Полезные лайфхаки: как не стать жертвой информационного перегруза

Информация обрушивается на нас как лавина: каждый день мы получаем сотни уведомлений, читаем десятки новостных каналов, обрабатываем огромные объемы данных. Это – информационный перегруз, и он стал неотъемлемой частью нашей жизни. Слишком большое количество информации снижает продуктивность, ухудшает общее самочувствие. Но как найти золотую середину между информированностью и перегрузкой?

Как инфоперегруз влияет на продуктивность

Чтобы по-настоящему понять проблему информационного перегруза, обратимся к цифрам.

• Согласно исследованию, проведенному компанией RescueTime, в среднем человек тратит около трех часов в день на проверку своей электронной почты и мессенджеров. Это означает, что почти половина нашего рабочего дня уходит на обработку входящих сообщений. А теперь представьте, сколько полезного времени уходит в никуда, если учесть еще социальные сети, новостные сайты, прочие отвлекающие факторы.
• Исследование Университета Калифорнии в Ирвайне показало, что после прерывания рабочей задачи на проверку почты или социальных сетей, человеку требуется около 23 минут, чтобы полностью восстановить концентрацию. А сколько таких прерываний происходит за день! Это снижает общую продуктивность, увеличивает уровень стресса.
• По данным исследовательской компании Basex, информационный перегруз обходится американской экономике в $900 млрд ежегодно из-за снижения производительности работников. Это подтверждает, что проблема масштабна и требует серьезного внимания.
• Согласно отчету Data Never Sleeps 8.0 от Domo, каждую минуту в интернете пользователи отправляют 188 млн писем, а также проводят 1,4 млн звонков в Zoom.
• Опрос, проведенный компанией Microsoft, показал, что средний работник получает около 121 письма в день, только 28% из них важные.
• Психологи отмечают, что постоянный поток информации вызывает чувство тревоги, иногда – депрессию. Мы стремимся быть в курсе всех событий, но такой подход ведет к эмоциональному истощению. Исследование, опубликованное в журнале Journal of Applied Psychology, показало, что многозадачность и постоянные переключения между задачами снижают IQ на 10 пунктов. Это сравнимо с потерей сна или употреблением наркотиков.

Это говорит о том, что необходимо фильтровать информацию, чтобы избегать подобных итогов.

Как фильтровать информацию

Фильтрация информации — это навык, требующий осознанного подхода и правильных инструментов. Рассмотрим несколько эффективных стратегий, которые помогут сохранить продуктивность, снизить стресс.

1. Используйте RSS-ленты, новостных агрегаторов

Really Simple Syndication (RSS) — это технология, которая позволяет подписываться на обновления сайтов, получать новости на одной площадке. Это помогает избежать хаотичного блуждания по интернету в поисках актуальной информации.

Допустим, вы поклонник технологий. Вместо того чтобы ежедневно заходить на десятки сайтов, вы можете подписаться на их RSS-ленты и получать все обновления об IT в одном приложении, например, Feedly. Это экономит время, позволяет сосредоточиться на действительно важных новостях индустрии.

Совет: подписывайтесь только на качественные источники. Удалите те ленты, которые не приносят пользы или часто публикуют неактуальную информацию.

2. Настройте уведомления в почтовом ящике

Электронная почта — один из главных источников информационного перегруза. Правильная настройка уведомлений и фильтров поможет держать почту под контролем. В Gmail можно создать фильтры, которые будут автоматически сортировать письма по папкам. Например, все письма от начальника могут сразу попадать в папку «Важное», а рекламные рассылки — в «Промоакции».

Совет: отключите push-уведомления на смартфоне. Это поможет избежать постоянных отвлечений на проверку почты.

3. Следуйте принципам минимализма в цифровой среде

Минимализм — это эффективная стратегия для борьбы с информационным перегрузом. Установите лимит на количество приложений и сайтов, которые вы используете ежедневно. Очистите рабочий стол компьютера от лишних иконок, оставив только самое необходимое.

Совет: регулярно проводите цифровую «уборку». Удаляйте ненужные файлы, архивируйте старые проекты, избавляйтесь от программ, которыми не пользуетесь.

4. Придерживайтесь принципа «Три П»

При фильтрации информации стоит руководствоваться тремя главными вопросами:

• Приоритетность: насколько эта информация важна именно сейчас?
• Полезность: приносит ли она конкретную пользу?
• Применимость: можно ли эту информацию применить на практике?

Вы получили приглашение на вебинар по трендам в маркетинге. Прежде чем зарегистрироваться, спросите себя: нужна ли эта информация сейчас? Полезна ли она для вашей работы? Сможете ли вы применить полученные знания на практике? Если ответы положительные, смело регистрируйтесь.

Как эффективно обрабатывать информацию

Обработка информации — следующий шаг после ее фильтрации. Здесь важно уметь анализировать, структурировать, использовать полученные данные. Вот несколько эффективных методов и инструментов, которые помогут справляться с потоком информации, извлекать из него пользу.

1. Применять техники быстрого чтения

Быстрое чтение помогает сократить время, затрачиваемое на обработку информации, при этом сохраняя понимание и запоминание материала. Какие есть техники для этого:

• Сканирование текста. Пробегайте глазами по тексту, выделяя ключевые слова, фразы. Обратите внимание на заголовки, подзаголовки, списки;
• Метод «Z-образного» чтения. Двигаясь глазами по тексту, следуйте Z-образному маршруту — слева направо по строке, затем диагонально вниз к началу следующей строки, а затем снова слева направо;
• Использование указателя. Читайте, используя палец или ручку как указатель. Это поможет вам быстрее двигать глазами по тексту, снижать вероятность регрессии (возврата к прочитанному).

Представьте, что вы готовитесь к важной презентации. Вам нужно изучить несколько отчетов. Используя техники быстрого чтения, вы можете быстро выделить ключевые данные, собрать примеры, не тратя часы на чтение всего материала.

2. Использовать приложения и инструменты для управления информацией

Для эффективной обработки информации используйте инструменты, которые помогут структурировать и организовать данные.

• Evernote позволяет создавать и хранить заметки, добавлять теги, метки для удобного поиска, а также синхронизировать информацию между устройствами.
• Notion — универсальный инструмент для организации задач, заметок, проектов. Позволяет создавать базы данных, таблицы, календари.
• Shtab — таск-трекер с визуальной доской задач, которая помогает отслеживать прогресс и управлять проектами.

Допустим, вы работаете над исследовательским проектом. В Evernote вы сохраняете все свои заметки, ссылки на источники, в Notion создаете структуру проекта с разбивкой на этапы, а в Shtab отслеживаете прогресс выполнения каждой задачи с подзадачами.

3. Используйте методики запоминания и структурирования информации

Чтобы информация не просто накапливалась, а действительно запоминалась, можно применять следующие техники:

• Мнемоника. Использование ассоциаций для запоминания информации. Например, для запоминания списка покупок можно создать ассоциативную цепочку из первых букв предметов;
• Mind Maps. Визуальные схемы, которые помогают структурировать информацию, находить связи между различными данными. Они особенно полезны для планирования проектов, изучения новых тем;
• Метод Фейнмана. Объяснение сложной темы простыми словами, как будто вы рассказываете ее ребенку. Это помогает глубже понять и запомнить материал.

Представьте, что вы готовитесь к презентации нового приложения для инвесторов. Создайте карту памяти, где центральной темой будет главный концепт, а от него будут отходить ветви с ключевыми функциями и идеями. Используя метод Фейнмана, объясните каждый концепт простыми словами, чтобы лучше его запомнить.

4. Используйте информации на практике

Информация становится ценной только тогда, когда ее применяют на практике. Вот несколько стратегий для этого:

• После сбора данных важно их анализировать, делать выводы. Используйте статистические методы и инструменты визуализации данных (например, графики, диаграммы), чтобы выявить тренды, закономерности;
• Закрепляйте полученные знания регулярным повторением. Используйте онлайн-курсы, семинары для закрепления, обновления информации;
• Применяйте полученные знания на практике в своей работе. Внедряйте новые методики, тестируйте гипотезы, оценивайте результаты.

Как провести «информационный детокс»: создавайте, а не потребляйте контент

Важно уметь отключаться от инфопотока, чтобы избежать выгорания, поддерживать ментальное здоровье. Установите правило, что во время обеда и за два часа до сна вы не проверяете почту, социальные сети. Это поможет вам лучше расслабиться и улучшить качество сна.

Информационный детокс — это осознанный отказ от получения информации на определенный период времени, чтобы дать мозгу отдохнуть.

В выходные дни проводите цифровой детокс — отключите уведомления, не проверяйте почту, проведите время на свежем воздухе или занимаясь хобби. Это поможет восстановить силы, повысить продуктивность на следующей неделе.

Информационный перегруз часто возникает из-за чрезмерного потребления контента. Найдите баланс между получением информации и созданием чего-то нового.

Вместо того чтобы тратить часы на просмотр видеороликов и чтение статей, используйте это время для написания собственных заметок, создания презентаций или разработки новых идей для проектов. Это поможет активнее использовать полученные знания, развивать креативные навыки.

Практические советы и примеры

• Установите четкие границы. Создание четких границ между работой и личной жизнью помогает избежать перегруза. Устанавливайте конкретное время для работы с информацией и отдыха. Например, заведите правило не проверять рабочую почту после 19:00, а также в выходные дни.
• Используйте цифровые инструменты. Приложения могут значительно облегчить управление информацией и задачами. Например, используйте приложение Pocket для сохранения интересных статей и материалов, чтобы вернуться к ним позже. Это позволяет не отвлекаться на чтение во время работы, но при этом не терять полезную информацию.
• Практикуйте «единозадачность». Многозадачность снижает продуктивность, увеличивает уровень стресса. Сосредоточенность на одной задаче помогает лучше обрабатывать информацию, выполнять работу качественно. Например, если вы работаете над важным отчетом, закройте все вкладки браузера, отключите уведомления, сосредоточьтесь только на этом задании в течение определенного времени.
• Регулярно развивайтесь. Поддержание уровня знаний и навыков помогает эффективнее работать с информацией. Например, запишитесь на онлайн-курсы по управлению временем или методам быстрого чтения. Регулярное обучение помогает адаптироваться к новым вызовам, улучшает навыки работы с информацией.
• Ведите журнал продуктивности. Записывайте свои успехи и неудачи в управлении информацией. Анализируйте, что работает, а что нет, корректируйте подходы. Например, в конце дня записывайте, какие стратегии фильтрации и обработки информации были наиболее эффективными, а какие требуют улучшения. Это поможет постоянно совершенствовать свои методы.

Заключение

Справиться с информационным перегрузом реально. Главное — начать внедрять эти стратегии в свою повседневную жизнь уже сегодня. Пусть информация работает на вас, а не против. Тогда вы сможете достигать больших успехов, оставаясь продуктивными и со сбереженными нервами.

Читайте также: