то их работа пересекается, а где-то нет. С одной стороны, у каждой группы уникальные процессы. С другой — им важно коммуницировать друг с другом.

Основная цель была в том, чтобы построить горизонтальные связи между разными функциональными группами. Чтобы ребята из разных отделов могли самостоятельно ставить друг другу задачи, без вмешательства менеджера. 

Поэтому для каждой функциональной группы мы создали отдельные пространства. У всех они устроены по-разному, кому как удобно. 

Например, это разные пространства Продакшена и Дизайна. Но при этом доска с очередью задач у них общая. Так коллеги из разных отделов могут без лишних коммуникаций узнавать, когда и какой контент будет готов

Дальше мы переходим на уровень глобальных задач маркетинга. Для организации таких взаимодействий есть пространство «Main marketing», на котором работают в основном лидеры функциональных групп. 

Это пространство помогает выполнять какие-то масштабные задачи и управлять отделом в целом. Например, провести маркетинговое мероприятие, создать ежемесячный отчет, сделать карту компетенций.

Пространство Main Marketing, на котором работают тимлиды разных групп

Дальше нам нужно построить прозрачные процессы по каждому продукту. Эту задачу мы решаем с помощью системы родительских и дочерних карточек:

• На продуктовом пространстве есть главная карточка продукта. 
• Когда она переходит в этап «Запуск», автоматически создается дочерняя карточка на доске «Маркетинг / запуск продуктов». 
• И к этой карточке привязывается еще множество других дочерних карточек на пространствах функциональных групп.

Так мы получаем прозрачную иерархию задач, которая подсвечивает все процессы, необходимые для запуска продукта.

Мила, директор по продажам и маркетингу Unidragon: Я все время шучу, что Kaiten, как весна – когда он наступает, сразу все становится видно: кто, что, где и когда делает.

От хаоса в финансах к прозрачной системе оплат

Группа Performance отвечает за привлечение и удержание клиентов через таргет, контекстную рекламу и рекламу на маркетплейсах. Главной головной болью менеджера группы была организация оплат. 

Представьте, что есть около 40 рекламных каналов в разных странах, по каждому из которых нужно проводить оплату в разное время, разными способами, и получать определенную информацию от разных людей.

Раньше сотрудники присылали заявки на оплату через Slack, иногда забывая прикрепить какие-то документы или данные. Менеджер вручную перепроверяла и уточняла информацию. Эта рутинная работа съедала много времени.

Сейчас для этой задачи есть отдельное пространство в Kaiten.

• Для каждой оплаты создается новая карточка.
• В зависимости от типа оплаты в ней автоматически проставляется чек-лист с теми данными, которые ответственный должен заполнить, чтобы оплата прошла: какая страна, направление, подрядчик, сумма и т.д.
• Дальше карточка проходит этап юридической проверки и переносится в реестр оплат. Бухгалтерия ее согласовывает и переносит задачу в Готово.

Слева – шаблон заполнения карточки оплаты. Справа – чек-лист согласования платежа с ответственными и сроками

Галина, Head of performance: «Уже спустя несколько месяцев у нас значительно ускорились процессы оплаты. Доска двигается, карточки перемещаются, платежи не задерживаются, все ответственные всегда в курсе».

Организация логистики по всему миру

Мы отправляем наши товары по всему миру. Для этого у нас есть несколько юр.лиц, которые отвечают за отгрузки по разным направлениям. 

Для каждого направления на пространстве логистики мы создали отдельные доски: ОПТ Мир, Опт РФ, Образцы, Регулярные отправки, Новые продукты.

На каждой доске к карточкам отправок прикрепляются разные чек-листы, которые помогают контролировать отправки определенного типа. Здесь же проставляются ответственные и сроки. В конце получающая сторона проставляет в отдельном чек-листе галочку «пришло/не пришло».

Чек-лист внутри карточки позволяет отслеживать статус отправок и контролировать сроки

Таким образом мы сделали процессы логистики прозрачными. Например, новый продукт вышел на логистику, и на этом пространстве создается карточка со всей необходимой информацией, а когда поставка выполнена ответственный за продукт видит, что все прошло успешно.

Компромисс с IT-отделом: совмещаем Kaiten и Jira

Пожалуй, сложнее всего было перевести в Kaiten IT-отдел, так как ребята привыкли работать в Jira и не хотели менять привычный инструмент. Но поскольку остальные подразделения выступают заказчиками для IT, было важно свести коммуникации в одно место. 

В итоге приняли такое решение: постановка задач ведется на пространстве в Kaiten и там же фиксируется статус задач. А сами специалисты работают по спринтам в Jira и просто подгружают ссылки на задачи Jira в карточки Kaiten.

Антон — IT директор: «Мы используем Кайтен, как единое окно для постановки задач от бизнеса. А все, что касается самой разработки транслируем в Jira. Но в скором времени планирую отказаться от этого и взаимодействовать по спринтам в рамках Kaiten». 

Такой подход помог выстроить учет по работе IT-команды. Руководитель отдела смотрит на суммарный отчет в Kaiten и оценивает скорость обработки задач и уровень компетенций каждого сотрудника. 

Результаты

Мы только полгода работаем в Kaiten, но уже сейчас заметны изменения в процессах:

• Коммуникация. Мы избавились от хаоса в мессенджерах и обсуждаем работу в одном месте, не теряем задачи и знаем, где искать нужные файлы. Разные отделы могут удобно взаимодействовать друг с другом.
• Работа с проектами. Мы создаем одну главную карточку продукта и видим все связанные с ним процессы вплоть до самых мелких задач. В любой момент можно переключиться между пространствами и задать вопрос исполнителю.
• Прозрачность. Kaiten очень хорошо показывает слабые места. Можно оценить работу отдела или конкретного человека без сильного погружения в рабочий процесс, просто взглянув на доску.
• Взаимопомощь. В Kaiten все видят, как ты работаешь, а ты видишь, как работают другие. Уходит ощущение, что ты один на один со своими задачами, видно их общую ценность. Всегда можно прийти на помощь коллегам. Так и складывается команда.
• Один инструмент для всех. До этого мы пробовали Trello, Asana, Jira, но в них всегда переходили 1-2 отдела, мы не могли там выстроить полноценную работу на уровне компании. В Kaiten нам это удалось. В большей степени благодаря гибкости сервиса.

Узнать больше о Kaiten и попробовать сервис бесплатно можно на официальном сайте

Партнерский материал

Рекламодатель ООО «Кайтен Софтвер» ИНН 7714426252 Erid: Kra23Ze6u