Безработица в России бьет исторические минимумы: согласно данным ВНИИ труда, по итогам 2023 года безработица в России составляла 3,2%, что близко к рекордно низким показателям за постсоветский период. Демографическая яма 90-х, большой отток людей за границу — все это привело к кадровому голоду. Сегодняшних тридцатилетних больше не станет, а решать задачи методом «мы просто найдем человека на эту задачу» становится не просто сложным, а выходящим за грани реальности.
Во многом из-за этого сегодня Employee Experience (EX) или опыт сотрудника становится главным трендом бизнес-трансформации и в России. EX — это совокупность всех впечатлений и взаимодействий сотрудника с компанией, начиная с момента, когда он узнает о вакансии, и заканчивая уходом из организации.
HR-отдел сместил фокус на повышение вовлеченности, лояльности и удержание ключевых специалистов. По данным аналитики за 2023 год компании «Деловые решения и технологии» (ДРТ), более 70% запросов к консультантам в HR направлены на автоматизацию отдельных элементов опыта сотрудника или его полной автоматизации.
Согласно исследованию Forbes, рост выручки связан с высоким EX, независимо от приоритетности клиентского опыта (CX). Компании, которые имеют высокие EX и CX, видят почти двойной рост выручки, в отличие от тех, у которых этого нет. Таким образом, чтобы стимулировать расширение, компания должна начать с EX.
Что такое опыт сотрудника
Employee Experience (EX) — это все то, с чем сотрудник работает, взаимодействует и изучает в компании: процесс отбора, интервью, адаптация, развитие, выполнение повседневных задач, использование инструментов и вплоть до ухода из организации.
По словам Джейкоба Моргана, автора бестселлера «Йода бизнеса», опыт сотрудников состоит из трех компонентов:
- Культура. Определяет то, как сотрудники чувствуют себя в компании. Сюда относится организационная структура, стиль руководства, ценности компании, отношение коллег и руководителей, оплаты и льготы, возможность соблюдения баланса между работой и личной жизнью.
- Физическая среда. Определяет условия, в которых работают сотрудники: дизайн интерьера, удобство мебели, доступность оборудованной кухни, планировка офиса и т. д.
- Технологии. Общий опыт использования инструментов, необходимых сотруднику для выполнения своей работы: от топовой компьютерной техники до бизнес-приложений и сервисов.
Почему цифровой хаос ухудшает опыт сотрудников
Как же выглядит опыт сотрудника из современного офиса в части технологии? На фоне повсеместной цифровизации и роста неструктурированного контента сотрудник часто ощущает себя так, будто он пробирается через гигантскую цифровую свалку документов, наполненную дубликатами, нерабочими ссылками и множеством версий одного и того же файла с запутанными названиями.
Исследование, опубликованное в журнале «Психологическая наука и образование» в 2021 году, показало, что информационный стресс, вызванный перегрузкой информацией, может приводить к развитию невротических состояний у сотрудников. Предположим, что сотрудник ежедневно тратит до 30 минут своего рабочего времени, чтобы найти нужную версию документа. За неделю это уже 3 часа, а в год, 50 рабочих недель — 150 часов. Все это сопряжено со стрессом, ошибками, возникающими в силу высокой цифровой нагрузки, пропущенными дедлайнами и т. д.
Цифры, которые говорят сами за себя:
- 40+ систем – столько информационных систем, по оценкам аналитиков IDC, регулярно используют офисные сотрудники: корпоративные чаты, порталы, ERP, таск-менеджеры, e-mail, системы документооборота, CRM и т. д.
- По данным исследования компании Forrester, 36% работников интеллектуального труда считают, что им трудно обмениваться информацией между различными командами, в то время как 47% говорят, что информация разбросана по слишком многим источникам. 25% респондентов говорят, что слишком много необработанных данных, чтобы с ними разобраться. Даже если они находят нужную информацию, 26% респондентов заявили, что она часто устарела.
- 42% организаций признают, что сталкиваются с проблемой обработки неструктурированного контента, что снижает качество и скорость работы предприятия. Данные Komprise «2022 State of Unstructured Data Management».
Проблемы с неструктурированным контентом начинаются уже на стадии оформления сотрудника на работу. Сначала компания предоставляет ему бумажную стопку локальных нормативных актов для ознакомления. Потом кидает множество ссылок на файловое хранилище, базу знаний, сервис деск и системы, в которых работает компания. Самостоятельно разобраться в таком объеме данных тяжело.
А теперь представьте ситуацию, что этот сотрудник остается один на один с проектом заказчика, с которым компания сотрудничает больше 20 лет. Попытки найти нужную документацию, например, за 2014 год, среди множества разрозненных систем могут привести к срывам сроков и стрессу для сотрудника. В итоге клиент недоволен, сроки срываются, а сотрудник сидит в стрессе и не понимает, как нужно работать.
ECM умер, да здравствует CSP
Исследование индекса опыта сотрудников (EX) компании Forrester показало, что оснащение работников правильными инструментами имеет решающее значение для повышения вовлеченности сотрудников, и что вовлеченные работники улучшают удовлетворенность клиентов на 10% и увеличивают продажи на 20%.
Решение проблемы цифрового хаоса давно найдено – это специализированные системы для управления цифровым контентом или Enterprise Content Management (ECM). Они присутствуют на мировом рынке давно, но в большей степени решали задачи хранения и защиты документов, не затрагивая напрямую улучшение EX и CX. В 2017 году Gartner заявил, что «ECM умер». Теперь, по их словам, рынок будет принадлежать CSP — Content Services Platforms. Иными словами, ECM – это старый подход к хранению и защите документов, CSP – новый стандарт, в котором пользователи смогут совместно работать с контентом в удобном для них формате.
Как CSP помогает улучшить опыт сотрудников
Одним из первых пунктов в оптимизации EX называют эффективное информирование и упорядочение документации. Четкая структура контента избавляет персонал от страха что-то упустить или потерять. CSP упрощает поиск и совместную работу с документами, позволяет отслеживать маршруты согласования и сроки выполнения задач.
Проблемы, которые решает CSP:
- Долгий поиск документов среди разных информационных систем. Платформа выступает как единое хранилище, куда стекаются данные из всех систем, исключая дубликаты.
- Трудности в организации и структурировании контента. Гибкая модель данных дает возможность классифицировать документы по любым критериям, отражающим специфику бизнеса.
- Сложности с разграничением доступа. Платформа позволяет контролировать маршрут движения документов и сроки по задачам, а также настраивать права доступа по ролям, подразделениям и атрибутам.
- Ограничения в доступе к информации. Сотрудник может получить нужную информацию или документ в любое время, не отвлекая коллег.
Заключение
С ростом цифровизации объем неструктурированного контента стремительно увеличивается, что приводит к цифровому хаосу и снижает продуктивность персонала. CSP – современное решение, позволяющее системно управлять контентом, обеспечивая удобный доступ к информации, прозрачность процессов и контроль за задачами.
Компании, которые осознают значимость EХ и создают комфортную цифровую среду, выигрывают не только в удержании специалистов, но и в своей конкурентоспособности на рынке.
Читайте также:
По итогам прочтения статьи остаётся ощущение недостаточности сведений по проблеме
А где самое "мясо"? Где обзор современных решений - платформ CSP?
А кто по-вашему создаёт бардак? Специально обученные люди? Шпиёны? Неумные директоры?
Хаос создаётся из-за различия человеческих взглядов, недостаточного знания инструкций, из-за различного понимания инструкции, из-за спешки, сложных условий администрирования системы, из-за недостаточных ограничений в правах.
Хотя про права доступа можно чуть расширить объясение.
Довольно часто руководители устанавливают сложную систему разграничения прав и ему становится прекрасно видно, кто чем занимется, к какой категории соотносить время работы, темы, время, нагрузка и прочее.
А его подчинённые пользователи с урезанными правами не видят общей картины, не запоминают классификацию работ (это естесственно, ведь начальник это настраивал под себя), не понимают динамику. В результате вся красивая картинка через пару-тройку месяцев сбивается и нарушается. Тогда руководитель пишет очередную инструкцию, которая что-то улучшает, что-то дополняет, а что-то вступает в противоречий с прежними уставновками.
Я уж не говорю, что происходит при смене акторов этой системы. Хоть по новой заводи всю информацию.
И так будет всегда.
У меня даже крамольная мысль хакрадлась. А нужна ли гибкость подобных систем? Может установить единые и вечные правила подобного документооборота?
Все подчиняется законам Вселенной, все в этом мире стремится к энтропии)
Увы, да. Пока нужна. Время от времени меняются даже библиотечные системы классификации - самые общие из мне известных. И это при том, что их несколько.
А вечные правила документооборота - можно помечтать и об этом. Установить-то можно, но кто их будет выполнять.
Интересно, кто эти законы придумал и какие они?
Было бы интересно посмотреть на мир, который развивается вокруг вечных правил документооборота или еще каких-нибудь. :)))
Есть вечнеы правила документооборота, точнее пример удачного применения.
Ветхий завет -> Новый завет -> христианство, мусульманство, иудаизм -> православие, католицизм и прочее. При этом первоисточник не изменяется. Он толкуется и даже развивается в применении, но не изменяется.
Рассказали нам об этом физики с философами – Эйнштейн, Ньютон, Архимед – список каждый может продолжить сам ) "Товарищи учёные, доценты с кандидатами" (с) А уж кто придумал все это – вопрос на миллион )
Да, конечно. Но шансов пока немного - и это нам на благо.
"Вечный документооборот" даже звучит пугающе, не будем о грустном.
В каком-то смысле оно уже есть - у ответственных сотрудников вечно не находится время проверить актуальность тех самых ссылок, и прочих мелочей, порождающих те самые дубликаты)