«Аврал!». Думаю, это слово знакомо каждому. Звонки клиентов, «нежданчики» в виде сорванных контрактов, таинственного исчезновения подрядчиков, и все это в ситуации, когда вообще-то еще надо уделять время мужьям/женам и детям.
Я, например, сейчас работаю на двух работах, периодически прохожу какое-то обучение, и при этом у меня есть любимый муж и ребенок, которые требуют внимания. Был период, когда я разрывалась на части, пытаясь совместить роль жены, мамы, фрилансера и наемного работника и успеть все сразу. Несколько месяцев назад это привело меня в больницу (запущенные из-за недостатка времени симптомы привели к лечению в стационаре и паре мини-операций).
В итоге я решила – «все, хватит!» – и вывела для себя несколько правил, которые помогают выжить в период «авралов».
1. Не пытаться сделать все сразу
Выделить 10-20 минут на то, чтобы выписать все задачи (или занести их в приложение/CRM – кому что больше нравится), и структурировать их на очень срочные, среднесрочные и те, которые можно чуть отложить. При этом надо еще сортировать их по трудозатратам.
У меня, лично, отлично работает прием, когда я «по старинке» выписываю все, о чем сейчас «болит голова», на обычный лист бумаги. Потом смотрю, что из этого можно делегировать (то есть найти энтузиаста/подрядчика, который сможет это сделать за меня. Муж, бабушка, дизайнер – в зависимости от того, о чем идет речь). Звоню, делегирую, вычеркиваю из списка.
Потом разбиваю их по срочности и записываю в ежедневник по датам и точному времени, если оно важно.
Перепроверяю, совпадает ли срочность с трудозатратами. Например, если у меня задача – написать качественную аналитическую статью, а завтра на это есть время – я могу на первом этапе запланировать ее на этот день. Но на втором я пойму, что она требует большой подготовительной работы – собрать данные, получить комментарии экспертов или, например, историю судебной практики. Мне надо, чтобы ничто не отвлекало меня во время написания материала. То есть звонки клиентов, соцсети, мессенджеры и прочие прелести цивилизации надо ограничить. При моей работе и графике это возможно... почти никогда. Поэтому, скорее всего, сбор данных и комментариев экспертов я буду делать в первые сутки и дневное время, судебную практику – во вторые, а аналитическую работу и саму статью – в ночь со вторых на третьи.
После этого постепенно вычеркиваю из списка распределенные по дням задачи, пока не исключаются все пункты. О боже, какое это счастье! У меня моментально исчезает ощущение сумбура в голове. Записала – значит, зафиксировала на более надежном носителе, чем собственный мозг, можно немного расслабиться.
2. Выделять себе время для отдыха
Если работа в режиме 24/7, и нет возможности выделить на это хотя бы час или два в день – делать короткие перерывы между работой. При этом подумать, что «выключает» тебя от забот лучше всего. Как правило, мне для этого надо хотя бы на 10-20 минут отключить всю связь с внешним миром (те же соцсети и почта). И в это время либо заняться спортом (лучший вариант – быстрая ходьба), либо почитать что-то на нерабочую тему и просто послушать хорошую музыку.
3. Исключить нервяк
Есть просто завал, а есть дела/клиенты/контракты, которые сутками не отпускают тебя из-за своей сложности или истеричности конкретного человека. Сюда же я отношу всяческие форс-мажоры.
Пример: клиент заказал большую партию пластиковых карт, с указанием конкретного пластика, который делают на конкретном заводе, с прописанными в договоре штрафными санкциями и огромной пеней, а завод взял и перестал выпускать эту разновидность. А тут еще и клиент нервный, да еще и карты ему нужны были под конкретную маркетинговую акцию, реклама уже запущена, караул, все пропало!
В таких случаях мне всегда помогает всего лишь одно правило: я представляю самый лучший для меня вариант развития событий – когда я договариваюсь с клиентом и выполняю заказ, минимально нарушив сроки. И прописываю для себя какими путями можно это достичь. В конкретном случае, кстати, вопрос долго не решался до тех пор, пока мы не смогли лично заинтересовать человека, который подписывал договор. Но не будем называть вслух страшное слово, которым это называется.
А затем я представляю худший вариант во всех деталях: сроки, потери на выплату пени, судебные издержки. И думаю над тем, как их минимизировать. И здесь действует поговорка «не так страшен черт, как его малюют».
А вообще, когда вы подписываете договор, всегда думайте о другом важнейшем правиле «а что, если?». Как вы будете поступать в случае, если что-то пойдет не так, и какие «если» могут быть в данном случае. На этом этапе помощь грамотного юриста просто неоценима.
4. Планировать свой сон
Странно прозвучит, но я продумываю и то, сколько часов в период аврала я минимально могу поспать. В моем случае обычно это минимум три часа по будням + 12-14 часов полноценного сна в выходной день. Это правило незыблемо. Все, что не вписывается в этот график, просто не берется в работу. Если я чувствую, что «на грани» из-за недосыпа – сплю при любой возможности, хоть 30-40 минут днем, в обед.
Думаю, никому не надо объяснять, как опасен может быть на дороге невыспавшийся водитель.У компании, руководитель которой экономит на сне, потери могут быть даже более масштабными!
Ну и, конечно, в сети хватает исследований, которые доказывают, что недостаток сна ухудшает работу сердечно-сосудистой системы, негативно влияет на зрение и ведет к ожирению.
Кстати, профессор неврологии Калифорнийского университета Ин-Хуэй Фу и ее коллеги не так давно обнаружили некий ген, обладатели которого могут спать 4-5 часов в сутки и не терять продуктивность. Однако такой ген находят всего лишь у .... 1 человека из 1000!
5. Выделять время на спорт
Неочевидно, но факт. Особенно, если у вас сидячий образ жизни, как у большинства фрилансеров или офисных работников. И еще – выбор лучшего для него времени. У меня, например, это промежуток с 2 до 3 ночи, под хорошую и бодрую музыку. И да, сплю я после этого прекрасно.
6. Время на врачей
Никогда не откладывайте визит к врачу, если вас что-то беспокоит! См. Мой опыт в начале этой заметки.
7. Предупредить свои «пропажи»
Предупредите своих друзей и близких, что в такой-то период вы можете не брать трубку, и когда это закончится. Не забудьте сказать, что вы их любите или будете скучать. И обязательно перезвоните, когда закончится «этот ад».
Я думаю, что у каждого свои рецепты на этот случай, так как авралы бывают у всех. И буду очень рада, если кто-то поделится своими (рецептами, а не «запарками»).
Ага, легко сказать. :|
Персональный менеджмент также сложен, как и менеджмент организации. Но это не значит, что не стоит осваивать. Лучше с книги Гранина Эта странная жизнь.