Как остановить мошенничество и коррупцию в отделе закупок

Эдуард Трымбовецкий, «PROзакупки: полный курс для предпринимателей». – М.: «Альпина PRO», 2022.

Практическое руководство, которое поможет бизнесу ускорить преобразования в закупочной деятельности. Переход закупочной деятельности из тактической бизнес-функции в стратегическую, направленную на снижение корпоративных издержек, стал закономерной тенденцией. Значимость закупок в компании будет возрастать и способствовать достижению устойчивых результатов. В связи с этим возникнет необходимость пересмотреть устаревшие методы и заменить их новыми технологиями. Автор делится интересными выводами и отвечает на вопросы, как и почему закупочная деятельность способна создавать конкурентные преимущества для российских компаний.

Мошенничество в закупках

Классическим примером мошенничества в сфере закупок является сговор работников с внешним поставщиком или подрядчиком, нацеленный на обман работодателя различными способами, в рамках которого сотрудники получают материальные стимулы в обмен на помощь. Мошенничество может иметь место в случае, при которой тендерный процесс не был соблюден, например, на торгах, организованных компанией. Более того, следует квалифицировать как мошенничество следующие примеры:

• Подмена материалов и комплектующих.
• Выставление счетов за несуществующие услуги и работы.
• Завышение стоимости затрат в сметах и транспортных накладных.
• Подписание документов с заведомо ложной информацией.
• Оприходование дефектных деталей.

Безусловно, представленный список – лишь первая попытка заинтересовать читателя и пробудить в нем желание погрузиться глубже в проблематику. Несколько лет назад по просьбе высшего руководства я проводил закупочный аудит в крупной строительной компании и обнаружил ряд любопытных вещей.

• Сговор между менеджерами отдела закупок и поставщиками. Персонал закупок манипулировал закупочным процессом, направленным на ограничение конкуренции, что сводилось к присуждению тендера «своему» поставщику.
• Фиктивная конкуренция. Наличие нескольких поставщиков, у которых один владелец и даже один центр принятия решений. Предполагаемая конкуренция не являлась реальной. А избирательные приглашения на участие в тендере только увеличивали риск, поскольку поставщики и подрядчики действовали как картель, воздействуя на ценовую политику и окончательные решения.
• Необоснованные преференции для отдельных поставщиков. В процессе запроса предложений информация не раскрывалась в полной мере всем поставщикам. А отдельные поставщики получали всю инсайдерскую информацию по будущему тендеру и деталям сделки.
• Затягивание планирования производственных потребностей. Умышленное затягивание планирования определенных товарных групп приводило к ускоренным закупкам с целью соблюдения сроков по строительству объектов. В условиях нехватки времени для проведения утвержденных конкурентных торгов и получения ответов на запросы коммерческих предложений возрастал риск мошенничества, а также возникала вынужденная мера выбора в пользу единственного поставщика (как правило, «своего поставщика»).
• Недостаточное знание рынка по закупаемым товарам и услугам. Отсутствие желания изучать рынок и искать новых поставщиков приводило к серьезным ограничениям конкуренции, риску получения некачественных товаров и услуг, завышенным ценам и злоупотреблению со стороны «своих поставщиков».
• Низкая квалификация сотрудников. Закупки – стратегически важная сфера в строительной отрасли, требующая глубокой экспертизы. Низкий уровень компетентности и осознанности повышал подверженность рискам, особенно мошенничеству со стороны поставщиков, которые манипулировали цифрами в строительных сметах из-за нехватки знаний закупщиков. По моим оценкам, в среднем завышение стоимости смет в этой компании составляло 15%.

В России работают не только национальные компании, но и большое количество международных корпораций, в которых закупочная деятельность частично фрагментирована и в силу определенных особенностей децентрализована. В таких крупных компаниях региональные филиалы не всегда покрываются отделами закупок. Иными словами, закупками занимаются местные сотрудники, не имеющие ни закупочного опыта, ни полномочий. Тем не менее, приведу пример одной компании машиностроительной отрасли, в которой в результате аудита в апреле 2021 года было обнаружено не только взяточничество (часто это выражается в простой передаче денег в конверте), но и другие виды коррупционных элементов.

Откат

Форма согласованного подкупа, при которой взяточнику выплачивается комиссия в обмен на оказанные услуги. Традиционная схема отката в этой компании выглядела следующим образом: есть должностное лицо, которое принимало решение о выборе поставщика по конкретному заказу, и есть компании, претендующие на этот заказ. Чтобы получить заказ, одна из компаний предложила вернуть процент от полученной суммы контракта в личный карман этого должностного лица. Самое интересное, что должностное лицо, получавшее откат, числилось в техническом отделе и имело право подписи по некоторым категориям контрактов. Откаты вредят и организациям, и рынкам в целом, поскольку предприятия теряют деньги, получают товары сомнительного качества и нарушают принципы справедливой конкуренции.

Коррупционный платеж

Материальный стимул, цель которого оказать влияние на получателя. Среди стимулов могут быть:

• Дорогие подарки.
• Предоставление сексуальных услуг.
• Путешествия и развлечения.
• Погашение кредитов.

Во многих российских компаниях мошеннические схемы в сфере закупок не отличаются особой изобретательностью. Иными словами, сотрудник (не всегда работник снабжения) действует ожидаемо и дольно предсказуемо. Как правило:

• Сотрудник может индивидуализировать требования к контракту и техническим характеристикам, чтобы только «свой поставщик» соответствовал ожиданиям организации.
• Сотрудник может необоснованно дисквалифицировать поставщика, который победил на тендере, чтобы в итоге разместить заказ у «правильного» поставщика. В моей закупочной практике был случай, когда генеральный директор западной компании так и поступал. Он отменял результаты тендера до тех пор, пока крупный заказ не был размещен у «его поставщика».
• Сотрудник может «слить» сведения о предстоящем тендере своему поставщику, чтобы обеспечить ему преимущества на торгах.
• Сотрудник может намеренно получить коммерческое предложение в последний момент или повторно запросить ставку от «своего поставщика».
• Сотрудник может целенаправленно приобретать больше товаров, поскольку система учета товарных запасов не работает должным образом или намеренно искажаются данные по складским операциям. Чем больше закупок, тем больше денег окажется в кармане заинтересованного лица.
• Сотрудник может резко предложить замену на нового поставщика, мотивируя это тем, что старые поставщики себя дискредитировали и не соответствуют техническим требованиям. Резкая смена поставщика, предлагаемая зачастую не сотрудниками отдела закупок, является поводом для расследования. Вспоминаю случай в одной компании в сфере продажи оборудования для горнодобывающей отрасли. Менеджер отдела продаж без всякого стеснения настаивал на том, чтобы сотрудник отдела закупок в срочном порядке разместил крупный заказ у одного надежного поставщика. Будучи руководителем этого отдела, я расследовал этот вопрос и обнаружил, что владельцем этой компании являлся сам менеджер отдела продаж. В этом конкретном случае мы видим прямой конфликт интересов. Поскольку менеджер косвенно получает прибыль от сделки, его интерес заключается в том, чтобы получить наиболее выгодный контракт для поставщика (который документально принадлежит сотруднику компании), что наносит финансовый ущерб организации, выплачивающей мошеннику-сотруднику зарплату.
• Сотрудник может одобрить счета за услуги, которые не были оказаны или оказаны не в полной мере. Это часто происходит в транспортной сфере. Вспоминаю свой опыт работы в международной компании нефтегазовой отрасли, в которой региональные офисы принимали решения работать с транспортными подрядчиками по своему собственному усмотрению. Последующий аудит, проведенный специалистами отдела закупок, показал, что объем выполненных услуг оказался значительно меньше, чем было подтверждено документами, подписанными начальником производства местного филиала. Иными словами, часть транспортных услуг никогда не оказывалась, но компания по умолчанию оплатила эти услуги в полном объеме, тем самым способствовала незаконному обогащению своего сотрудника.

В целом существует множество индикаторов потенциального мошенничества и коррупции в сфере закупок, рекомендую выучить их как таблицу умножения.

• Поставщики и подрядчики состоят в дружественных отношениях с первыми лицами компании.
• Выставленные счета за товары и услуги определенных поставщиков оплачиваются в приоритетном порядке.
• Отсутствие должного аудита и проверок у определенных поставщиков.
• Создание препятствий со стороны руководства и заинтересованных сторон на посещение производственных мощностей определенных поставщиков.
• Запрос коммерческих предложений и котировок у определенных поставщиков является прерогативой работников, не являющихся сотрудниками отдела закупок.
• Согласование и утверждение поставщиков, в деятельности которых были выявлены коммерческие и технические несоответствия.
• Новые поставщики сталкиваются с искусственно созданными препятствиями, свидетельствующими о нежелании определенных лиц в компании сотрудничать с другими партнерами.
• «Особое» гостеприимство определенных поставщиков по отношению к узкому кругу сотрудников компании.
• Резкое улучшение образа жизни сотрудников, выраженное в виде приобретения предметов роскоши и люксовых автомобилей.
• Нежелание участвовать в переговорах, направленных на получение скидок и более привлекательных коммерческих условий для компании.
• Чрезмерная опека определенных поставщиков со стороны высшего руководства и заинтересованных лиц по текущим закупочным процессам.

Знакомство с индикаторами нередко вызывает у корпоративных сотрудников вполне резонный вопрос: как отличить мошенничество от коррупции? С одной стороны, сложно отделить мошенничество от коррупции, поскольку в большинстве случаев эти явления происходят одновременно. С другой стороны, характер обстоятельств часто указывает, является ли это нарушение фактом мошенничества или коррупции в действии. Например, сотрудник, работающий на складе, не списывает материалы со склада в учетной системе, чтобы не отражать перерасход до конца месяца, хотя по факту он использовал эти товары для комплектации партии на отгрузку. Это мошенничество, связанное с подтасовкой данных по списанию товарных запасов. Однако если работник склада участвовал в сговоре с поставщиком, отгрузившим контрафактную продукцию на склад, за «определенный процент от объема», это квалифицируется как мошенничество с коррупционной составляющей.

В целом, занимаясь аудитом закупочной деятельности, приходится иметь дело с факторами, влияющими на мошенничество и коррупцию, несмотря на то, что они общеизвестны среди закупщиков, специалистов в сфере аудита и снабженческого консалтинга.

Что побуждает людей заниматься мошенничеством коррупцией?

1. Мотивация в самом широком смысле этого слова

Именно мотивация лежит в основе мошенничества и коррупции, принимая разные формы:

• Люди, обладающие властью и полномочиями, совершают противоправные действия, поскольку ими движут жадность и алчность.
• Другой причиной зачастую становится денежная мотивация – материальная потребность или выгода являются самой распространенной причиной мошенничества и коррупции. Как показывает практика, сотрудники, уличенные в противоправных действиях, указывают, что финансовые проблемы подтолкнули их к коррупции и откатам.
• И последний момент, который мотивирует людей переступить закон и забыть о совести, связан с престижем и статусом. Они считают, что заслуживают большего в этой жизни, руководствуются завистью, ревностью, гневом и уверенностью, что могут претендовать на особый статус. Эти эмоции и порывы побуждают к совершению правонарушений без оглядки быть пойманными и понести наказание.

2. Окружение

Помните слова «Скажи мне, кто твой друг, и я скажу, кто ты?». Мои наблюдения в качестве аудитора подтверждают мнение, что атмосфера и окружающая среда существенно влияют на вероятность совершения мошеннических действий. Не зря говорят: «рыба гниет с головы». Например, в рамках проведенного аудита предприятия было установлено, что генеральный директор и его заместители замешаны в коррупции. Если руководство компании воспринимает свою бизнес-структуру как «кормушку» для незаконного обогащения, надменно и жестоко обращается со своими сотрудниками, игнорирует результаты их работы, то линейный менеджмент и его подчиненные, вероятнее всего, начнут проявлять склонность к мошенничеству и коррупции.

3. Бюрократизм и излишний документооборот

Чрезмерные бюрократические процессы в организациях приводят к большему количеству фактов мошенничества и коррупции. Например, в одной компании для приобретения товаров и услуг необходимо было получить одобрение пятнадцати уполномоченных лиц. Это порождало у данных сотрудников чувство своей особой значимости и привилегированности относительно права утверждения заявок. Излишне запутанный процесс согласования документов в комбинации с низкой заработной платой некоторых сотрудников создавал систему круговой поруки внутри компании, выражавшийся в получении «незаконных материальных бонусов» за ускорение закупочных процессов.

Как предотвратить мошенничество и коррупцию в организациях?

Предлагаю вашему вниманию комплекс мероприятий, который доказал свою эффективность на практике.

1. Сосредоточьтесь на централизации закупок. Начните борьбу с мошенническими действиями при помощи жесткой централизации закупочной деятельности с официально утвержденными процессами и процедурами.
2. Внедряйте горячую линию. Многие компании (особенно западные) повсеместно внедряют горячую линию по вопросам этики. Она позволяет выявлять не только мошенничество и коррупцию в сфере закупок, но и вопросы, связанные с соблюдением корпоративных стандартов и ценностей. Горячая линия имеет сильную профилактическую направленность, поскольку любой сотрудник имеет право сообщить о подозрительном поведении своих коллег и даже руководства.
3. Обучайте своих сотрудников. Ведущие компании регулярно проводят обучение, направленное на борьбу с мошенничеством и коррупцией. Ваши сотрудники должны понимать, что это, а также какие потенциальные риски несет организация. Кроме того, вы должны сообщать о неотвратимости наказания за нарушение этических норм и совершение противоправных действий. Приводите конкретные примеры схем мошенничества и коррупции, расскажите о мерах по их предотвращению.
4. Внедряйте тщательную и прозрачную систему отбора поставщиков. Проведите тщательную оценку рисков каждого поставщика на основе четких и прозрачных критериев, утвержденных в вашей компании. Это может включать финансовую стабильность, кредитоспособность, профессиональное признание на рынке и высокий уровень корпоративного управления, что гарантирует отсутствие аффилированности между вашей организацией и поставщиком. Документальная оценка рисков и аудит поставщиков должны храниться в электронном виде, а копия документов в обязательном порядке предъявляется по первому требованию руководства, аудиторов и надзорных органов.
5. Утвердите антикоррупционную политику. Ведущие организации внедряют антикоррупционную политику на официальном уровне. В ней прописывается понятие, положения и меры, направленные на предотвращение и пресечение случаев мошенничества, коррупции и иных противоправных действий.
6. Следите за разделением ответственности и обязанностей. Во многих компаниях организационная неразбериха и размытое разделение должностных обязанностей (а в ряде случаев их отсутствие) приводили к росту мошеннических схем. Вспоминаю такой случай в одной компании. После назначения на должность руководителя отдела закупок, моим первым принятым решением стало разделение и официальное утверждение должностных обязанностей сотрудников. Это моментально дисциплинировало персонал и мотивировало на добросовестную работу.
7. Внедрите комплексный финансовый контроль за расходами. Совместно с финансовым отделом и бухгалтерией разработайте план по усилению контроля над расходами, регулярно составляйте отчеты по анализу затрат для выявления необоснованных и нестандартных расходов.
8. Займитесь усилением конкуренции. Никогда не останавливайте поиск новых поставщиков, следите за рынком и появлением новых игроков, посещайте выставки и специализированные мероприятия для налаживания новых контактов. Выстраивайте со всеми поставщиками равноправные и прозрачные отношения. Это усиливает конкуренцию на справедливой основе и ведет к повышению производительности ваших партнеров.
9. Проводите регулярную ротацию персонала. Ротация персонала в сфере закупок доказала свою эффективность в борьбе с мошенничеством и коррупцией. Допустим, сотрудник занимался приобретением транспортных услуг в большом объеме в течение последних трех лет. В этом случае рекомендую перевести его на участок, связанный, например, с закупкой канцелярских товаров. В моей практике был интересный случай, когда перевод сотрудника на другое направление в отделе закупок дочерней компании крупного холдинга привел к его увольнению по собственному желанию. Видимо, на новом месте сотрудник не видел перспектив для своего «обогащения».
10. Создавайте культуру открытого общения, честности и добросовестности. Создание благоприятной рабочей среды, чтобы сотрудники чувствовали себя в безопасности, может стать эффективным инструментом, нацеленным на предотвращение мошенничества. А корпоративная культура, в которой сотрудники могут открыто разговаривать со своими менеджерами, укрепляет доверие и чувство сопричастности.
11. Установите достойный уровень вознаграждения. Часто можно услышать, что причиной мошенничества и коррупции является низкий уровень вознаграждения со стороны работодателя. Стоит отметить, что необходимо отслеживать уровень компенсации аналогичных специалистов на рынке. Высокооплачиваемые профессионалы, которые дорожат своей репутацией и рабочим местом, как правило, не участвуют в мошеннических схемах и иных противоправных действиях.
12. Устраните касту «неприкасаемых» сотрудников. Реализация этого пункта требует большей политической воли и внедрения системы сдержек и противовесов. Как показывают мои наблюдения, генеральные, коммерческие и исполнительные директора также могут быть замешаны в мошенничестве, откатах и коррупции. В этом случае должен функционировать независимый комитет с широкими полномочиями, расследующий случаи, в которых фигурируют высшие должностные лица. Отсутствие касты неприкасаемых и избранных сотрудников, которые могут избежать наказания, является мощной движущей силой в борьбе с коррупцией и мошенничеством. Такой подход мотивирует и вдохновляет остальных сотрудников компании. Это является позитивным сигналом для инвесторов, заказчиков и поставщиков, так как он свидетельствует о том, что все равны перед законом и несут ответственность.

Несомненно, феномен мошенничества и коррупции требует постоянного и всестороннего изучения. Представители самых разных отраслей занимаются данной проблематикой, ищут закономерности и причинно-следственные связи как в государственном секторе, так и на уровне коммерческих организаций. Рост озабоченности со стороны организаций обусловлен тем, что на закупку товаров и услуг направляются миллиарды или даже сотни миллиардов рублей. Учитывая тот факт, что, по некоторым экспертным оценкам, средний ущерб от мошенничества и коррупции составляет 5% от дохода организации, то весьма легко подсчитать, во сколько с финансовой точки зрения обходится мошенничество конкретному предприятию.

В этой связи перечисленные меры, направленные на пресечение и предотвращение мошенничества и коррупции, а также вышеупомянутые индикаторы противоправных действий, помогут вам обеспечить надежный фундамент для дальнейшей разработки комплекса мер в соответствии с требованиями и спецификой вашей организации.

Также читайте: