Все чаще у современного предприятия, независимо от его размера, встает вопрос о сокращении затрат, а вернее об увеличении прибыльности. Обычно, компании сразу начинают оптимизировать количество людей и экономить на расходах. Это сделать не так сложно. Сокращаем количество рабочих мест и вводим жесткие ограничения на траты. Практика показывает, что это быстрый способ. Но дает результат только тогда, когда вы к нему прибегаете нечасто. Что ж теперь не экономить, спросите вы?
Конечно экономить! Оптимизировать расходы надо. Анализировать их и сравнивать с прогнозом – это должно быть частью корпоративной культуры или даже частью ДНК вашей компании. Отслеживать количество людей в той или иной функции, или процессе тоже необходимо для эффективной работы предприятия. Особенно, если вы понимаете, что у соседа с похожей компанией, людей меньше, а доход больше.
Меня, как финансиста со стажем работы в крупных международных корпорациях, часто спрашивают о передовых методах экономии. Где взять волшебную таблетку и начать быстро меньше тратить? По опыту – одного метода не существует, Нужно каждый раз подходить к задаче креативно. Есть некая эволюция сознания в процессе борьбы с лишними затратами.
Этап первый, базовый: дисциплина
Не буду подробно останавливаться на этом методе, так как он известен, описан во многих учебниках и требует в основном дисциплины. Это метод бюджетирования, тщательного отслеживания расходов и доходов. Так же этот метод предполагает базовое знание того, что стоит за цифрами, какие процессы или оборудование. Таким методом пользуются практически все предприятия, но это не сокращение затрат, а оптимизация. В основном, этот процесс помогает приучить организацию к более бережному отношению к ресурсам: деньгам, людям, оборудованию и т. д.
Этап второй: реальная экономия
А вот что делать, когда провели уже несколько попыток сократить штатные единицы. Даже чая покупать в офис стали меньше. Частично, это удалось в долгосрочном периоде, но в целом вы результатом не довольны? То есть, а воз и ныне там...
Выход есть – посмотреть, где можно сэкономить по-другому, со стороны скрытых расходов и недополученного дохода. Существует много методов выявления скрытых расходов, но один из них можно легко воплотить в компании любого размера и типа, с любым типом управления.
На данном этапе развития нашей экономики, скорее всего многие предприятия уже научились контролировать расходы, анализировать и делать выводы, почему прибыльность увеличилась или упала. Однако это не гарантирует успех в плане роста прибыльности и эффективности.
Наверняка и на вашем предприятии существует регулярная встреча, где вам или уже вашему заместителю монотонным голосом рассказывают, что расходы по статье Х выросли на У по тому-то. В этот момент важно остановиться и начать задавать вопрос почему. Эмпирическим путем доказано, что после пяти почему, ты доходишь до истины или до первопричины. Иногда совершенно стандартные вещи, могут дать неожиданный результат. Помощником вам может стать любопытный сотрудник, в нашем случае финансист (экономист или финансовый бизнес партнер).
Давайте рассмотрим на конкретном примере из практики, кто такой любопытный сотрудник.
Ситуация: небольшой медицинский центр в Москве. В ноябре против октября произошло небольшое снижение прибыльности.
После 3-4 вопросов почему, ситуация прояснилась: был краткосрочный сбой в электросети, который бы и не заметили, если бы по его итогам не вышли из строя элементы (блоки питания) оборудования медцентра, и это не повлияло бы на несколько показателей, например недополученная выручка (пришлось отменить несколько визитов клиентов, так как оборудование не работало) и простой оборудования (нет электричества).
Пообщавшись с медперсоналом и штатным электриком, наш любопытный финансист узнал, что прошла неделя после перепада напряжения, а оборудование УЗИ до сих пор не работает – запчасть нужно везти из Германии.
Любопытство привело нашего героя к производителю оборудования, а потом и к специалистам по бесперебойному питанию. Выяснилось, что в России краткосрочные проблемы с перепадом электроэнергии случаются практически ежедневно. Просто обычные пользователи их не замечают так как лампочки от краткосрочных (50 миллисекунд сбоев), не моргают, а современное «нежное» импортное оборудование к таким перебоям не приспособлено. И, как следствие, каждый квартал либо аппарат УЗИ, либо кардиограф или центрифуга простаивает от 3 до 10 дней.
Финансист предложил генеральному директору обеспечить защиту критичного и дорогостоящего медицинского оборудования через источник бесперебойного питания, который защитит от перебоев в сети. В результате простоев нет, оборудование работает, клиенты получают услуги по предварительной записи.
Так кто такой любопытный сотрудник? Это человек, который с одной стороны понимает как устроена компания, основные процессы, KPI и направления развития, с другой – любит и умеет задавать вопросы, пытается докопаться до истины, стремиться узнать что-то новое и интересное. В этом стремлении ему может помочь открытость, умение вести диалог и в целом позитивное отношение.
Причем тут позитив? Дело в том, что этот сотрудник должен добывать информацию, которая, казалось бы, не относится напрямую к его сфере деятельности. То есть, у его коллег нет обязанности делиться ей с ним. А как известно позитивное отношение, улыбка, умение слушать способствуют хорошим взаимоотношением и, как следствие, получению информации.
Этап третий: предотвращение проблем
После хорошего начала и когда вы уже стали гуру в вопросе «Почему», следующий шаг это не только постфактум находить потери, но и научить организацию прогнозировать потери и при возможности их уменьшать. При помощи предиктивной аналитики предотвращать ненужные траты.
Сейчас нет проблем найти «умный» прибор практически для любой области.
В нашем реальном примере, собственник, прислушался к совету нашего любознательного сотрудника, и при помощи приложения (EcoStruxure IT) на мобильном телефоне, его управляющий один раз в неделю тратит 3 минуты на просмотр аналитики по проблемам в перебоях сети и о будущих, потенциально возможных проблемах, связанным с выходом источника бесперебойного питания (ИБП) из строя, возможным простоем и т. д. Все, что для этого требовалось сделать – это подключить ИБП к сети интернет и добавить ИБП в личном кабинете приложения управляющего клиникой.
Все признают, что будущее за цифровыми технологиями. Но если у ваших работников будет отсутствовать любопытство, никакие навороченные инструменты не помогут, он будет видеть сухие факты без желания разобраться, познать и найти что-то новое. Без заинтересованности в текущих процессах, будущих технологиях и потенциальных возможностях, нельзя идти в ногу со временем, работать над «правильной» эффективностью и, как следствие, экономить.
Мой опыт показывает, что любопытство – необходимый фактор для снижения расходов и открытия потенциальных возможностей. Нанимайте любопытных!
Фото: Unsplash
Я это любопытство называю "поисковой активностью".
Сотрудники, обладающие этим навыком, по моим наблюдениям, не только более успешно справляются со своими задачами, но и меньше расстраиваются из=за сложностей. Знают, что в силах справится со многими задачами.
Чем больше таких в коллективе, тем лучше!
Активность становиться поисковой в том случае, если конечный результат деятельности не является вполне определенным, потому что 100% определенный прогноз превращает любую деятельность в автоматизированный навык.
К примеру – человек утром встает, совершает стандартные гигиенические процедуры, завтракает, привычной дорогой отправляется на работу, выполняет свои хорошо усвоенные функциональные обязанности, прежней дорогой возвращается домой.
Многие поведенческие акты, как в быту, так и на работе, совершаются человеком «на автопилоте», то есть они автоматизированы, так как он уверен в конечном результате своей деятельности и никакой поисковой активности для выполнения этого достаточно сложного и разнообразного поведения не требуется..
Но если вдруг оказывается, что утром отключена вода, или отменен маршрут необходимого средства доставки к месту работы, или на работе изменена технология выработки продукции, или внезапно осложнились привычные отношения с начальником, то в этих случаях без поисковой активности обойтись не возможно.
Поисковая активность является основным компонентом поведения, которая определяет устойчивость организма к разнообразным неожиданным и стрессовым воздействиям из внешней среды и направлена:
На изменение неприемлемой ситуации
На изменение своего отношения к ней.
На сохранение благоприятной ситуации, вопреки действию угрожающих обстоятельств.
Хотя автоматизированные действия составляют значительную часть повседневной жизни, и являются привычкой, сформированной личным опытом, в человеке природой заложена необходимость поискового поведения в постоянно изменяющемся и динамичном внешнем мире.
Даже более того, понимая, что применяемый алгоритм (последовательность) действий не самый оптимальный, может оказаться разумнее и проще ему следовать, а не вносить корректировки на основании поиска какой-то дополнительной информации или какого-то функционала.
О зоне комфорта знают все! Эта зона есть у каждого и стремление остаться в ней диктуется человеку бессознательной частью его психики, основная задача которой - обеспечить выживание своему хозяину, сохранить его и предостеречь.
Выполняя эту функцию, бессознательное воспринимает каждое изменение в привычном круге комфорта, как потенциальную опасность и, проявляя осторожность, которая опережает возможность человека, понять и оценить степень опасности, накладывает запрет на любые изменения. То есть запускает механизм сопротивления любым изменениям.
Врожденный инстинкт выживания действует на бессознательном уровне быстрее, чем у человека появляется мысль о возможности оценить качество изменения и возможность последовать ему, применяя разум и логический анализ. И чем неожиданнее появляется необходимость что-то изменить, тем скорее возникает сопротивление любым изменениям. Первая реакция на любые изменения инстинктивная – НЕТ!
Появилось – «НЕТ» и превратить этот ответ в «ДА», требует от человека чрезвычайных усилий – ему необходимо бороться с самим собой, преодолевая основной инстинкт выживания. Действительно даже понимая потом, что "применяемый алгоритм не самый оптимальный" человек продолжает следовать ему и отстаивать его правильность. Самолюбие вступает в единоборство с любыми изменениями - я уже сказал "НЕТ".
Сократ первым обратил на это свое внимание и советовал - добиваться того, чтобы первым ответом человека на предложение изменений было - «ДА».
Я имел в виду более простые вещи. Например, оплачивать квитанции в привычном отделении Сбербанка, которое на 100 метров дальше недавно открытого отделения. Пройти лишние 100 метров (200 метров туда и обратно) не является проблемой.
Или ходить в привычный магазин, чтобы не изучать новый.
Если привычное отделение Сбербанка или привычный магазин закроются естественно надо будет ходить в существующие. Но если новое не дает существенных преимуществ, лучше пользоваться старым.
И в простых вещах действует закон сопротивления изменениям, пусковым моментом которого является СОХРАНЕНИЕ привычной зоны комфорта. Задача подсознательно предупреждать любые изменения, воспринимая их как потенциальная опасность. Бессознательное не различает МЕРУ опасности, оно предназначено предостеречь и уберечь.
И простые и более сложные вещи подчиняются единому инстинкту выживания.
Это так в части бессознательного, а сознательно человек понимает, что все новое требует изучения и тестирования, а это затрата определенных ресурсов, которые хочется сэкономить.
Готовность к изменениям конечно требует определенного времени и охватывает аспекты осознанной переработки многих составляющих предстоящих нововведений, начиная от постановки цели и затрат на её достижение.
Тема такая была, если не ошибаюсь - Светлана Емельянова "Формула изменений". Очень познавательная статья, если конечно, вы имеете ввиду изменения в бизнес - процессах. А судя по вопросу об экономии средств - вы именно об этом говорите.
Процесс сложный, и самая главная сложность - принятие решения со стороны собственника о необходимости изменений. К слову заметить - закон о стремлении сохранить статус - кво действует и здесь! Без этого решения можно только просто поговорить на эту тему.
С удовольствием прочитал книгу Thinking, Fast and Slow — «Быстрое и медленное мышление» (в русском "Думай медленно, решай быстро") автор Д.Канеман и придерживаюсь его выводов, что лень осовной фактор движущий нашим сознанием. Мы не напрягаем мозг, потому что это очень энергозатратно, используем наработанные модели, даже если они не правильные.
Именно поэтому уверен, что именно лень (или экономия энергии), а не выживание движет нами, когда мы не хотим что-то менять или даже думать над этим. :-)
Может быть и лень! Лень или нежелание думать о том, что что-то необходимо менять , при хорошо развитом и сохранном интеллекте, скорее всего признак слишком "сытой жизни". Зачем менять, когда и так все хорошо! И можно жить на "автопилоте", в привычном режиме.
Собственно эта ветвь дискуссии началась с упоминания о поисковой активности, то есть о такой активности, которая заставляет человека думать и искать выход из ситуации, которая прерывает спокойное течение жизни. Чтобы человек начал думать ему нужен толчок- б - а - м - м!
И даже самый самый ленивый начинает поиск - что предпринять в экстренной неблагоприятной ситуации? Либо изменить её, либо изменить свое отношение к ней, то есть смириться. А если для человека эти средства не пригодны - ситуацию изменить в свою пользу не может, смириться не хочет, то остается третий вариант- предпринять все доступные меры чтобы сохранить для себя состояние физического и психологического комфорта . В психологии это называется - "сохранением благоприятной ситуации, вопреки действию угрожающих обстоятельств".
Так что не всегда лень мешает человеку изменить ситуацию в свою пользу, чаще человек старается уйти от неодолимых обстоятельств, сохранив уважение к самому себе. Сохранить самоуважение - это главное что ценит человек в любой не приемлемой и неразрешимой ситуации!