Пресс-мероприятия прочно вошли в жизнь публичных личностей, официальных, торжественных и массовых мероприятий. Презентации, пресс-конференции, автограф-сессии, различные перформансы не могут обойтись без длинного списка аккредитованных представителей СМИ.
Справедливости ради нужно сказать, что с развитием инструментов интернет-маркетинга, которые позволяют отслеживать и собирать статистику о конверсионных показателях информационных партнеров, организаторы уже давно перестали смотреть через «розовые очки» на прошлый долгосрочный опыт сотрудничества. Сейчас мы точно видим, кто, сколько и как быстро приводит аудиторию и делает продажи. Можем оценить и качество пришедшей аудитории. Иногда бывает так: я с сожалением отмечаю, что уважаемый мной ресурс сильно потерял в трасте у читателей, и тогда мы пересматриваем условия сотрудничества.
В этой статье я не буду учить вас ставить utm-метки, замерять статистику и вести таблички. Мы же разберем пошаговую инструкцию, какие действия необходимо сделать, чтобы пресс-мероприятие состоялось, как вы и задумали, прошло на должном уровне и принесло отличные результаты.
В 2021 году вкус к сочным пресс-мероприятиям вернулся в полной мере. Ведь мы, как никогда прежде, жаждим живого общения, не в Zoom и Skype, не голосовыми сообщениями и ссылками на файлы, мы жаждим встреч, готовимся с волнением, стараемся произвести впечатление, переплюнуть самих себя в организации и концепции. В то же время и журналисты тоже соскучились по ивентам.
Я уверена: первое, что вы должны понять перед подготовкой к пресс-мероприятию, это то, что именно вы должны заинтересовать то или иное СМИ, представить в определенном ракурсе тему и само мероприятие. Я заранее подбираю именно те издания, чьими читателями является наша целевая аудитория, и я четко понимаю, как тот или иной материал сделать уникальным для каждого приглашенного издания/канала. Иногда это означает, что один и тот же инфоповод придется «переписать» раз 20, а то и больше.
Итак, 12 действий, которые помогут подготовиться к пресс-конференции на отлично, и получить от нее максимум.
1. Подготовить список СМИ
Для подготовки воспользоваться лентой новостей поисковика, который для вас является наиболее комфортным, например «Яндекс.Новости». Затем выбрать все новости в хронологическом порядке и найти всех, кого цитирует поисковая машина до 4-5 страницы. Выписать контакты редакции, отдела PR или сотрудничества.
Не звоните и не пишите в рекламный отдел! Думаю, не надо объяснять причину. Важно изучить сам ресурс или издание: выпишите хотя бы 2-3 существующие рубрики, в которых ваша тема будет отлично смотреться.
2. Составить пресс-релиз
Он должен быть четкий, понятный, но при этом интригующий и должен содержать в обязательном порядке основную информацию:
- описание «что-где-когда»;
- тайминг мероприятия;
- список спикеров и вопросов к обсуждению;
- порядок аккредитации;
- сроки, порядок, формат согласования материалов;
- ваши предложения по формату конечного материала с указанием разделов / рубрик именно этого СМИ;
- контактные данные;
- дедлайны;
- дополнительные материалы при необходимости (ссылки, документы).
3. Адаптировать пресс-релиз под каждое издание
Перед отправкой пресс-релиза адаптировать его под каждое издание с учетом специфики, тематики, если она есть, а также указать, почему именно представитель этого издания должен присутствовать на пресс-конференции.
Можно обыграть прямо противоположные ситуации в свою пользу. Например:
- В первом случае, издание никогда не писало на подобную тематику, но вы жаждите их пригласить. Стройте аргументацию на том, что это вдохнет новую жизнь, привлечет новую аудиторию, вовлечет постоянную аудиторию в изучение материала.
- Во втором случае, издание постоянно публикует подобные материалы. Тогда настаивайте на том, что издание никак не может пропустить такую новость из профильной индустрии, ведь аудитория привыкла узнавать все на эту тему именно здесь, и нельзя терять актуальность.
4. Отправить сотруднику, с кем уже был контакт
Если есть прошлый опыт сотрудничества, сначала отправить тому сотруднику, с кем уже был контакт. Не забудьте о правилах вежливого письма, не ошибайтесь в обращениях, ведь любимый звук каждого человека – это звук его имени. Выразите искреннюю радость, что вы продолжите контактировать с таким профи, если это уместно, а если нет – найдите повод выразить позитивный настрой, потому что это в любом случае облегчит организационную часть и процесс согласования.
5. Обзвонить всех спустя два дня
Получив или не получив обратную связь, обзвонить всех спустя два дня. Не удивляйтесь, если никто не поймет, о каком пресс-релизе идет речь, возможно, сотрудников много, а именно тот, кто может принять решение, отсутствует. На этот случай отправляйте письмо повторно в режиме онлайн на ту почту, которую может проверить тот, с кем вы разговариваете сейчас по телефону, не завершайте разговор и убедитесь, что письмо получено.
6. Взять контакты представителя СМИ
Обязательно взять контакты представителя (корреспондента/журналиста): email и телефон. Заранее связаться именно с тем, кто придет на мероприятие. Сделайте адресную рассылку накануне, указав все организационные моменты и сопроводив информацией для подготовки, ведь нередко бывает, что журналисты не получают грамотно оформленного редакционного задания.
7. Подготовить раздаточный материал
Его задача продублировать всю необходимую информацию для подготовки статьи/сюжета/отчета. Раздатку любят все, а если это что-то полезное, то еще и сохранят.
8. Продумать зону проведения мероприятия
Речь идет о рассадке спикеров, приеме и рассадке журналистов, освещении, фоне, акустике и усилении звука при необходимости, фотозоне, пресс-воллах и прочих деталях. Нет предела совершенству, но и о бюджете не стоит забывать.
9. Встретить и отметить всех пришедших
Перед началом мероприятия встретить и отметить, кто дошел до мероприятия. Обеспечить их раздаточным материалом и передать медиафайлы в удобном формате (на флешке/на email/ссылкой в облако). Фуршет перед началом скрасит ожидание самых пунктуальных журналистов, но даже если угощения не предусмотрены, базовые вещи, такие как вода, стаканчики, салфетки, ручки, бумага, а теперь еще и антисептик, должны быть в доступе и нужном количестве.
10. Начать с презентации
Презентовать программу мероприятия, представить спикеров, обеспечить возможность доступа к табличкам. Ваша задача позаботиться обо всех технических нюансах: свет (освещение лиц спикеров), звук (микрофон для спикеров, и раскладка микрофонов телеканалов и диктофонов других ресурсов), расположение камер, проходы для фотографов, ведь от этого напрямую зависит качество материалов.
11. Придерживаться тайминга и оперативно реагировать на запросы
Придерживаться тайминга и программы пресс-конференции, оперативно реагируя на запросы участников, чтобы обеспечить всех интересным и по возможности индивидуальным разнообразным и релевантным материалом. Мотивируйте задавать вопросы, но не превращайте встречу в интервью для одного СМИ.
12. Сообщить о необходимости согласовать материал
Заранее уведомьте о необходимости согласовывать любые материалы перед публикацией, еще раз обеспечить контактными данными согласовывающего лица. Необходимо собрать качественную обратную связь с участников мероприятия, быстро проводить согласование и правки материалов.
Многие СМИ сейчас предлагают отредактировать материал организатора, не отправляя на офлайн-мероприятие своего представителя. Я, как представитель «старой» школы, очень категорично прошу всех присутствовать лично, иначе отказываюсь от сотрудничества. Помимо массового присутствия журналистов на мероприятии, живое общение создает неповторимую атмосферу, обмен эмоциями и, как итог, намного более качественный и впечатляющий материал для читателей.
Мы работаем в региональных центрах, и сейчас по-прежнему собираем крупные пресс-мероприятия на 20-30 средств массовой информации, ведь помимо информационной составляющей, это еще статус, престиж и определенный лоск.
Желаю вам пресс-конференций на высшем уровне и долгосрочного результативного сотрудничества со СМИ ваших городов!
Читайте также:
