Как не дать «прогореть» своему ресторану в условиях нестабильного рынка? Как оценить эффективность работы заведения и построить реалистичные планы развития бизнеса? Если у предпринимателя возникают подобные вопросы, возможно, пришла пора задуматься над подключением системы сквозной аналитики.
Однако чаще всего в России под этим термином понимаются методы анализа маркетинговых инвестиций, которые демонстрируют, насколько хорошо работает реклама, но не более того. Если же нужно найти ответы на вышеперечисленные вопросы, то этого мало. Необходимо применять более сложную методику, которая рассчитывает себестоимость абсолютно всех процессов внутри фирмы (Activity-based costing).
Что такое сквозная аналитика
В общепринятом понимании сквозная аналитика – это способ оценки эффективности рекламных кампаний и поведения клиентов, исходя из успешности продаж. Главная ее цель – понять насколько хорошо работает маркетинг, то есть агрегировать данные о сделках и «состыковать» их с информацией о рекламных бюджетах.
В этом смысле термин «сквозная аналитика» используют только в России. В международной практике в аналогичных случаях речь идет об интеллектуальном анализе данных или Business Intelligence.
Существует другой, куда более широкий подход к сквозной аналитике, который появился еще в начале семидесятых годов прошлого века. Он подразумевает под собой объединение доходов и расходов по всем статьям. Activity-based costing в русском языке еще называют учетом затрат по видам деятельности, ABC-костингом или функциональным учетом.
Я бы определил термин «сквозная аналитика» как механизм консолидированного учета между всеми специализированными программами организации. Адекватный результат работы можно увидеть, только если учитывать сочетание всех нюансов функционирования какого-то конкретного предприятия. То есть более точно оценивать влияние затрат на конечный результат и глубже понимать взаимозависимость бизнес-процессов внутри компании.
В случае ресторанного бизнеса, лучшие мировые практики опираются на отраслевой стандарт USAR (Uniform System of Accounts for Restaurants), который позволяет получить подобные комплексные сквозные аналитические отчеты.
Они формируются исходя из следующих исходных показателей:
- аналитика посещения сайта;
- статистика CRM-системы;
- количество посетивших сайт и оставивших заявки;
- эффективность проведения рекламных кампаний;
- выручка по кассе;
- себестоимость;
- заработная плата персонала;
- операционные затраты;
- налоги;
- коммунальные расходы;
- дополнительные сведения из бухгалтерского учета из всех специализированных программ и др.
Таким образом, речь идет об отслеживании всей цепочки бизнес-процессов: начиная с рекламных кампаний и заканчивая анализом продаж.
Пример из жизни: допустим, вы поучаствовали в отраслевой выставке и хотите через полгода понять – а что нам это дало? Методика предусматривает учет всех затрат: стоимость участия, печать буклетов и зарплату персонала – как во время самой выставки, так и затем в офисе, во время работы с потенциальным клентами, которые придут с этого мероприятия. Соответственно, по итогам закрытых сделок можно будет сделать вывод об истинной эффективности подобной активности.
Зачем нужна сквозная аналитика
Любому предпринимателю необходимо четко понимать сколько он потратил, а сколько заработал. Какая реклама работает лучше, во сколько она обходится и откуда в конечном итоге приходят клиенты? А если вдруг спрос, ввиду определенных обстоятельств, резко снизился, то как наиболее оптимальным образом сократить издержки, чтобы не довести свой ресторан до банкротства?
Но можно ли увидеть общую картину, если контролировать только затраты на рекламу? Возможно проблема в слишком высокой аренде или неоправданной себестоимость блюд? А если страдает качество и много жалоб от гостей? В том случае, если мы видим результат по срезу всех статей доходов и расходов, решить подобные проблемы можно наилучшим образом и в кратчайшие сроки.
Сквозная аналитика по методу Activity-based costing дает возможность быстро и качественно анализировать весь пул данных. Исходя из этого руководство может принимать обоснованные решения об управлении издержками и увеличении эффективности работы в целом.
Все операции по стандарту USAR разбиты на показатели. Данные объединяются из всех специализированных программ автоматически, а затем находят свое отражение в сводном отчете. Благодаря этому, средства распределяются более целесообразно, рекламные компании корректируются, отражаются прибыль и расходы по каждому источнику и т.д.
У такого подхода к аналитике множество преимуществ: экономия средств ресторана по всем статьям, грамотное их распределение, полное отражение финансовой картины. И это касается как одного ресторана, так и сети заведений. Ниже рассмотрим примеры для бизнесов разного масштаба.
Сетевые рестораны
В таких ресторанах применяются в работе большое количество специализированных программ (iiko, R-Keeper, Store House, 1C, Я-Метрики, CRM и др.). Очевидно, что если вручную собирать столь разрозненные данные, то это займет много времени, и к моменту принятия важных управленческих решений агрегированный отчет может уже потерять свою актуальность.
Пример. В одном из ресторанов крупного холдинга резко упал поток посетителей. Все сведения из специализированных программ были консолидированы и проведена сквозная аналитика. В результате было выявлено отклонение в части KPI персонала: клиентам уделялось недостаточно внимание, гости оставались недовольны посещением заведения и не возвращались. Также возросли затраты на продукты, необходимые для приготовления блюд. В итоге менеджеры ресторана сконцентрировали свои усилия по исправлению ситуации на проблемных направлениях.
Маленькие и средние рестораны
Есть расхожее мнение, что небольшим ресторанам никакая аналитика не нужна. Это неверное представление – ведь, как правило, бюджеты у таких заведений небольшие, и их необходимо использовать как можно эффективнее. С системой сквозной аналитики маленькие и средние заведения смогут:
- рассчитать общую сумму дохода;
- определить себестоимость продаж;
- узнать общую сумму, затраченную на оплату труда;
- видеть сумму всех операционных, неуправляемых, общих и административных расходов;
- на основании отчетов понимать целесообразность всех расходов;
- правильно распределять финансовые средства;
- сравнивать данные разных периодов;
- видеть эффективность проведения рекламных кампаний.
Подведем итог
Сквозная аналитика дает возможность:
- автоматически консолидировать все сведения из специализированных программ первичного учета;
- интеграция с CRM, Я-Метрики и др.;
- быстро формировать все отчеты для анализа действительности за разные периоды времени
Безусловно, сквозная аналитика нужна любому ресторану. Во-первых, это позволяет в полной мере владеть ситуацией. Во-вторых, если возникает какая-то критическая или опасная ситуация для бизнеса, то управляющий быстро о ней узнает и примет меры.
Читайте также:
С точки зрения учета затрат - примерно понятно.
С точки зрения закрытия сделок за период, в котором одновременно происходило несколько событий, другиме маркетинговые кампании, изменения персонала и текущая работа: как Вы считаете правильным соотнести затраты и доходы? Есть такие инструменты?
В идее "сквозной аналитики" которая используется для стыковки заявок с сайта и CRM системы (например) применяют метки для идентификации канала откуда пришел клиент (обычно их называют UTM метки). Такой подход позволяет разделить общий поток выручки и получить анализ работы отдельных каналов. Добавив информацию о затратах канала можно посчитать его рентабельность.
Такой же подход можно реализовать в сервисе Финоко и с цепочкой доходов и расходов, которые происходят на следующих этапах жизненного цикла нового клиента в компании. Сервис, например, позволяет использовать метки (примерно как хэштеги в соц сетях) для идентификации принадлежности платежа к какому-то проекту или событию. Сложность в организации действительно сквозного учета в том, что нужно консолидировать в системе отчетности данные из многих систем первичного учета. Это может быть аналитика сайта, CRM система, АТС и 1С: Бухгалтерия. Выбирая инструмент для построения сквозной системы аналитики стоит убедиться может ли система собирать данные из всех систем учета в которых вы уже работаете.
Попробуем сузить тему.
В компании есть какой-то уникальный набор финансовых и других процессов (бюджетирование, продажи, маркетинг ...).
Есть идея ABC со своими критиками и ограничениями, ей немало лет.
Есть идеи BI, при этом разные готовые системы (если мы не хотим писать свою заказную) имеют, по понятным причинам, разный функционал, интерфейсы и возможности интеграции.
Как, с Вашей точки зрения, выглядит идеальная система? Кто ее основные пользователи?