Как удаленной команде перейти на асинхронный формат работы

Удаленный формат работы практикуется самыми разными специалистами еще с 2005 года. Согласно данным Owl Labs, во всем мире примерно 16% компаний работают дистанционно, и весьма успешно. Ввиду того, что тренд удаленных рабочих мест не теряет своей актуальности, хочу поделиться рекомендациями по организации не просто удаленки, а удаленки с асинхронным форматом взаимодействия.

Что такое асинхронная удаленная работа

Мы предоставляем сервис для более 30 тыс. компаний. Естественно, не со всеми клиентами мы видимся в стенах офиса за чашкой кофе. А некоторым из них нужна поддержка нашего сервисного центра, как говорится, здесь и сейчас. Хостинг-провайдер – это не завод, где каждый у станка, и ни шага в сторону. В нашем бизнесе удаленная работа для сотрудников и руководителей – это норма. Для нас важны work-life баланс работников и их ресурсное состояние.

Удаленка сама по себе – неплохой инструмент мотивации персонала. Уже можно утверждать, что наличие в компании гибридного формата работы повышает интерес соискателей к работодателю. Это баллы в корпоративную «карму», так что не забывайте упоминать о таких вариантах при поиске новых сотрудников.

Я уверен, что почти любая компания может быть полностью удаленной, если инвестирует в развитие информационных технологий, цифровизацию, формирование кросс-функциональных команд, новаторскую корпоративную культуру. И, конечно, если практикует асинхронную работу хотя бы для отдельных команд. Да, оказывается, синхронизация хороша, когда речь идет о гаджетах, но не всегда хороша, когда говорим о людях.

Асинхронная работа позволяет каждому члену команды трудиться не в строго определенные часы, от звонка до звонка, а когда человек наиболее продуктивен и включен в процесс. Управленцы, воспитанные на классике, могут возмутиться, мол, как это оставить без контроля сотрудника, который готов работать, например, с полуночи до шести утра?! Если вы сомневаетесь в ответственности своих людей, то тут проблема не в формате работы, а в команде…

Асинхронная удаленка – это когда важно, что именно люди делают, а не то, где и когда они это делают. Амбассадоры удаленки даже готовят специальные документы на тему этого формата работы. Так, компания GitLab опубликовала свой Remote Playbook 2022, который служит руководством по лучшим практикам для поддержки и развития удаленного персонала. Полагаю, скоро и в нашей стране начнет крепнуть культура асинхронной удаленной работы, а какая-нибудь компания даже не поленится выпустить свой мегаполезный гайд на эту тему.

Как выстроить асинхронные коммуникации

Как научила нас та же пандемия, эффективная удаленная работа – это не просто закрытие офиса и отправка всех по домам с ноутбуком. Чтобы добиться успеха в полностью дистанционной модели, работодатели должны относиться к ней обдуманно, как к любым другим стратегическим инвестициям, рассчитанным на получение прибыли в долгосрочной перспективе.

Нужно начать с перепроектирования виртуального рабочего пространства для более эффективной коммуникации. Тут я отмечу важность перехода именно к «асинхронной коммуникации», чтобы сотрудники, работающие в разных часовых поясах, не были исключены из важных встреч, решений или новостей. Да и никто не отменял проблем со здоровьем и походы к врачам, проблемы с электричеством, с соседями, с родней и ретроградный Меркурий. Если работник временно и по уважительной причине выпал из рабочего процесса, то по возвращении он не должен оказаться на «обочине» коммуникации. Задача тимлида, непосредственного руководителя – обеспечить включенность людей в процесс, независимо от того, смогут ли они ответить на звонок.

Асинхронные коммуникации необязательно должны быть сложносочиненными: это могут быть записи совещаний и последующее предоставление их сотрудникам или отправка важных обновлений компании по электронной почте или в корпоративный мессенджер. Главное, чтобы сотрудники были в курсе всего, что происходит в компании и на их проекте.

Зачем документировать организационные процессы на удаленке?

Удаленные компании должны быть щепетильны в вопросе документации. Это означает не только делать заметки на собраниях и предоставлять стенограммы совещаний, но и тщательно документировать организационные процессы, культуру и решения.

Все должно иметь свой электронный след: все основные моменты необходимо документировать для «выравнивания» коммуникации в разных временных зонах и трансляции информации. Скажем «Да!» электронным документам и экономии бумаги. Можно практиковать создание виртуальных корпоративных справочников, которые позволяют сотрудникам, независимо от местоположения, часового пояса или графика, иметь доступ к важной информации о компании, когда нужно. Специальные чаты должны записываться для повышения прозрачности внутри компании и формирования четких коммуникационных потоков. «Неписанные правила» оставьте в прошлом.

Что делать для повышения вовлеченности удаленных сотрудников

В некоторых западных компаниях практикуют так называемые виртуальные «кофейные чаты»: любой сотрудник может пригласить коллегу в видеочат для неформальной беседы и чтобы попить кофе за компом. Также весьма интересна практика виртуальных клубов после работы: настольные игры в видеочате, «Крокодил» или «Мафия», совместный просмотр вебинаров или кино. Так можно сделать виртуальную среду более инклюзивной. Это как раз профилактика тех самых моментов, когда удаленщики жалуются, что им не хватает нормального человеческого общения.

Живые встречи однозначно важны. Рекомендую всем удаленным компаниям организовывать местные корпоративные мероприятия для мини-групп работников, чтобы сотрудники могли встречаться, взаимодействовать и общаться лично. Такие мероприятия позволяют сделать коллектив менее виртуальным: у коллег происходит «запечатление» друг друга, а все мы наслышаны о чудотворной силе визуализации!

Как подобрать идеального удаленного руководителя

Не все сотрудники могут работать дистанционно и не все менеджеры могут руководить удаленным коллективом. И бывает так, что попытка наладить удаленку или гибрид в итоге заканчивается для компании возвращением в офис. Чаще всего в офис стремится вернуться руководство. Но менеджерам стоит помнить, что у удаленки есть множество «оттенков»: полная удаленка, гибрид, «удаленные дни», частичная удаленка, временная удаленка – всегда можно попробовать какую-либо из этих вариаций. Проведите «тест-драйв» хотя бы для отдельных сотрудников. И вот тут крайне важно найти правильного человека на роль лидера команды.

Руководитель удаленного коллектива на порядок организованней и целеустремленней, чем офисный руководитель. Менеджером удаленного подразделения компании должен быть человек с богатым опытом работы с самыми разными людьми. Ему важно уметь четко ставить задачи, приоритеты и дедлайны, убеждаться, что сотрудник понял и принял задачу, важно уметь получать и обрабатывать обратную связь, осуществлять контроль на «реперных» точках (без давления и террора), корректировать подчиненных...

Из этого всего следует, что наличие у такого человека технического образования менее важно, чем умение разбираться в людях, мотивировать их, добиваться результатов. Это чуткие и инновационные лидеры, чьи рабочие процессы прозрачны для остальных. Такие люди должны подавать пример: работа – это не стены, работа – это отношения.

С развитием облачных технологий удаленная работа стала логичным витком «эволюции» организационных процессов. Компании, которые целенаправленно подходят к трансформации своих бизнес-процессов, будут процветать. Такие игроки рынка привлекут и сохранят талантливые команды и смогут достичь новых уровней производительности и оперативной гибкости.

Фото: freepik.com

Также читайте: