Подготовка первой деловой встречи имеет очень большое значение. С нее может начаться или не начаться новый проект или сделка. Это особенно важно, если вы хотите работать с зарубежной компанией. В каких-то странах можно отправить письмо с просьбой о встрече по электронной почте, и потенциальный партнер откликнется на это предложение, если оно его в той или иной степени заинтересует. Так может поступить бизнесмен в Германии или Нидерландах. Ситуация будет выглядеть совершенно иначе, если вы хотите работать с компанией в Китае или в арабском мире.
Список вопросов, о чем важно подумать перед началом встречи, может выглядеть так:
- Нужен ли посредник?
- Команда или индивидуал?
- Ведущий встречи?
- Планирование переговоров?
- Важна ли пунктуальность?
Коммерческие или деловые цели, которые надо продумать в первую очередь, я здесь опускаю. Они у всех разные. Однако если не проработать указанные выше вопросы, то до бизнес-задач можно и не дойти.
Китайские партнеры
Посредник очень желателен. Он поможет не только преодолеть культурный и коммуникационный разрыв, что позволит в дальнейшем вести бизнес более эффективно, но и задействовать имеющиеся у него связи. А связи в китайском обществе – это особая тема. Таким образом, посредник может существенно сократить время на решение целого ряда вопросов.
Команда лучше, чем индивидуал. Более высокая представительность вашей стороны с большим количеством участников также показывает ваш серьезный настрой. Не забывайте, что китайская национальная культура является в своей сути коллективистской, поэтому изначальный старт командной работы с двух сторон может способствовать укреплению отношений между людьми. Главное при этом, не менять членов команды, это может привести к тому, что процесс выстраивания отношений придется начинать сначала.
Ведущим должен быть руководитель высшего звена, уполномоченный принимать решения. Если это не так, ваша встреча носит сугубо ознакомительный, предварительный характер, и основная работа по подготовке сделки еще даже не началась. Обратите внимание на того человека, который первым войдет в комнату для переговоров. По протоколу это лицо должно быть во главе делегации и занимать высокую позицию в иерархии компании.
Планируйте встречу не менее чем за 4 недели до начала встречи. Важно заранее согласовать конкретную повестку дня и те вопросы, которые вы хотите обсудить. Это особенно важно, если вы добиваетесь встречи с высокопоставленным лицом – руководителем компании или чиновником. Обмен посланиями в этом случае может быть довольно продолжительным. Девизом для китайской стороны здесь может быть следующий: Ничего не решено до тех пор, пока все не решено, то есть до тех пор, пока не обсуждены все самые мельчайшие детали. И уж конечно, по возможности не переносите и не отменяйте уже намеченные встречи.
Пунктуальность важна, особенно при встрече с руководителем или высокопоставленным чиновником. Опоздание без серьезной и убедительной причины будет воспринято как оскорбление. Встречи с менеджерами более низкого уровня носят более гибкий характер и иногда даже не имеют установленного временного начала. Возможно, придется некоторое время подождать.
Партнеры из Саудовской Аравии
Посредник нередко имеет решающее значение. Он может существенно облегчить поиск оптимальных партнеров для вашего бизнеса. Такой человек будет обязательно присутствовать на всех первых встречах до тех пор, пока между вами и вашим партнером не установятся довольно прочные отношения. Такие отношения могут быть основаны только на доверии между партнерами, которое порой создается годами. Помимо связей посредник поможет преодолеть культурный разрыв, что безусловно сделает вашу работу более эффективной.
Встречи могут проводиться как отдельными лицами, так и группами переговорщиков. Главное в случае команды с вашей стороны – ее слаженность и отсутствие противоречий и разногласий, которыми саудовцы, будучи опытными бизнесменами, смогут воспользоваться. Не стоит менять членов вашей команды, это может привести к полной остановке переговоров. Про арабский бизнес говорят: Они работают с людьми, а не с фирмами. Это означает – нет «моего» человека – нет сделки, ушел «мой» партнер – отменился контракт.
Планирование – достаточно гибкий процесс. Заложите не менее 3-4 недель до даты встречи на ее организацию. И уж точно не планируйте встречу на время Рамадана. Если же это невозможно избежать по тем или иным причинам, не назначайте встречи на поздний вечер.
Имейте в виду, что рабочее время во многих исламских странах сокращено, в некоторых случаях они могут заканчивать работу в 14:00. Государственные учреждения и организации, например, в государственном секторе ОАЭ, могут быть закрыты на весь месяц. Перед первой встречей желательно направить саудовскому партнеру достаточно подробную информацию о себе и своей команде, с указанием должностей, возможных профессиональных квалификаций или обязанностей. Вашему партнеру важно знать, с кем он будет иметь дело.
Пунктуальность имеет свою специфику. Во-первых, встречи могут начинаться со значительным опозданием. Во-вторых, продолжительность встречи часто бывает непредсказуемой, поэтому лучше не планировать более одной встречи в день. В-третьих, самые высокопоставленные участники часто приходят последними. В-четвертых, во время самой встречи возможны различные паузы, во время которых ваш партнер кому-то звонит, решает какой-то посторонний вопрос, общается со своим сотрудником.
При этом, саудовцы ожидают пунктуальности со стороны своих иностранных гостей, поэтому старайтесь не опаздывать. А если уж это случилось, позвоните и предупредите своих арабских партнеров. Будьте однако готовы и к тому, что они могут отменить или перенести встречу без предупреждения.
Индийские партнеры
Посредник может быть очень полезен, особенно если вы представляете небольшую компанию. Такой человек поможет преодолеть культурный и коммуникационный разрыв, а также маневрировать в сложной индийской бюрократии, получая необходимые документы с подписями и печатями.
Индийский партнер будет готов работать как с отдельными предпринимателями, так и с группой переговорщиков. В последнем случае важно четко распределить роли между членами команды и по возможности не менять их. Это может серьезно затруднить процесс выстраивания отношений, что в Индии является самым важным.
Планирование имеет свою специфику. Известно, что время в Индии – понятие гибкое, иногда его называют «резиновым». Время можно менять и растягивать в соответствии с обстоятельствами. Именно эти последние играют решающую роль. Несмотря на это планировать встречи нужно заранее, минимум за 4 недели. Важно при этом согласовать повестку дня, даже если она не будет полностью соблюдена в ходе встречи. Сама встреча может действительно начаться с опозданием, однако ваш индийский партнер будет ожидать пунктуальности.
Читайте также:
набор каких то штампов, отчасти видимо верных, отчасти не пойми каких. Бизнес везде бизнес - если это бизнес а не госкомпания семьи шейха или секретаря обкома. естественно не надо опазжвывать, угощать индуса бифштексом, саудовца чёрным хлебрм с салом и водкой, а китайца собачатиной. Просто желательно вести себя культурно, не касаться нежелательных тем и быть зачем то этому самому зарубежному патнёру интерсным. И всё будет ОК
Статья понравилась, может потому в основном, что мысль правильная - к каждой деловой встрече надо тщательно готовится, изучать своего будушего партнера. И в своих деловых предложениях учитывать специфику его бизнес - интересов и потребностей .И посредник в этом процессе очень важен - он много знает о ментальности партнеров из других стран.
Мне тоже статья показалась симпатичной. Хорошие советы, как напоминание.