Во времена «кадрового голода» на рынке труда слаженная работа HR-службы и грамотно настроенная кадровая политика в компании – это возможность проще находить, обучать и удерживать персонал. Но даже в хорошо настроенной системе бывают нестандартные ситуации, которые необходимо решать точечно и в индивидуальном порядке. Хочу поделиться своими примерами таких ситуаций и рассказать, какие выходы из них мы нашли для себя.
1. Как сохранить индивидуальный подход к новичку
В большинстве крупных компаний все бизнес-процессы достаточно усреднены и стандартизированы. Как правило, чем больше компания, тем меньше индивидуального подхода к решению кадровых вопросов. Но стандартизировать абсолютно все процессы невозможно, текущий бизнес-контекст требует большей лояльности и свободы для сотрудников. Поэтому лучше сфокусироваться на создании основы, на которую, как на скелет, навешивать взаимосвязанные звенья, которые проще всего скорректировать под частные моменты, не меняя общей сути.
Раньше у нас в компании периодически возникали ситуации, когда новичок просто не мог адаптироваться под текущую систему, или не получал достаточного внимания и наставничества от руководителя. В итоге, просто не доходил до конца испытательного срока.
Для решения этой проблемы мы превратили адаптацию в гибкий конструктор, который позволяет найти индивидуальный подход к каждому сотруднику. С его помощью можно декомпозировать этапы прохождения испытательного срока, подобрать темп работы, программу обучения и количество промежуточных встреч с непосредственным руководителем по предварительным итогам. Все необходимые этапы прописываются в отдельной задаче в CRM-системе компании и сотрудник совместно с руководителем шаг за шагом идут по ним.
Благодаря такой автоматизации руководители, которые часто находятся в командировках, получили возможность удаленного сопровождения новичков, а сотрудник всегда видит поле для деятельности перед глазами, получает обратную связь и ориентируется в ситуации. Отзывы от самих сотрудников о системе адаптации положительные. По предварительным итогам прошлого года текучесть кадров уменьшилась почти вдвое.
2. Как стимулировать сотрудников соблюдать регламенты
Зачастую опытные руководители для оптимизации и наведения порядка в бизнес-процессах пишут регламенты и вводят их в действие с обязательным ознакомлением сотрудников под роспись. Далее регламент тяжелым грузом ложится на архивные полки, в лучшем случае в кабинет HR-менеджера. И никто из кандидатов не задается вопросом при приеме на работу: «а можно ли ознакомиться с мануалом по вашему предприятию?». А далее следует проблема: регламент есть, а соблюдения нет.
Давайте посмотрим правде в глаза: в связи с развитием технологий потребление и усвоение информации стало более поверхностным. А уж если речь идет о корпоративном «талмуде» и никому не интересной макулатуре, то и подавно. Как только появляется задача ознакомиться с ними, уже возникает сопротивление. Даже если по этим документам потом придется работать. А процессы страдают. Так как быть?
Чтобы решить эту проблему, HR-команда совместно с интеграторами CRM-системы разработали интерактивную базу знаний с описанием основных бизнес-процессов. В ней мы собрали краткие текстовые инструкции, небольшие обучающие видео и добавили ссылки на шаблоны необходимых документов и контактных лиц в компании. Таким образом, на одном портале мы разместили все необходимые инструкции, чтобы понимание бизнес-процессов было не только разнообразным для восприятия и простым в усвоении, но и удобным в поиске.
В результате получили снижение вопросов по процессингу задач от одних структурных подразделений к другим и сократили сроки по исполнению проектов. Сотрудникам стали более понятны процессы в компании и цепочки взаимодействия подразделений, также выстроилась культура документооборота.
3. Как соблюдать негласные правила
Когда в коллективе работают преимущественно новые сотрудники, у многих из них может не быть достаточного опыта, связанного с корпоративной культурой и трудовым распорядком. В такой ситуации крайне важно мягко и деликатно объяснять основные моменты, особенно относительно оформления документов, чтобы избежать негативной реакции со стороны сотрудников и в целом создать и сохранить комфортную атмосферу на работе.
Как для многих коммерческих компаний, для нас последний квартал года – это жаркий сезон продаж и закрытия длительных крупных проектов. В связи с этим у нас давно появилось негласное правило «не ходить в отпуск в четвертом квартале». Как минимум без предварительного согласования в индивидуальном порядке.
Однако, как только прирост персонала в компании набрал огромную скорость, следить за данным условием стало гораздо сложнее и вскрылась проблема: правило не просто негласное, оно не очевидное для вновь прибывшего в коллектив, поскольку важность необходимости согласования отпуска заранее попросту своевременно не доносилась. Как следствие, руководители стали получать заявления не минимум за две недели, а в лучшем случае за неделю с формулировкой «Как же быть, у меня невозвратная путевка уже на руках». И в неприятной ситуации оказывались обе стороны.
Во избежание такой ситуации на будущий год в компании был введен график отпусков, в котором сотрудники должны фиксировать дни своего отсутствия. А перенос дат отпуска стал невозможен без согласования с руководителем заранее в сроки, утвержденные и донесенные всему коллективу. Также мы добавили это отдельным пунктом в Welcome Book для новичков из базы знаний, чтобы с самого начала прививать культуру корректного ухода в отпуск.
Этот подход молниеносно задачу не решил, потребовались индивидуальные встречи с сотрудниками. Но в целом объем несвоевременно подаваемых заявлений снизился почти в два раза, а количество сотрудников, обсуждающих перенос своего отпуска заранее, увеличилось. Главное, что мы продолжаем работать над созданием культуры взаимопонимания и планирования в команде.
Выводы
Таких ситуаций было гораздо больше, но все они так или иначе связаны с вопросом адаптации. Если вы найдете золотую середину между взращиванием персонала и демократичным стилем менеджмента, то это сослужит вам отличную службу в непростом деле управления людьми.
Также читайте:
- А бить не пробовали ?
- Не...
- Попробуйте, только без злости.
Примитивный подход работает только в примитивных организациях с простыми бизнес - процессами. Типа продажи шаурмы.
Хотелось бы получить пояснения. Автор пишет:
Вновь прибывший в коллектив не имеет права на отпуск ранее, чем через полгода в соответствие с ТК. Даже если и путёвка. Как могла возникнуть такая проблема?
ТК не обязывает работника писать заявление за две недели. Он обязывает работодателя оплатить отпускные не поздее 3-х дней.
График отпусков - это обязанность работодателя и по сути он является дополнением трудового договора. Неужели не было графика отпусков?
Извините, но это просто полное отсутствие трудовой дисциплины.