Существует мнение, что если что-то работает, лучше это не трогать. Так ли это на самом деле? На примере крупного IT-провайдера облачных хранилищ разберемся, зачем менять привычные рабочие инструменты, если они работают.
В этой статье – итоги беседы с Дмитрием Щегольковым, руководителем клауд-команды LINXdatacenter, который внедрил Kanban-метод в рабочий процесс и плавно перевел компанию на новый инструмент визуализации рабочих процессов.
Коротко про LINXdataceter
У международной IT-компании есть несколько основных векторов работы:
- Два центра обработки данных в Москве и в Санкт-Петербурге.
- Облака по продаже вычислительных ресурсов на базе этих двух дата-центров.
Также есть прикладные отделы, без которых компания не может существовать, – бэк-офис, бухгалтерия, юристы и пр.
Первое направление существует уже более 15 лет, и почти вся работа в нем завязана на техническо-инженерной части с полностью выстроенным рабочим процессом.
Второе направление по продаже облаков, хоть и существует 8 лет, долгое время было не в приоритете. Но за последние пару лет в компании сменился вектор, и было решено развивать эту сферу.
Проблема в том, что в компании сформировалась определенная модель работы с задачами и сотрудникам было сложно адаптироваться к новым методам. Все новое приживается не сразу, особенно, если есть сформировавшийся рабочий процесс.
Но там где изменяется вектор — изменяются и привычные подходы. Развитие нового направления требовало перемен. Гибкость, тестирование гипотез, постоянная генерация идей. Так рассуждал новый руководитель облачной команды, который пришел в этот самый период.
«В первую очередь мы хотели разобраться в разрозненных действиях подразделений и вместе с командой ответить на вопрос: “Что мы делаем и для чего”. Это была первая причина перейти на канбан», – комментирует Дмитрий Щегольков, руководитель клауд-отдела LINXdatacenter.
От хаоса в коммуникациях к упорядоченным процессам
Основная сложность, с которой столкнулась команда LINXdatacener в самом начале, заключалась в отсутствии выстроенной системы ведения задач. Не было прозрачности в рабочих процессах. Сотрудники вели переговоры по почте или в чатах. Из-за того, что не было визуализации рабочих процессов — невозможно было определить, кто за что отвечает, какой заказчик в приоритете, какая выгода у компании от сделки.
«И тут же вытекает вторая причина перейти на канбан-инструмент — свести все коммуникации по задачам в одном месте и сделать этот процесс прозрачным», – говорит Дмитрий Щегольков.
Часто случалось такое, что компания бросала все силы на выполнение заказа, а в итоге заказчику нужно было совсем другое. Сделка срывалась, но тратились силы, время и деньги. Команда занималась задачами, которые не приносили ценности в перспективе. Не было четкой линии связи между заказчиком и исполнителем. Такие случаи часто происходили, потому что у нового направления не был настроен рычаг коммуникации с заказчиком.
Клауд-команде хотелось структурировать задачи таким образом, чтобы исполнители могли работать над понятными задачами, а заказчики могли видеть, как продвигается работа.
«Это была третья причина внедрить новый инструмент управления и коммуникации. Он позволил бы получить баланс между ожиданиями заказчика и тем, что мы можем ему предоставить», – Дмитрий Щегольков.
От слов к действию. Внедрение Kaiten в рабочие процессы LINXdatacenter
После проделанной работы и анализа проблем клауд-команда решила, что нужно внедрять новый инструмент для визуализации рабочих процессов. Решили использовать Kaiten, потому что в нем есть все функции для работы по Kanban-методу. Дополнительным аргументом в пользу Kaiten стало то, что это качественный продукт, который создают российские разработчики.
Начали вводить Kaiten с одного отдела, попутно подключая другие. Первым был клауд-отдел, который отвечает за развитие нового направления. Перенесли все процессы на цифровые доски, чтобы все задачи находились в одном месте. И постепенно все процессы из клауд-отдела перешли в новый таск-трекер.
Следующими стали продуктологи, которые отвечают за формирование внутренних заказов для технической команды. Таким образом, пути коммуникаций стали плавно налаживаться.
Со временем, пользу от Kanban-метода заметило руководство. Ему стало наглядно видно, над чем работают отделы, на что тратится время и ресурсы. Когда все процессы находятся в одном месте, гораздо легче понять, чем занят каждый из сотрудников.
«Благодаря визуализации в Kaiten появилась возможность собрать все задачи в одном месте. Это было важно для получения статистики. Если есть цифры и графики — становится легче обосновывать свои действия перед руководством. Это стало четвертой причиной, почему все больше отделов переходило в Kaiten».
Организация технических процессов в Kaiten
Для начала создали простую визуализацию, чтобы сотрудникам было легче адаптироваться. Доска в Kaiten состояла из колонок «бэклог», «в работе» и «готово». Также добавили деление доски на дорожки по исполнителям, чтобы каждый из сотрудников видел объем своей работы и мог расставлять приоритеты по задачам. Это выглядело так:
Пример доски клауд-команды. Задачи размыты, имена вымышлены, но суть понятна – есть три колонки и дорожки по исполнителям. Все просто.
На первых этапах у команды возникали сложности с пониманием сути Kanban-метода. Сотрудники создавали карточки с большим объемом работы на 2-3 месяца. Клауд-команда со всем пониманием относилась к переменам, поэтому помогала сотрудникам на всех этапах адаптации.
«Постепенно задачи стали уменьшаться, люди стали понимать, как их лучше декомпозировать, чтобы они и не висели на доске месяцами, и при этом был понятен прогресс. То есть появилась культура ведения задач», – говорит Дмитрий Щегольков.
График динамики изменения времени цикла. Наконец-то в компании смогли собирать данные.
С переходом в Kaiten у технической команды появилась возможность собирать статистику. С помощью нее появляется возможность корректировать и ограничивать количество уже начатой работы (wip-лимиты). Клауд-команда хотела прийти к тому, что в работе будет только такое количество задач, которое сотрудники смогут выполнить точно в срок.
«И это пятая причина — установить лимиты, выполнять только действительно нужную работу и доводить ее до конца», – Дмитрий Щегольков.
Годовой срез работы по Kanban-методу в Kaiten
В процессе перехода на новую систему визуализации, команда LINXdatacenter определила для себя несколько основных задач:
- Понять, как устроены рабочие процессы и как их оптимизировать.
- Наладить инструмент коммуникации между заказчиком и исполнителем.
- Перенести рабочие процессы в единое пространство.
- Сделать процессы прозрачными, чтобы получать точные отчеты о работе.
- Создать прозрачную и понятную рабочую систему, где каждый из сотрудников компании поймет, за что он отвечает и на каком этапе находится.
Дмитрию удалось внедрить новый метод визуализации в компании, которая более 8 лет работала по привычной схеме. Техническая команда оптимизировала рабочие процессы, которые упрощают жизнь не только исполнителям, но и заказчикам.
Вместе с облачной командой на Kaiten начали переходить другие отделы. Появились пути коммуникаций, вместо чатов и почты – единое пространство, где видны все взаимодействия между разными отделами.
«Сейчас мы имеем, как минимум, понятное окружение работы нашего подразделения — на доске видны все задачи, все заинтересованные лица точно знают, кто чем занимается, и когда работа будет выполнена.
Прозрачность в постановке задач и понятная приоритизация помогает не нагружать команду бесконечным потоком задач, которые не имеют достаточного обоснования в плане целей и приоритетов. Надеюсь, что дальше все наши подразделения полностью перенесут свою работу в Кайтен, — сначала они настроят в нём свои локальные процессы, а затем мы объединим в одной системе работу всей компании.
Самое важное и ключевое – связать задачи бизнеса с финальными инженерными трудозатратами. И инструмент этому способствует», – Дмитрий Щегольков, руководитель клауд-отдела LINXdatacenter.
Узнать больше о Kaiten и попробовать сервис бесплатно можно на официальном сайте
Партнерский материал
Рекламодатель ООО «Кайтен Софтвер» ИНН 7714426252 Erid: Kra244vHH
Читайте также:
Можно ли уточнить, что автор текста имеет в виду?
Каждое слово в отдельности понятно - но не фраза.
Здравствуйте! Речь про выделенные ресурсы в облаке (аренду облака), так называемый IaaS.
А в чем была конкретная проблема продажи инфраструктуры (выделенной или виртуальной)? Технически это не так сложно.
Например, такое
сложно себе представить. Что это за заказ, на исполнение которого компания должна напрасно бросить все силы? Сбор и анализ требований в процессе переговоров с заказчиком никто не отменял.
Здравствуйте! Спектр услуг компании на самом деле шире. В кейсе мы описали основные направления деятельности, внутри которых есть дополнительные опции. Подробнее можно посмотреть здесь: https://linx.ru/