Работа для робота: какие задачи можно автоматизировать при помощи RPA

Что такое RPA и зачем эта технология нужна

Robotic Process Automation (RPA) – это программное обеспечение, которое действует по заданному алгоритму и имитирует действия пользователя. Робот общается с системой через пользовательский интерфейс: буквально нажимает на клавиши, вбивает текст, читает письма и многое другое. Основная задача технологии – освободить сотрудника от выполнения рутинных задач и поручить их программе, экономя бюджет компании и время специалистов.

Ручной труд – это одно из узких мест в большинстве крупных организаций, особенно в сфере производства, банковского дела и финансов. Главная причина – риски, связанные с человеческим фактором. Невнимательность, ошибка или низкая квалификация – все это влияет на качество работы, а значит, и на издержки компании. Проблема актуальна для российского бизнеса, что подтверждают исследования. По данным BCG и World Skills, около 34 миллионов человек в РФ находятся в «квалификационной яме» – выполняют задачи, которые выше или ниже их профессионального грейда. Эта ситуация снижает эффективность труда, создает риски для бизнеса и ведет к издержкам.

В погоне за эффективностью компании решаются на цифровую трансформацию, которая заключается не в точечных решениях проблем – внедрении условной CRM или повышении роли отдельно взятого процесса, – а переформатировании самого принципа ведения бизнеса. Аналитики Wall Street Research говорят, что 69% организаций выбирают автоматизацию процессов в качестве ключевого драйвера глобальной диджитализации. Это мнение подтверждают результаты другого исследования. По подсчетам экспертов McKinsey Global Institute, порядка трети задач в 60% должностей могут быть автоматизированы.

Несмотря на схожесть понятий, есть несколько отличий автоматизации от роботизации. Так, например, RPA могут работать с экосистемой, разработанной для людей. Процесс чем-то напоминает тестирование интерфейсов: технология «захватывает» действия пользователя, формирует алгоритм и выполняет манипуляции, которые до него выполнял человек. Также внедрить робота гораздо проще и быстрее, чем интегрировать новую систему в инфраструктуру компании. Это связано с тем, что RPA решает конкретную задачу. Неслучайно эта технология «прорастает» в компанию снизу вверх – начинается не с глобальных процессов, а с операционных или тактических. Это влияет и на стоимость внедрения: RPA в разы дешевле масштабной интеграции систем.

Бизнес давно использует роботов для успешного конкурирования на рынке. Технология RPA уже давно перешла из категории трендов в перечень must have инструментов для бизнеса – стала базовым и широко распространенным решением. Так, по данным Gartner, порядка 85% компаний поддержат в 2022 году проекты по гиперавтоматизации, в том числе внедрят роботов.

Преимущества и недостатки роботизации

Как любая технология, RPA имеет сильные стороны и неудобства использования. Давайте немного подробнее разберемся в плюсах и минусах.

По разной оценке, один робот может заменить от 8 до 13 сотрудников. Возникают сомнения: а не станет ли RPA полноценной заменой человеку? Нет, этого не будет: робот – это помощник, который берет на себя монотонную работу, а не конкурент в карьерной схватке.

Как понять, нужна ли роботизация?

Важная задача – выбор процесса, который необходимо роботизировать, он должен отвечать определенному набору критериев. Если процесс регулярный, трудоемкий и самое важное – регламентированный, можно рассмотреть его роботизацию. Последний критерий означает, что в компании есть правила, все операции «укладываются» в алгоритм. Это условие определяет возможность роботизации, поскольку именно на основе регламентов программные роботы будут осуществлять заданный набор действий. Как правило, в крупных компаниях такие процессы строго прописаны, например, документооборот, закупки, подготовка договоров и отчетов.

Чтобы оценить потенциальную выгоду от внедрения, посчитайте, сколько времени сотрудники тратят на ручное выполнение задачи, сколько это стоит компании, как вырастут эти значения при расширении бизнеса. Сравните полученные данные со стоимостью лицензии ПО, внедрения и поддержки робота.

Средний срок окупаемости внедрения RPA – 10-11 месяцев. Если ваши оценки близки к этому значению, значит, роботизация действительно нужна. В случае, когда срок сильно больше (например, 1,5 года), руководителям бизнеса стоит еще раз подумать, готовы ли они выделять такие инвестиции в лицензированное ПО – может быть, стоит подумать о самописном варианте.

Что можно поручить роботу

1. Документооборот

Робот отлично справляется с большинством рутинных операций в этой области: формирует отчеты, извлекает необходимые данные из документов и проверяет их на корректность. В случае обнаружения ошибок при сверке робот сообщает об этом сотрудникам, которые подключаются для решения этой проблемы. А в конце программа выгружает проверенные документы в систему хранения и обработки файлов.

Из-за разнообразия сценариев и возможности обработки неограниченного количества документов, роботизация этого процесса нашла популярность среди компаний из различных отраслей. RPA интересна в производственной, финансовой и строительной отраслях, розничным сетям, дистрибьюторам и телекому.

Среди интересных примеров – кейс «Сибура». Компания роботизировала ключевые задачи по работе с документами: сверку, закрытие и продление договоров. Ежедневно проверяется до 250 договоров, что экономит 30 минут в день сотрудникам и позволяет им переключаться на стратегические проекты. За месяц робот обрабатывает более 1,5 тысячи документов.

Часть процессов по обработке документов возложила на роботов и X5 Retail Group. По данным ритейлера, документооборот компании растет в среднем на 20-30% в год, и RPA помогла преодолеть ограничения по человеческому фактору. Объемы работ по всей сети колоссальные – например, сейчас роботы обрабатывают примерно 5 миллионов документов. Обработать все это вручную без ошибок крайне сложно.

2. Финансы и платежи

Роботы помогают сотрудникам финансовых и бухгалтерских отделов избавиться от рутинных процессов. Например, RPA формирует квартальные или ежемесячные отчеты о прибыли и убытках, за 20-30 минут собирая информацию сразу из нескольких систем. Это в среднем в 6 раз быстрее ручной обработки.

С помощью RPA можно автоматизировать подготовку документов для контролирующих организаций (например, ФНС), создание справок и выписок для сотрудников (2-НДФЛ или приказы на премию). Также роботы умеют контролировать поступления и списания денежных средств на счет компании, обрабатывать эту информацию и фиксировать в отчетах.

Некоторые банки используют роботов для формирования отчетов о транзакциях. Например, банк «Санкт-Петербург» запустил программного робота на процессе сверки отчетов о транзакциях с использованием банковских карт международных платежных систем с данными учетной системы ЦФТ. Ежедневно робот анализирует более 70 сводных отчетов для операционного подразделения, и при несовпадении информации система формирует корректирующие проводки. Как уверяют представители банка, проект стал окупаемым в первые месяцы. Так, на сбор, обработку и агрегирование данных у робота уходит не более часа – сотрудник же тратил на это до 6 часов рабочего времени.

Еще одна задача – проверка корректности информации, что актуально для финансовых организаций. Так, один из крупных российских банков внедрил RPA для проверки паспортных данных клиентов в реестре недействительных документов на сайте МВД России. Робот обрабатывает исходный файл со списком клиентов, автоматически проверяет наличие паспортных данных в реестре, используя онлайн-сервис МВД РФ, и потом формирует выходной отчет. Таким образом банку удалось ускорить выполнение проверок в 15 раз, до 50% сократить себестоимость процесса и почти на 80% сократить количество ошибок.

3. Закупки

Закупочная деятельность в большинстве компаний регламентирована, поэтому некоторые организации выбирают этот процесс в качестве пилотного проекта роботизации. Аналитики KPMG считают, что с помощью RPA предприятия сэкономят от 3% до 5,6% от общих годовых затрат на закупочной деятельности. В закупках множество сценариев, которые можно отдать роботу: формирование заявок на закупку на основе данных из нескольких систем, проверка сведений о поставщиках, приемка и отпуск товара, контроль и сопоставление счетов-фактур...

Поскольку подобные задачи хорошо поддаются роботизации, компаниям удается добиться существенной экономии затрат, например, ручное формирование заказа на закупку занимает в среднем 10 минут: сотрудник переносит в систему данные (сроки поставки, материалы, объем и пр.) из электронных писем. Роботизация функции позволяет делать это за 1-2 минуты.

Другой типовой сценарий – подтверждение заказа – связан с рисками возникновения ошибок, поскольку сотруднику нужно провести сверку документов с учетной системой, после чего перенести в нее все значения. Использование RPA-технологии позволяет сэкономить при выполнении этой процедуры до 75% времени и полностью исключить человеческий фактор.

Актуальна ли роботизация в кризис

Несмотря на непростые экономические условия и оптимизацию расходов во многих сферах экономики, проекты по роботизации не теряют своей актуальности. Ключевой результат использования технологии – экономия бюджета на операционные и тактические задачи, и многим компаниям удается этого достичь меньше, чем через год.

Проекты по внедрению робота не занимают много времени – полный цикл вместе с тестированием и настройкой занимает не больше двух-трех недель. А для простых задач, как например, проверки контрагентов, решение будет готово через неделю. Сама разработка робота недорогая – от 100 тыс. рублей. Самая дорогая часть – цена лицензии, но даже с одной можно роботизировать несколько процессов, чтобы добиться максимального экономического эффекта. Также рекомендую рассматривать комплексный подход к роботизации. Чем больше автоматизированных процессов, тем выше эффект и быстрее окупаются затраты.

Также читайте: