Каждый собственник бизнеса хочет, чтобы сотрудники работали как пчелки, не болели, не брали отпуск, не ходили на обед, и при этом были довольны своей работой, трудились с огромным энтузиазмом, просто излучая мотивацию и креатив. Конечно, идеала достичь сложно, и в то же время повысить продуктивность сотрудников можно при помощи достаточно простых методов, которые либо не будут стоить ни копейки, либо окупятся в короткие сроки.
1. Минимизировать количество поводов, отвлекающих от работы
Это первое, что необходимо сделать. Нам всем хорошо известны ситуации, когда только сел работать, настроился и тут телефонный звонок или пришедшее по электронной почте письмо отвлекает, заставляет переключиться на ответ коллеге, клиенту или поставщику. В то же время для выполнения сложной работы (написание отчета, создание презентации) необходимо максимально сосредоточиться и потратить достаточно много времени.
Почему теряет продуктивность сотрудник, который постоянно на что-то отвлекается? Дело в том, что наш мозг выходит на максимальную производительность не сразу. Когда вы садитесь работать, например, над отчетом, первые несколько минут ваш мозг работает вполсилы. Далее продуктивность возрастает и находится на максимальном уровне 40-45 минут. Если вы отвлеклись, мозговую настройку придется выполнить заново, а время выполнения задачи возрастет. Как же исключить столь вредные отвлечения? Есть несколько направлений, по которым нужно провести работу:
- Звонки по телефону должны делаться только для решения действительно важных и срочных задач. Каждый сотрудник компании должен знать, что, позвонив по телефону, он, возможно отвлечет коллегу и тем самым «украдет» у него время. Итак, первое правило: вводим запрет на телефонные звонки коллегам. Только важные и одновременно срочные дела могут стать поводом для звонка.
- Необходимо ввести правила работы с электронной почтой: просмотр входящих сообщений проводить два раза в день, утром, например, с 9.00 до 9.30 и после обеда с 14.00 до 14.30. Оповещения о входящих письмах должны быть отключены.
- Ввести запрет на разговоры по мобильному телефону по личным вопросам в кабинете. Соответственно в рабочее время мобильные должны быть переведены на беззвучный режим.
2. Создать условия для нормального отдыха
Недосып и недостаточный отдых – одни из основных источников низкой продуктивности сотрудников. Человек, который не высыпается и нормально не отдыхает, работает на уровне значительно ниже максимально возможного. Такому сотруднику сложно сосредоточиться, он допускает больше ошибок, гораздо дольше и менее качественно выполняет задания. При хроническом недосыпе и значительных переработках сотрудники чаще болеют, а вероятность увольнения возрастает многократно. Конечно, нельзя заставить сотрудников спать хотя бы по семь часов и качественно отдыхать, однако некоторые возможности у руководителя все-таки есть.
При прочих равных условиях график работы с 10 до 19 часов является приоритетным. Во-первых, можно подольше поспать. Во-вторых, этот график позволяет сократить время в пути до работы за счет меньших пробок на дорогах как утром, так и вечером, и повысить комфорт сотрудников, добирающихся общественным транспортом. После 9 часов утром и после 19 вечером в метро и наземном транспорте гораздо меньше народу.
Также достаточно хорошие результаты показывают эксперименты, когда один день в неделю или две недели сотрудникам разрешается работать дома. Такая практика снижает уровень усталости, позволяет отдохнуть от утренних сборов на работу, сэкономить время, уходящее на поездку до офиса и обратно, а также дает возможность поработать над приоритетными задачами, не отвлекаясь на общение с коллегами.
Для того, чтобы сотрудник мог после работы переключиться на общение с семьей, друзьями и дела, не связанные с работой, необходимо исключить практику звонков сотрудникам по делам после окончания рабочего дня, в выходные и во время отпуска. Также не следует присылать подчиненным важные и объемные задачи в конце рабочего дня: пусть они не думают до полуночи о «слоне», который свалился на голову за минуту до ухода с работы.
3. Культивировать здоровый образ жизни
Хорошее самочувствие дает человеку больше энергии. Здоровый сотрудник более креативен, мотивирован, позитивен и создает положительный эмоциональный фон в коллективе. Такой сотрудник не уходит на больничный, быстрее справляется с поставленными задачами и более позитивно реагирует на сложности и неприятности на работе. Поэтому здоровый образ жизни и занятия спортом должны культивироваться в корпоративной культуре.
Как правило, 70-80% рабочего времени мы сидим на стуле перед монитором почти в неподвижном состоянии. Поэтому нам так необходима физическая нагрузка на протяжение рабочего дня. В идеале упражнения следует выполнять после каждых двух часов сидения перед монитором. Причем лучше ввести практику коллективных занятий. Проведение производственной гимнастики практикуют многие иностранные компании. Простой комплекс упражнений на растяжку и общефизическую подготовку позволяет повысить уровень энергии у сотрудников, улучшить кровообращение, напитать организм кислородом. Немаловажным является и отдых глаз от монитора.
Например, если рабочий день начинается в 10.00, первый «подход» на зарядку нужно проводить в 12 часов. Упражнения должны занимать не более 10-15 минут, сотрудники не должны устать. Вторая серия упражнений проходит за 2-2,5 часа до окончания рабочего дня. Проведение зарядки в конце рабочего дня позволяет поднять мотивацию сотрудников, настроить их на активную работу в конце рабочего дня, а не досиживать последние рабочие часы, как зачастую происходит.
Если площади позволяют, можно оборудовать в офисе фитнес-зал. Велотренажер, пара гимнастических ковриков для упражнений на пресс, перекладина для подтягивания, несколько комплектов гантелей, – этого вполне достаточно. И если уж установили перекладину – соревнуйтесь, кто больше раз подтянется и награждайте победителя. Хорошая физическая форма должна поощряться. Можно также компенсировать сотрудникам часть стоимости занятий в бассейне или тренажерном зале.
4. Организовать правильное питание
При рассмотрении термина «правильное питание» как инструмента повышения продуктивности можно выделить несколько измерений. Первое – это то, что мы едим. Если вы обеспечиваете питание коллектива, тогда задача упрощается. Вы просто должны следить за сбалансированностью и полезностью того, что заказываете для сотрудников. Если же нет, то вам остается только прочесть лекцию о правильном питании, а также показывать хороший пример.
То, что находится в руках руководства – это обеденный перерыв. В 99% компаний перерыв на питание сотрудников организован неэффективно. Хуже единственного перерыва в один час в середине рабочего дня может быть только отсутствие перерыва.
Давайте рассмотрим, что происходит с сотрудником с точки зрения продуктивности при обычном графике труда и отдыха. В 9.00 человек приходит на работу. Пьет чай, что-то перекусывает. Примерно в 11-12 часов уровень глюкозы в крови снижается, человек начинает испытывать голод. Час-два до обеденного перерыва организм работает в неоптимальном состоянии, сотрудник отвлекается на мысли о голоде, работает на половину от своих возможностей. Некоторые просто ждут перерыва чтобы поесть, имитируя работу. И вот наступает обеденный перерыв. Сотрудник идет в кафе и съедает бизнес-ланч: первое, второе, салат и компот, – словом переедает. Теперь организму понадобится примерно час для того, чтобы частично справиться с большим количеством пищи. В этот период энергия будет направлена на переваривание пищи, а сотрудник чувствует тяжесть в желудке, сонливость. И опять же до 14.30-15.00 сотрудник работает на минимуме возможностей. Кроме того, такой режим питания создает предпосылки для набора лишнего веса.
Чтобы поддерживать примерно постоянный уровень глюкозы и энергии, есть нужно раз в три-четыре часа. И соответственно перерывов на прием пищи должно быть, как минимум, два – по полчаса каждый. Первый через три часа после начала рабочего дня, второй – еще через три часа. Например, в 13.00, если рабочий день начинается в 10.00, и в 16.00. Такой график питания позволит повысить продуктивность работы коллектива за счет сглаживания уровня энергии на протяжении рабочего дня.
Совершенству, как известно, нет предела. Количество способов повысить результаты работы сотрудников бесконечно. Попробуйте применить хотя бы те, которые описаны. А дальше смело берите инициативу в свои руки и проводите работу по другим направлениям. Главное, чтобы все сотрудники понимали причину изменений. Перед тем, как приступать к внедрению новых практик, необходимо сообщить о них сотрудникам, провести «презентацию». Зачастую новшества воспринимаются с настороженностью. Объясните сотрудникам какую пользу принесут нововведения. И конечно руководитель должен неукоснительно следовать введенным им же правилам, подавать пример коллективу, быть приверженцем продуктивной работы, здорового образа жизни.
Удачи вам на пути к продуктивной и эффективной работе!
вызовет дикую текучку, поскольку ЗОЖников, по счастью, не так уже и много
боюсь этого недостаточно, придется еще крепко это дело материально простимулировать. не то, что бы я был принципиально против спорта, но если мы говорим о принудительных занятиях .....
несколько комплектов гантелей, – этого вполне достаточно.
вот этой гантелей такому начальнику по башке рано или поздно и дадут. и правильно сделают
график с 10 до 19 прекрасен, оч. комфортен, но ...... не для всех
в общем повысить продуктивность сотрудников можно, если их возглавляет грамотный начальник, а не "спортсмен", "сапог", "креакл" или нечто подобное
Хорошая статья - правильная!
Но "насильно мил не будешь"! Как только "принудиловка" в любом виде, даже под вывеской заботы о сотрудниках, так сразу же сопротивление, и не тем начинаниям, которые полезны по сути своей, а принуждению.
Детский негативизм - "а я хочу сам захотеть" живет в каждом человеке всю жизнь, по Э. Берну - (трансактный анализ): человеческая психика имеет три составляющих - Детское состояние (Ребенок) Родительское состояние (Родитель) и Взрослое состояние (Взрослый).
"Ребенок" - то есть Детское состояние выбирает из окружения людей для общения и манипулирования ими.
Товарищей, друзей,врагов,супругов,любовников выбирает именно это состояние. Оно же выбирает условия подчинения - насилие отвергается всегда!
Не знаю, что вызвало такой негатив у большинства читателей? По идее очень точно подмеченные детали, особенно в п.1. Все так и есть. Пусть каждый просто проанализирует реакцию своего организма, на подобные отвлечения и думаю, будут вынужден согласится с правотой автора. По идее так и должно быть!
Второй вопрос, можно ли это искоренить? В большинстве случаев нет , хотя к этому надо стремится! Что тут греха таить, безалаберность в работе - это наше все. И часто руководители, которые по идее в первую очередь должны быть заинтересованы в повышении эффективности труда сотрудника, сами тому виной. Признайте, что часто мы сами и отвлекаем подчиненных от выполнения задач, своими звонками и вопросами. Ведь многим из нас - нужно здесь и сейчас. А потом удивляемся, почему сотрудники не успели то, не успели это.
По поводу спорта - тоже все правильно. Я знаю компании, которые сделали у себя мини спортзалы. Но честно признайтесь себе, что главный ваш враг - это ваша лень. Вот почему, моя сватья может встать и выехать на работу пораньше (до пика пробок), а приехав -сходить в спортзал на работе, а большинство ее коллег (при всех равных условиях) это не делает?
Интересно. Ни разу не видел, чтобы такое внедрялось централизованно. Во всём согласен, хочу дополнить:
По пункту 1. С входящими телефонами ничего не сделаешь, а с почтой надо попробовать. Обычно ожидают мгновенного прочтения письма.
По пункту 2. Нужно настойчиво выпроваживать с рабочих мест, чтобы не задерживались (это ждёт до завтра? - идите домой). Те, кто любят засидеться, как правило, неэффективно работают днём, потому что откладывают на вечер. Пусть лучше пораньше домой придут и отдохнут.
По пункту 3. а) Лучше раз в час минут на пять. б) Спортзал нужно организовывать несколько скрытым от глаз, чтобы не стеснялись (не в опен-спейсе и не в коридоре). в) Коврики нужны, но упражнения на пресс для офисных работников недопустимы без предварительной десятиминутной разминки.
По пункту 4. Да, кушать каждые три часа - идеал. Но как организовать это без муштрования не представляю. Всем пить чай по гудку - тогда столовая должна вмещать всех. А если разделить график по отделам, то будет неконтролируемая карусель.
1) Входящие звонки больше всего отвлекают. Я всегда стараюсь переводить систему поступления информации в компаниях (даже в отделах продаж B2B), с тел.звонков на эл. письма. Как правило, после разъяснения клиентам, контрагентам, поставщикам и т.д., что к рассмотрению принимаются ТОЛЬКО вопросы по эл.почте, все нормализуется и всем от этого становится только удобнее.
2) В большинстве случаев, задержки на работе происходят в виду аврала, часто по вине руководства (нужно было сделать вчера!!!). А учитывая то, что до сих пор во многих компаниях никто не платит за переработку в полуторном размере, то никто и никого выпроваживать не будет.
Это не лень - это установка такая, которая определяет готовность к действию и отношение к предполагаемому предмету этого действия - отрицательное или положительное.
потому, что им есть чем заняться помимо этого. признаваться не в чем, верх идиотизма, ради занятий спортом жертвовать чем то. колхоз-дело добровольное. сделали спортзал-молдодцы, желающие пользуются, но принуждать других и думать забудьте. ни один НОРМАЛЬНЫЙ человек не потерпит принуждения подобного рода.
Кто хочет — ищет возможности. Кто не хочет — ищет причины. А.Линкольн
и что? какая необходимость прыгать в спортзале в разрезе рабочего процесса? конкретно, без замполитских лозунгов типа хорошего самочувствия, пАзитива и прочих сферических коней в вакууме?