Кировский государственный медицинский университет - крупнейший научно-образовательный и медицинский комплекс Кировской области. В 2015 году вуз начал проект автоматизации документооборота в системе управления бизнес-процессами ELMA. За три года сотрудники Кировского ГМУ совместно со специалистами компании-разработчика настроили в BPMS все основные процессы по обработке документов (регистрация, рассмотрение, согласование и пр.), реализовали электронное хранилище, реестр нормативных актов и внутренний портал коммуникации Университета. До внедрения системы документооборот вуза велся в ручном режиме.
При выборе ПО администрация Университета руководствовалась следующими критериями:
- Простота настройки и использования решения для администратора и пользователей;
- Доступ к системе через сеть Интернет;
- Возможность обслуживания инструмента двумя-тремя специалистами;
- Гибкость и широта функций.
На первом этапе проекта автоматизации специалисты Кировского ГМУ создали карточки документов, номенклатуру дел, реестр нормативных актов и электронное хранилище. В базу вошли как зарегистрированные документы, так и различные шаблоны, инструкции, справочники. На втором этапе для сотрудников Университета был организован внутренний портал, включивший ленту сообщений, списки задач, общие и индивидуальные календари.
В системе автоматизированы стандартные процессы документооборота. На данный момент вся документация вуза ниже уровня “ректор-проектор” создается и маршрутизируется в электронном виде. За последние полтора года в системе обработано более 9 тыс. входящих и исходящих документов, порядка 5 тыс. распоряжений по основной деятельности и организации учебного процесса. Как отмечают сотрудники отдела документационного обеспечения Кировского ГМУ, оперативность документооборота увеличилась в разы.
Самыми востребованными процессами документооборота стали «Регистрация» и «Ознакомление». Благодаря их реализации каждое подразделение получило возможность самостоятельной регистрации служебных записок и обращений, своевременного получения актуальной информации.
Кроме того, важным этапом автоматизации стала настройка инструментов «Подбор документов на контроле» и «Формирование отчетов по исполнительской дисциплине». Они позволили без серьезных трудозатрат генерировать отчетные документы для руководства Университета и контролировать исполнительскую дисциплину.
Главными результатами проекта внедрения BPM-системы ELMA в Кировском ГМУ стали:
- Автоматизация работы административного аппарата вуза;
- Централизация регистрации документов;
- Создание внутреннего портала для коммуникации работников Университета;
- Улучшение исполнительской дисциплины и контроля выполнения поручений.
По итогам анонимного анкетирования сотрудников Кировского ГМУ в 2017 году, благодаря внедрению системы ELMA значительно сократился бумажный документооборот, снизилось количество просроченных и потерянных документов, увеличилась ответственность работников и оперативность решения задач руководства.
Сотрудничество компании ELMA и Кировского ГМУ продолжается. В 2018 году администрация вуза планирует увеличение числа пользователей системы, интеграцию ПО с другими ИТ-инструментами, расширение поля применения BPMS.
«ELMA стала нашим «внутренним консультантом», в ней специалисты могут найти любую информацию, необходимую для работы» — Денис Семериков, начальник отдела документационного обеспечения Кировского государственного медицинского университета.
Подробнее о проекте автоматизации документооборота Кировского ГМУ в BPM-системе ELMA.
