Как управлять знаниями сотрудников: обзор форматов и инструментов

«Давайте сделаем внутреннюю википедию, все будут ее изучать и развиваться», – говорят менеджеры, а потом грустят, что никто в компании ничего не читает и не развивается. А все потому, что каждому вопросу – свой формат.

Чем больше опыт у компании, тем выше в ней порог входа для новичка, даже если он классный специалист. Да что там новички, при большом проектном опыте не все сотрудники успевают следить за обновлениями в уже существующей системе. К тому же, неизбежно происходит уход разных экспертов, и это не должно быть ударом для всей команды.

Без обмена знаниями команда в лучшем случае растет медленно, в худшем – топчется на месте или деградирует. И какой руководитель будет этому рад? Поэтому создание общего поля для обмена знаниями – в первую очередь, задача менеджмента и тех специалистов, которые стремятся к развитию. 

Если у вас пока не сложилось понимание, как сохранять и обмениваться информацией внутри команды, то предлагаю несколько проверенных способов, как это сделать. Все способы делятся на две большие группы: энциклопедические странички и обмен опытом в прямом эфире.

Как создать базу знаний: 5 форматов

Особенность базы знаний в том, что в ней можно описать основные понятия и процессы, которые должны знать все сотрудники. Конечно, не надо перепечатывать сюда все по первым ссылкам Google. Но вот оргструктура и крупнейшие проекты вполне укладываются в wiki-формат статей, которые любой сотрудник может увидеть в любой момент.

Важная особенность базы знаний в том, что ее очень легко превратить в кладбище информации. Так бывает, если у базы отсутствует структура, есть сразу несколько авторов, которые не работают сообща, а актуальность информации не поддерживается.

5 форматов обмена информацией, которые подойдут для базы знаний:

1. Wiki-статьи. Внутренняя энциклопедия с перекрестными ссылками прекрасно работает, когда дело касается описаний проектов, онбординга новичков, нововведений и обновления ПО.
2. Мануалы. К ним требования аналогичные: не делаем очевидных инструкций «Как установить MS Office», а вот при подключении нового корпоративного ПО мануал придется очень кстати. Это не обязательно должно быть в виде текста – презентации, вебинары и даже чат-боты приветствуются.
3. Техническая документация. Ее важно не просто написать один раз, а именно поддерживать в актуальном состоянии. Потому что документация, которая пишется на старте проекта часто не соответствует тому, что получается в конце. В итоге на тестировании команда находит лишние баги, которых на самом деле нет. 
4. Статьи. Это переработка проектного опыта, поиск закономерностей и поиска решения проблемных зон для себя и своих коллег.
5. Подборки. Их можно собирать по любому поводу – вопросы, проекты, онбординг и т.п. Когда в вашей базе знаний накапливается достаточно информации, можно создавать подборки по любым вопросам или формировать дайджесты.

Как поддерживать культуру обмена опытом: 5 инструментов

Народная мудрость и пословицы «В споре рождается истина» и «Одна голова хорошо, а две – лучше» подсказывают нам, что знания рождаются в диалоге. Поэтому, если хотите создать атмосферу активного развития внутри компании, надо дать коллегам возможность общаться и обсуждать свой опыт и идеи.

Часто бывает, что команда закончила проект, спокойно вздохнула и начала другой. Осмыслять и оформлять проектный опыт, конечно же, никто не собирается. И зря, потому что при анализе можно выявить интересные закономерности, которые могут помочь улучшить показатели работы в будущем. Поэтому важно:

• Осмыслять полученный опыт, а не просто складывать статьи в базу знаний.
• Активно делиться знаниями с коллегами, просить и получать советы, выносить вопросы на обсуждение.

5 инструментов, которые помогут это сделать:

1. Внутренние чаты взаимопомощи. Их может быть несколько по узким темам, но если вы в одном чате сделаете разделение по тегам – это тоже подойдет. В чате можно закреплять важные сообщения, собирать архив отправленных изображений и файлов. Пользователи могут порыться в архивах, а если не найдут ответов – всегда можно задать вопросы остальным. Рекомендую поставить модераторов в таких чатах, чтобы они следили за порядком и выуживали ценную информацию для пополнения базы знаний.
2. Внутренние конференции и вебинары. Это очень мощный инструмент внутреннего накопления информации. Во-первых, публичное выступление побуждает более качественно подготовиться и осмыслить опыт. Во-вторых, аудитория может сразу задавать вопросы, предлагать свои варианты. То есть обе стороны обучаются в моменте. Ну а записи таких мероприятий – почти готовые материалы для пополнения базы знаний.
3. Внутренние курсы и наставничество. Конкретный формат зависит от масштабов компании и задач обучения. Если у вас огромный поток новичков, которых нужно обучить прямым действиям, то хватит и простой системы мануалов. А вот если один человек или группа уткнулись в стеклянный потолок, то уместно провести полноценный курс, чтобы они могли задавать вопросы и выполнять тренировочные задания.
4. Разбор ошибок. Покажите хоть одну команду, которая ни разу не облажалась. Иногда попытки скрыть провалы выглядят жалко, но ведь это же плодородная почва для обучения, особенно, если речь об IT, где далеко не все приемы обкатаны и ежедневно появляются новые решения. Случилась неудача – можно разобрать ситуацию не вдвоем, а всей командой, чтобы в следующий раз она не повторилась.
5. Создание сообществ. Это один из видов горизонтальной карьеры. Некоторые удивляются, но не все хотят быть руководителями, многие предпочитают работать «на местах» всю жизнь, и создание профессиональных сообществ внутри компании, которые ищут способы решения задач определенной группы, – отличный путь развития для таких людей. Сообщество может выглядеть как форум или группа в мессенджере, а может перейти в формат еженедельных встреч.

Как получать знания извне и делиться ими

Что делать, если мы не хотим вариться в своем котле? Выходить наружу, разумеется! И для этого также есть ряд возможностей.

• Приглашение спикеров. На рынке полно экспертов, готовых делиться опытом. Это могут быть как представители других организаций, так и специалисты-консультанты. Это могут быть лекции и вебинары, обучающие мастер-классы, корпоративные игры и даже полноценные курсы.
• Участие в хакатонах. Если нет возможности организовать свою фабрику стартапов, то хакатоны всегда рады принять активных участников. За отведенное время (1-3 дня) участники создают MVP – это хорошая тренировка, поэтому многие делают хакатоны своим хобби. Почему бы не снарядить собственную команду на такой хакатон? В них могут быть нужны не только разработчики, но и маркетологи, аналитики, иногда даже дизайнеры.
• Конференции – в них можно принимать участие, а можно даже организовывать самим. Мы, например, провели несколько своих конференций по управлению знаниями и щедро делимся выступлениями спикеров из крупных компаний на нашем YouTube-канале. 
• Вести блог компании. Вообще, у него может быть много функций, как раз одна из них – ваш интеллектуальный капитал на рынке.

Вместо заключения

Все эти форматы обмена знаниями – не просто дань моде или калька с западных практик. Даже чат взаимопомощи уже помогает растить внутреннюю экспертизу и выращивать руководителей под себя.

Если у вас в компании есть такие практики, поделитесь своим мнением в комментариях: как они влияют на работу компании?

Читайте также: