Как определить хорошего менеджера проектов на собеседовании

Редакция Executive.ru продолжает цикл статей о подборе сотрудников в ключевые отделы компании. Ранее мы делали публикации о том, как подбирать менеджера по продажам, как не ошибиться с выбором маркетолога, как определить подходящего кандидата на роль бухгалтера и HR-специалиста.

В этот раз мы попросили экспертов рассказать, какие методы помогают им выбирать менеджера проектов. На что обращать внимание во время собеседования? Как понять, что кандидат не подойдет? Какие качества оценивать в первую очередь?

Какие методы помогают определить подходящего кандидата на роль проджект-менеджера

Екатерина Чижикова, ведущий менеджер IT-Agency

Традиционная схема выглядит так:

1. Тестовое задание.
2. Собеседование с HR.
3. Собеседование с командой. Определить подходящего кандидата поможет анализ того, как кандидат рассказывает о своем опыте: приводит ли он реальные истории из практики и цифры или обо всем говорит обобщенно. Мы всегда отдадим предпочтение тем, кто говорит о запуске маркетинговой кампании, приводя факты и результаты, например: «Мы привлекли Х денег, получили Y лидов» или «Romi проекта составил X%». 
4. Кейс интервью – финальная проверка на адекватность. Даем кандидатам проблемную ситуацию и просим найти пути решения. Например: клиент резко поменял задание на проекте, и результат по заданию ему нужен «здесь и сейчас», что вы будете делать? Или такую: у вас на проекте 15+ человек из разных команд, они поссорились, а у вас через три дня дедлайн, ваши действия?

Иногда для проджект-менеджеров «технического» направления просим прислать портфолио. Если есть какие-то сомнения, запрашиваем рекомендации с прошлых мест работы. А когда понимаем, что это наш человек, в этом не возникает необходимости. Если все этапы пройдены, далее идет стажировка, которая может длиться от двух недель до пары месяцев. Стажировка лучше других методов помогает раскрыть навыки будущего сотрудника, его отношение к работе. Поэтому те, кто успешно прошел стажировку, остаются в нашей команде надолго.

Лариса Куренчанина, психолог, консультант, эксперт Executive.ru

Хороший метод – предложить пройти ИИ-симуляцию, если у вас такая возможность есть. В ней заключены все важные критерии менеджера проекта, и она прекрасно дополнит очное собеседование. Если у вас нет такой симуляции, то предложение позволит оценить опасения или готовность соискателя применять современные технологии, а также готовность подвергнуться оценке при помощи алгоритмов искусственного интеллекта. 

На что обращать внимание во время собеседования

Мария Некрасова, HR-директор консалтинговой компании НЭО

Можно выделить 5 ключевых качеств и навыков для менеджера проектов. Все они одинаково важны:

1. Мультизадачность и умение расставлять приоритеты. У менеджера проекта всегда очень много задач на повестке: нужно держать в голове статус по каждой, не теряться, а в идеале — иметь свой наработанный метод их ведения и контроля – например, использовать таскеры или онлайн-доски.
2. Структурированность. Если ты не структурированный человек, то на фоне мультизадачности у тебя образуется хаос. Нужно уметь разложить все по полочкам, разобрать проекты по стадиям реализации и держать на контроле каждый этап: планировать процессы, сроки, результаты. Обычно такой человек четко и строго по порядку отвечает на вопросы и даже упоминает структурированность в числе своих сильных сторон. Если структурированность не очевидна, можно предложить кандидату кейс и попросить разложить его по стадиям/шагам.
3. Навык переговоров. Менеджеры проектов всегда много общаются как с клиентом, так и внутри команды, собирают со всех статусы по задачам и помогают решать сложные вопросы. Если что-то не успели или не получилось, именно менеджеру проектов придется разруливать ситуацию и искать компромиссы.
4. Управление командой, причем, как правило, не в роли непосредственного руководителя. Зачастую сотрудники команды не являются прямыми подчиненными менеджера проектов, формируется смешанная команда из разных функциональных и отраслевых подразделений. Управлять такой разношерстной «сборной», да еще и без возможности прямого влияния, очень непросто. Придется проявить максимум эмпатии и дипломатичности в постановке задач и уметь мотивировать на результат без использования материальных стимулов.
5. Целеустремленность: менеджер должен уметь довести проект до логического завершения. Есть четкие сроки и заданный результат, к которому ты должен стремиться, несмотря на любые сопутствующие трудности и обстоятельства. Навык переговоров и целеустремленность лучше всего выявляются на основе предложенных к решению кейсов.

Инна Константинова, сертифицированный карьерный консультант

Первое, что должен знать менеджер проектов – основы управления проектами. Существует множество методов и инструментов, которые помогают реализовывать разнообразные проекты. Менеджер должен быть хорошо знаком с этими подходами и уметь применять их на практике, учитывая специфику каждого конкретного проекта. Например, в научно-исследовательском институте, где я отвечала за подбор персонала, применялись такие методологии проектного управления, как Kanban, Scrum и Waterfall. Поэтому я просила кандидата рассказать о методологиях, которые он использует для решения задач, связанных с проектом.

Вторая компетенция, которую я оценивала, это умение работать в команде. Идеальный менеджер проектов — это ключевой игрок в команде, который точно знает свою роль и может прогнозировать развитие событий на несколько шагов вперед.

Третий не менее важный навык — умение планировать, разбивать и детализировать крупные цели на понятные задачи, которые можно выполнить в установленные сроки. Во время собеседования можно попросить кандидата привести конкретный пример из своего прошлого опыта, связанный с планированием и распределением текущих задач. Также можно предложить ему продемонстрировать свой рабочий календарь с реализованными проектами. Таким образом можно легко понять, как он ведет свои дела и насколько дисциплинирован на практике, а не только на словах.

Четвертый ключевой навык для менеджера проектов — управление рисками. Он включает в себя способность предвидеть потенциальные сценарии развития событий и заблаговременно готовиться к возможным трудностям. Когда менеджер осознает риски, связанные с проектом, он может принять меры заранее. Например, обратиться за профессиональной консультацией. В случае возникновения проблем у него будет план, как их разрешить. На собеседовании можно попросить кандидата привести несколько примеров из опыта, связанных с возможными рисками, и рассказать, как он действовал в таких ситуациях.

Как показывает практика, не существует идеальных кандидатов. Однако всегда можно найти человека, который обладает качествами, наиболее подходящими для должности менеджера проектов. Этот человек умеет управлять своим временем, он предпочитает говорить «мы» вместо «я», он всегда в динамике и готов к любым профессиональным вызовам.

Владимир Фризен, технический директор Smartech

Стоит обращать внимание на то, насколько глубокое понимание теоретического аспекта ведения проектов имеет кандидат. Что из теоретических знаний кандидат применял на практике. И, что еще более важно, как именно применял.

Очевидно, что проекты очень разные, и не вся теория управления полноценно используется на каждом из них. Однако, действуя без понимания, по наитию, руководитель проекта непременно совершит множество давно известных ошибок, создаст дополнительные трудности в реализации проекта. Полезно выяснить стиль управления, опыт, с какими проблемами человек сталкивался на практике. Как решал возникавшие перед проектом проблемы. Что ему больше всего нравится в проектной деятельности. Что не нравится. Многие вопросы и темы формируются «на лету», в зависимости от предыдущих ответов.

Дарья Амосова, Team Lead рекрутмента в Magnetto.pro

Я работала с кандидатами на роль проджект-менеджера в сферах IT и Digital. Несмотря на различия в специфике, есть ряд ключевых компетенций, которыми должен обладать любой специалист на этой должности.

Прежде всего, это сильные управленческие навыки: умение распределять задачи в команде, расставлять приоритеты, соблюдать дедлайны и контролировать ход работ. Не менее важны способность мотивировать сотрудников, поддерживать их и планировать процессы. Кроме того, преимуществом будет знание различных методологий управления проектами – Agile, Waterfall, Scrum.

Идеальный проджект-менеджер – это не тот, у кого безупречная «белая» история, а тот, кто имеет опыт как успешных, так и неудачных проектов. Знать как делать не стоит, порой важнее, чем уверенность в том, как нужно. И важно, чтобы кандидат мог продемонстрировать, как он справлялся с сложными ситуациями, как анализировал их и использовал этот опыт в дальнейшем.

Станислав Ильин, директор по продукту мебельной компании Lazurit

На собеседовании я пытаюсь получить ответы на два ключевых вопроса: как кандидат мыслит и как он может контролировать свои эмоции в стрессовой ситуации. Собеседование — это всегда стресс, независимо от того, первое это собеседование или сотое. То, как кандидат справляется с прикладными задачами в условиях стресса, многое говорит о его качестве как специалиста.

Мы ищем кандидатов, которые обладают базовыми техническими навыками и не боятся аббревиатур вроде BPMN, API, JSON и др. Также существенным преимуществом будет опыт в программировании. Это поможет общаться с разработчиками на одном языке, а не просто записывать их слова и пытаться передать их дальше, не понимая сути проблемы.

Екатерина Чижикова, ведущий менеджер IT-Agency

Прежде всего на собеседовании мы обращаем внимание на общую адекватность – насколько человек структурно и понятно излагает свои мысли, может аргументировать ответы, как отзывается о предыдущей команде. Из ответа на вопрос о стратегии на ближайшие 5 лет тоже можно многое понять.

Но самый «раскрывающий» вопрос касается темы траблшутинга. Один из ключевых навыков проджект-менеджера – умение разруливать сложные ситуации и стараться их не допускать. Он всегда должен быть на страже, оценивать, что может пойти не так, и думать о вариантах решения заранее. То есть уметь управлять процессом, причем получать от него не стресс, а здоровый задор. И эта интуиция о том, что может пойти не так, во-первых, приходит с опытом. Во-вторых, исходит от умения чувствовать состояние людей вокруг: членов команды, клиентов и т.д. И то, и другое – важные скилы для проджект-менеджера.

Какие качества и навыки оценивать в первую очередь и как именно

Владимир Фризен, технический директор Smartech

Ум, внимательность, целеустремленность, конструктивность, стрессоустойчивость, умеренные педантичность и перфекционизм. Так как проджект общается с множеством людей, у него должны быть отлично развиты софтскилы. Не менее важны честность и смелость, здоровая самокритичность.

У меня есть уверенность, что профессионал не будет «лакировать» результаты, лишь бы не вызвать негатив у руководителя. Я оцениваю такое в личной беседе. Для проджекта важен не сколько сам результат, сколько то, как он к нему шел. Причины успеха, как и неудачи проекта – не всегда заслуга проджекта. Не на все из них проджект может прямо повлиять. Поэтому мне важно убедиться, что сам проджект делал все правильно в тех обстоятельствах, в которых находился проект.

Дмитрий Дыгин, руководитель рекрутингового агентства, продюсер цифровых команд Dygin-Recruting

 Мы регулярно нанимаем проджект-менеджеров, что является частым запросом в digital. Оцениваем, как кандидат управляет бизнес-процессами, такими как создание сайтов или запуск рекламных кампаний. Ключевой задачей проджект-менеджера является каскадирование компетенций команды для достижения ожидаемого результата. Во время собеседования мы фокусируемся на «мягких навыках»: умение делегировать, уравновешенность, открытость и честность, настойчивость и инициативность.

Hard skills проверяем тестовым заданием, эта оценка идет после собеседования.

• Если мы хотим проверить аналитические способности, то можем попросить свести сырые данные в сводную таблицу.
• Чтобы проверить навык сбора команды, надо дать комментарий по другим тестовым заданиям от специалистов, которыми он будет управлять.
• Навык проектного управления можно проверить, если дать кейс максимально приближенный к реальному и попросить составить roadmap проекта + попросить указать какими ресурсами сможет реализовать проект.

Какие ответы кандидата говорят о том, что он не подойдет

Владимир Фризен, технический директор Smartech

Однозначный маркер: причина выбора именно этой профессии. Человек должен получать удовольствие от того, что он делает. Профессия проджекта, помимо стандартных качеств, таких как, внимательность, целеустремленность, аналитический склада ума, усидчивость, пунктуальность и т.д., требует серьезной стрессоустойчивости. Проджект находится в перманентном стрессе.

С одной стороны – команда срывает сроки/кто-то заболел/кто-то уволился/команда ошиблась с оценкой крупной задачи, с другой – заказчик не доволен результатом/заказчик прислал правки перед релизом/твое руководство не дает дополнительные ресурсы/тимлида забирают на другой проект. И это лишь малая часть того, что «давит» на менеджера проекта с разных сторон. Если человек, находясь в подобной ситуации получает моральное удовлетворение – это «его» профессия. Опыт, деньги – они, конечно, важны, но они все же на втором месте.

Дмитрий Дыгин, руководитель рекрутингового агентства, продюсер цифровых команд Dygin-Recruting

Ответы, которые не совпадают с заранее определенными маркерами нужных качеств. Например, если кандидат демонстрирует недостаточную настойчивость или не может привести примеры преодоления трудностей, а для нас — это важный маркер, это может быть сигналом к отказу.

Станислав Ильин, директор по продукту мебельной компании Lazurit

Ответ «Я не знаю». Очевидно, что невозможно знать все. Мы всегда подчеркиваем, что наша цель — не проверка академических знаний. Нам гораздо важнее понять, как человек будет действовать в условиях неопределенности и нехватки информации. Когда кандидат начинает задавать уточняющие вопросы, прояснять детали и вникать в суть проблемы, это именно тот подход, который мы ищем.

Екатерина Чижикова, ведущий менеджер IT-Agency

Если кандидат на собеседовании не сможет назвать ни один таск-трекер, то это будет странно. Проджект-менеджер без планировщика задач – это не проджект-менеджер. Доски, кайтоны, вики – все, что помогает структурировать задачи и ими управлять, должно быть под рукой.

Самый странный рассказ, который мы слышали на собеседовании, был о том, что кандидат все задачи сохранял в избранном в Telegram. Никакой структуры, логики и управления, просто поток сознания и куча информации. Надо ли говорить о том, он не смог пройти собеседование?

Что еще относится к стоп-факторам? Отсутствие гибкости. Проджект-менеджер – это «флексибильный» человек, он должен быть суперадаптивным. И если человек консервативный, ему эта профессия точно не подходит.

Инна Константинова, сертифицированный карьерный консультант

Опытный менеджер проектов понимает, что его главная цель — общий успех, а не личные достижения. Он осознает, что без команды не может быть проекта. Фразы вроде «мой проект», «я это сделал» или «у меня лучшие показатели» могут уже на собеседовании выдать человека, который мыслит как индивидуалист.

Валерия Сливка, руководитель направления внешних коммуникаций «АЛИДИ Продвижение», эксперт Executive.ru

Если кандидат неконкретен и избегает прямых ответов на вопросы о своих ошибках или сложных ситуациях, это может указывать на недостаток саморефлексии или склонность скрывать проблемы.

Ответы, свидетельствующие о высокой степени микроменеджмента и отсутствии доверия к команде.

Если кандидат не может привести примеры адаптации к изменениям или управления рисками, это может быть препятствием, поскольку гибкость и способность управлять неопределенностью критичны для этой роли, на мой взгляд.

Какие вопросы задавать на собеседовании

Дмитрий Дыгин, руководитель рекрутингового агентства, продюсер цифровых команд Dygin-Recruting

Вопросы, которые помогут проверить «настойчивость» кандидата на вакансию: 

• Вот ты крутой менеджер, через какие трудности тебе приходилось пройти, чтобы стать таким закаленным?
• Расскажи о самом сильном разочаровании, с которым ты когда-либо сталкивался в работе. Как ты поступил? Что именно было трудным? Как тебе удалось решить проблему?
• У тебя была когда-нибудь отличная идея, которую никто так и не понял? Что ты сделал для того, чтобы так или иначе ее осуществить?

Мария Некрасова, HR-директор консалтинговой компании НЭО

Попросите кандидата рассказать об 1–2 реализованных проектах по схеме:

• Какая задача стояла?
• Что было сделано?
• Какие были сложности и как их решали?

Нередко соискатель рассказывает о проекте в формате «мы сделали», и его личная роль размывается. Задавайте уточняющие вопросы, чтобы понять уровень персональной вовлеченности и ответственности кандидата.

Екатерина Чижикова, ведущий менеджер IT-Agency

Вопрос про антикейс показывает здоровую рефлексию: «Расскажите кейс, когда все пошло не так, что вы делали, почему это случилось и как можно было предотвратить факап».

Лариса Куренчанина, психолог, консультант, эксперт Executive.ru

• «По каким критериям вы оцениваете успешность проекта?». Важно комплексно оценить у кандидата и теоретическую базу (применение цифровых технологий, понимание специфики конкретного проекта в конкретной отрасли, знание управленческого цикла проекта, четкое представление продукта команды на каком этапе проекта, др.), и понимание личных KPI, и умение делать промежуточные срезы (пилотная оценка 360, использование ИИ и автоматизации), и уровень взаимодействия с HR-командой (по поводу сложившейся корпоративной культуры проектной группы, или по поводу набора новой команды проекта).
• «За что можно и нужно уволить менеджера проекта до его окончания?». Спровоцируйте кандидата, чтобы оценить его умение абстрагироваться и объективно оценивать текущие результаты. Смотрите на готовность соблюдать правила компании и подстраиваться под новые вводные без изменения сроков сдачи проекта.

Пример разбора вакансии «Менеджер проектов»

Екатерина Кулакова, HR BP в ГК Webit

Наша компания разрабатывает технически сложные e-commerce проекты, веб-сервисы и мобильные приложения. Исходя из нашего профиля, рассмотрим позицию «Менеджер проектов», где выделим ряд базовых критериев и ключевые моменты:

1. Опыт и знания в управлении проектами – фокус на адаптивность и гибкость

Что оценивать? Предыдущий опыт управления проектами: какие проекты вел кандидат, каков был их масштаб и сложность. Знание методологий управления проектами (например, Agile, Scrum, Waterfall). Способность быстро осваивать новые методологии и инструменты. Умение работать в условиях, когда требования заказчика могут часто меняться.

Как? Попросить кандидата привести примеры использования этих методологий в прошлых проектах. Использовать кейс-задания на понимание применения методологий в практических сценариях. Задавать вопросы о прошлых проектах, где кандидат сталкивался с необходимостью адаптации к новым условиям.

2. Коммуникативные навыки – фокус на управление ожиданиями клиента

Что оценивать? Способность эффективно общаться с заказчиками, понимать их нужды и управлять их ожиданиями. Опыт ведения переговоров и умение находить компромиссы. Эффективность в управлении и решении конфликтов внутри команды. Умение четко и ясно общаться, как устно, так и письменно.

Как? Вопросы на ситуационное суждение: как кандидат решал те или иные конфликты, какие стратегии мотивации использовал. Ролевые игры, например, ведение сложного переговорного процесса с клиентом или разрешение конфликта в команде. Анализ кейсов из прошлого, где кандидат демонстрировал успешное взаимодействие с заказчиками.

3. Организационные способности – фокус на проектное мышление и стратегическое планирование общего ресурса в команде с другими РМ

Что оценивать? Умение управлять временем и ресурсами проекта. Способность к планированию и приоритизации задач. Внимание к деталям и систематичность в подходах.

Как? Разбор кейсов, как кандидат организовывал рабочий процесс, какие инструменты использовал для управления проектами и рисками. Просмотр портфолио проектов с анализом предоставленной документации и отчетов по возможности. Сценарные задачи, предлагается разработать план проекта с учетом специфических требований и ограничений.

4. Принятие решений и аналитический склад ума – фокус на техническую грамотность и опыт работы с необходимыми инструментами

Что оценивать? Способность анализировать большие объемы информации и делать обоснованные выводы. Умение быстро принимать решения в условиях неопределенности. Профессиональное понимание технических аспектов проектов, которые могут влиять на их успешное выполнение.

Как? Аналитические задачи, например, оценка рисков проекта на основе предоставленных данных. Вопросы на логическое мышление и принятие решений в кризисных ситуациях. Технические вопросы, связанные с инструментами и технологиями, используемыми в отрасли. Просмотр портфолио проектов с анализом технических решений.

Какие ответы кандидата говорят о том, что он не подойдет:

• Недостаточное понимание технических деталей, критичных для проектов, с которыми работает компания.
• Плохое понимание или неприятие методологий гибкой разработки, которые часто используются в этом направлении.
• Неспособность привести конкретные примеры из практики.
• Отсутствие четкого понимания методологий управления проектами.
• Сложная коммуникация, перебивание во время разговора, отказ в развернутых ответах.
• Нежелание адаптироваться к изменениям или изучению новых инструментов, которые могут применяться в работе.

Материал подготовлен с помощью сервиса «Лига экспертов» Executive.ru.

Подать заявку в Лигу экспертов

Читайте также: