В основе методики – закон Парето 20/80 (20% всех усилий дает 80% результата). 20% времени затрачивается на выполнение 80% задач.
Простая математика говорит, что если ваше совещание длится 60 минут ежедневно, составом 5-9 человек со средней стоимостью одного рабочего часа в 625 руб. (это в среднем 100 тыс. руб. – з/п), то ваш совещательный бюджет в месяц составляет:
5-9 человек Х 20,58 дней (среднее кол-во рабочих дней в месяце) Х 625 руб. =
= от 64 312 руб. до 115 762 руб.
Соответственно, если вы проводите совещания 2-3 раза в день, то стоимость увеличивается до 347 288 руб. в месяц.
Если вы вовлекаете большее число сотрудников в совещательный процесс, то каждый последующий увеличивает стоимость совещательного процесса на 12 863 руб. в месяц.
При расчете стоимости можно включить также оплату выхода на работу в выходные и праздничные дни, причинами которых могут стать также долгие совещания.
Итак, затяжные совещания – признак многих компаний. Быстрые и результативные совещания – искреннее желание многих работников компаний.
В пользу быстрых совещаний – психологический закон Йерса-Додсона, устанавливающий взаимосвязь между стрессом и результативностью работы. Согласно этому закону, результативность является оптимальной тогда, когда присутствует некий уровень стресса, а в отсутствие стресса результативность снижается до минимума, как и в случае чрезмерного стресса.
В быстрых и результативных совещаний присутствует рабочий темп обсуждения.
Для начала можете оценить эффективность и стоимость совещательных процессов, ответив на следующие вопросы:
- По всем ли вопросам вы успеваете принять решение на совещании?
- Отправляете ли вы информационные материалы согласно повестке к совещанию? Если да, то этого времени достаточно для анализа и изучения?
- Пользуются ли приглашенные телефоном во время совещания? Отвечают ли на звонки и SMS?
- Приглашаете ли вы на совещания лиц, ответственных за реализацию принятых решений?
- Соблюдаете ли вы контроль времени диалога каждого из приглашенных?
- Закреплены ли ваши поручения за конкретными лицами?
- Проверяете ли вы статус выполнения задач?
- Есть ли ответственный за подготовку к совещаниям?
- Пользуетесь ли вы единым информационным полем для обсуждения результатов совещаний?
- Владеете ли вы приемами удержания внимания присутствующих на совещании лиц? Контролируете ли вы их вовлеченность?
- Обратите внимание, когда приносят на совещание кофе (чай, воду) снижается ли общая производительность во время совещания?
- Завершаете ли вы совещания, если начинается обед (заканчивается рабочий день)?
- Проводите ли вы совещания в цехах (отделах)?
- Проводите ли вы расчет времени, затраченного на выездные совещания?
- Организуете ли совещания там, где возникла проблема?
- Фиксируете ли вы общее время проведения совещания?
- Опаздываете ли вы или приглашенные на совещания? Каково среднее время опозданий?
Отвечая на вопросы, вы поймете, где ваши «узкие места» в совещаниях.
Самые распространенные итоги:
- Совещания ни к чему не ведут.
- Они длятся слишком долго.
- Они всегда поздно начинаются.
- Никто ими не руководит.
- У каждого участника своя повестка дня.
Как начать проводить быстрые совещания за 12 минут
Методика быстрых и результативных совещаний «12 минут» предполагает тренировку. Это методика, требующая подготовки как организационного, так и содержательного плана.
Итак, с чего начать тренироваться:
- Сократите повестку дня до 2-3 вопросов. Пересмотрите вопросы, которые вы выносите на обсуждение. Есть ли вопросы, которые можно делегировать?
- Уберите из повестки дня «Разное». Если важные вопросы – выносите их на обсуждение, если вопросы носят информационный характер, то можно использовать адресную информационную рассылку по почте, в мессенжерах с фиксацией обратной связи о получении и ознакомлении. Опросы, сбор обратной связи можно проводить с помощью Google-форм.
- Рассылайте необходимую информацию за 1-2 дня до совещания, и тренируйте приглашенных знакомиться с такими документами заранее и на совещание приходить «в теме».
- Учитесь делать быстрые и «сухие» обзоры текущей проблемы и ситуации, максимально используйте дашборды.
- Договоритесь с приглашенными о цифровом вакууме на 12 минут, никаких телефонов!
- Не приглашайте на совещания замов или специалистов, из-за того что их руководитель не может присутствовать. отработайте навык приглашать только людей, принимающих управленческие решения и ответственных исполнителей.
- Фиксируйте персональную ответственность по каждому вопросу повестки.
- Пробуйте организовывать совещания в производственных местах, участках, в месте, где возникла обсуждаемая проблема.
- Научитесь держать внимание лиц, принимающих решения, с помощью фасилитационных и модерационных техник:
- Проводите совещания стоя и просите всех участников также стоять!
- Контролируйте у ответственного лица актуальный реестр выполнения поручений, используя Канбан-мониторинг.
- Создайте единое информационное поле для обсуждения результатов совещаний.
Важно при овладении навыка быстрых совещаний тренировать свою команду проводить их, а также формировать культуру правильного делегирования полномочий.
Проведите с командой тренинги по отработке:
- методики быстрых выступлений 4П (приветствие, потребность, презентация, продажа);
- техник тайм-менеджмента;
- борьбы с «пожирателями времени».
Организуйте на постоянной основе обучение руководителей и ключевых специалистов навыкам:
- Модерации (умение вовлекать всех участников в рабочий процесс и разработку плана действий по обсуждаемой проблеме с целью принятия итоговых решений).
- Фасилитации (умение результативно организовывать групповое обсуждение на совещаниях в нужном русле с учетом поставленных задач и регламента). Результативность фасилитатора это: конструктивный управляемый диалог, достижение поставленных задач, выполнение регламента, принятие решений.
- Трекинга (умение постоянно фокусировать совещательный процесс в едином содержательном поле: цель – ограничение – устранение ограничения).
Можно начать тренироваться, уменьшая совещания, к примеру, до 40 минут. Тренироваться можно в Zoom, используя базовый пакет, ваше совещания продлится не более 40 минут! И при повторном подключении уже становится понятно, что все обсудили, а по новому кругу обсуждать интереса и времени нет.
Специально ограничивайте совещательное время, тогда увидите динамику.
Читайте также:
Вообще-то модерация - это контроль соблюдения регламентов и правил, а фасилитация это создание пространства, которое помогает прийти к целе наиболее комфортно. И достижение заявленных целей - это то, что не зависит от фасилитатора, как и принятие решений. - Это отвественность группы. А вот если участники понимают какаие цели у них есть, где находятся - то это как раз задача фасилитартора
А по теме статьи:
1. Определите что вы хотите получить по результатам совещания
2. Что вы можете сделать
3. Кто для этого нужен
4. Как получение результата будет происходить.
А уже потом то, что перечисленно в статье
Может, больше ничего и не надо делать? А то очень сложная получается методика (только на рекомендуемые тренинги по тайм-менеджменту сколько времени потребуется, слава Глебу Архангельскому!).
Соглашусь с Вашей поправкой. Но эти слова из-за близости понятий часто употребляются, как синонимы. Я бы на месте автора не делала упор на их различии. И методика бы короче получилась. В логике темы:-)
В статье речь о развитии руководителя как фасилитатора и модератора, собствено которому и не мешало бы освоить данные компетенции.
Это не методика, описанные шаги это тренировка
Всё зависит от цели (отчётно-плановое, новые задачи, ситуационное, стратегически-постановочное) и вида совещания (периодическое, разовое, аварийное-авральное),
А методы изложенные в статье - норм.
Добавил бы, что ведущий совещание должен быть наполнен внутренней харизмой, железно нацеленой на итог совещания, чувствительностью на потенциальные отклонения от цели и чуткостью к участникам.
Спасибо! Прям в точку описали свойства ведущего совещания, которые актуальны для современных руководителей предприятий и проектов
Можно совещание и за 10 минут сделать, и предложенные советы правильные и здравые, но зачем? Стоимость потраченного времени - это несколько странный критерий. С таким критерием руководитель вообще только одни расходы приносит. Рабочее время конечно стоит денег, но платят их обычно не за проведённое на работе время, а за результат. Так как там, где платят за проведённое время, там совещания обычно не нужны.
Но как же жить без долгих душевных совещаний - скучно и неинтересно :)
Обзор методов в целом не плох, а по сути статья из серии "как разбогатеть за неделю". Что касается стоимости совещаний, как-то упущены возможные потери от отсутствия скоординирванности и взаимопонимания, которые как раз и достигаются на совещании ...