Статья «Как заменить бухгалтера на цифрового сотрудника» вызвала дискуссию в отношении невозможности применения автоматизации с полной заменой сотрудников. Моя позиция остается неизменной: экспертиза, методология и другие интеллектуальные задачи останутся вместе с бухгалтерами, а большинство рутинных ежедневных процессов, будут полностью автоматизированы.
Нравится ли нам это или нет, принимаем ли мы такое будущие или нет, прогресс нельзя остановить. Остается идти с ним в ногу, трансформировать свое сознание, переучиваться и принимать новые технологии. Многие компании, внедряя автоматизацию, не только увеличивают эффективность бизнес-процессов, но развивают и переучивают персонал, улучшая компетенции и экспертизу команды.
В качестве примера оптимизации, которая смогла сократить большую часть рутинной работы бухгалтерии, можно привести автоматизацию проведения проводок бухгалтерского учета.
Любой первичный документ рождает бухгалтерскую проводку. Вопрос как облегчить жизнь бухгалтеру, и автоматизировать проводки обсуждается давно. Эволюция автоматизации проводок началась с внедрения информационных систем, которые предлагали бухгалтерам заполнять определенные поля при заведении первичных документов, выбирать счета и формировать проводки.
В дальнейшем, информационные системы дополнили такие технологии, как OCR - оптическое распознавание символов при сканировании первичных документов. И несомненным прорывом в области автоматизации считается обмен электронными юридически значимыми документами, которые заменяют бумагу.
Одним из преимуществ распознавания первичных бухгалтерских документов при сканировании является автоматическое формирование проводки в системе учета и автоматическое формирование электронного архива. Причем интеграция систем распознавания возможна с любой учетной системой, будь то SAP или 1С.
Так как первичные бухгалтерские документы унифицированы, то распознавание их является достаточно легкой задачей. На моей практике, процент корректного распознавания данных машиной в документе доходил до 100. Качество распознавания данных зависит от шрифта в первичных бухгалтерских документах, и от разрешения сканирования.
Предпосылками внедрения автоматизации проводок являются:
- С ростом бизнеса, идет увеличение количества транзакций.
- Необходима команда сотрудников для ручного проведения проводок в бухгалтерском учете.
- Качество данных введенных вручную достаточно низкое, ошибочно выбранные счета бухгалтерского учета.
- Высокая ротация штата, у руководителя постоянная головная боль в части поиска замены ушедших сотрудников.
- Постоянное расширение офиса на дополнительные рабочие места, увеличение количества оборудования для новых сотрудников.
Покрытие автоматизацией проведения бухгалтерских транзакций зависит от размера компании и от подхода компании к ведению управленческого учета. Автоматизировать возможно все операции, но крупные компании, которые используют кост-центры для управленческого учета, часто сталкиваются с проблемами автоматизации проводок в части выбора кост-центров при создании транзакции. В данном случае необходима дополнительная доработка.
Для более быстрого получения эффекта можно использовать IT-компании по предоставлению сервиса по распознаванию данных бухгалтерских документов. Опыт работы с партнером по сервису распознавания данных оказался для нашей компании не очень успешным, но смог закрыть проблемные на тот момент вопросы.
Преимущества иметь сканирование и распознавание внутри компании, в своих руках, с возможностью влиять на события и процессы, были для нас очевидны.
Говоря о возврате инвестиций на покупку оборудования и системы, то обычно возможен возврат в течение года. Что касается затрат на персонал, то в моей практике произошло снижение персонала на 80% через пять месяцев после внедрения системы при условии, что количество транзакций не уменьшилось, а даже продолжало расти. Также у нас была возможность влиять на качество распознавания, продумывать и осуществлять мероприятия по минимизации ошибок.
С легализацией электронных документов, автоматизация бухгалтерских проводок стала намного дешевле. Нет необходимости закупать дополнительное программное обеспечение и оборудование, электронный документ имеет форму структурированного файла, который может автоматически передаваться от контрагента через оператора юридически значимого документооборота (ЮЗДО), и создавать проводку в вашей учетной системе без участия бухгалтера. Запустить обмен электронными документами на сегодняшний день очень просто. Сами операторы ЮЗДО и компании-консультанты оказывают качественную поддержку.
Что необходимо сделать перед стартом проекта:
- Провести работу с контрагентами и подписать с ними Соглашение об использовании ЮЗДО.
- Бизнес-процессы компании также подлежат изменениям при использовании ЮЗДО.
- Огромное значение имеет создание интеграционного решения учетных систем и операторов ЮЗДО для автоматического создания проводок.
- Определить подписантов документов квалифицированной электронной подписью (КЭП), купить КЭП, выстроить бизнес-процесс массового подписания электронных документов.
- Продумать, кто и каким образом будет осуществлять проверку корректности реквизитов первичных документов.
- Сформировать стратегию подключения контрагентов к использованию ЮЗДО.
Барьеры:
- Не все контрагенты будут технически и морально готовы перейти на ЮЗДО.
- При отсутствии интеграции с учетными системами автоматизация проводок невозможна.
Подводя итоги, хочется отметить, что совмещение двух технологий – распознавание документов при сканировании и обмен электронными документами – самое удачное решение в переходный период от бумажных к электронным документам, когда компании присматриваются к опыту более прогрессивных и бесстрашных партнеров, когда только нарабатывается экспертиза и судебная практика.
Для успешности проекта по использованию двух технологий необходима гибкость бизнес-процессов, возможность достаточно быстро их менять и не бояться экспериментировать. При выборе любой описанной выше технологии произойдет достаточно быстрый возврат инвестиций. Автоматизация даст возможность снижения нагрузки на бухгалтерию, позволит при текущем составе штата проводить большее количество транзакций и минимизировать ошибки.
Читайте также:
С учетом, что руководитель Правительства у нас СамиЗнаетеКто, основные вектора развития будут:
1. Перевод всего юридически значимого в облако и госсервисы.
2. Соотвественно, рутинные вещи будут уходить туда же
3. Налоговый учет уйдет туда же
4. Управленческий будет основываться на данных IoT и облаков
5. Если таки будет большое желание убрать монополию государства, то многие субъекты экономических отношений будут использовать транзакиции на основе нефиатных валют и распределенного реестра.
Полностью согласен с автором!
Однако, боюсь, что автор пытается создать инструмент, который через несколько лет станет не нужен - потому как компании передут на ЭДО.
И нечего будет сканировать и распознавать.....
Игорь, добрый день.
Согласна, инструмент хорош для переходного периода, но принимая во внимание, что в России электронными упд/с.ф. законодательно разрешили обмениваться в 2012 году, на сегодня в среднем примерно 40% контрагентов не готовы использовать электронные документы. Помимо бухгалтерских и налоговых документов существуют ряд иных документов, которыми обмениваются компании. Мало кто использует их обмен в электронном виде, в своей практике сталкивалась с тем, что после подписания договора КЭП, контрагент принёс бумагу для подписания:))).
Добрый день, Юлия!
Если Вы, специалист в данном вопросе, считаете, что инструмент можно использовать в переходном периоде и этот период будет достаточно длительным - то, как говориться, Вам виднее.
Но позволю себе "но"
С 1 июля этого года для прослеживаемых товаров счет-фактуры выставляются только в электронном виде. То есть государство просто переводит часть документооборота в ЭДО в приказном порядке, может перевести весь бизнес на ОСН в ЭДО со временем.
Игорь, спасибо за комментарий.
Предстоящее изменение касается реализации импортных товаров. Пока исключение составляют услуги, товары , произведённые в РФ, расчёты с физ.лицами и сам перечень прослежиаемых товаров достаточно узок. Несомненно, правительство стимулирует увеличение процента электронных документов:))) и ужесточает контроль за деятельностью компанией.