Подчиненным тоже следует сформулировать свои ожидания и заставить начальника принять самые главные для вас условия. Особенно важно это сделать, если он всегда и во всем старается повыше установить планку.
Джон Габарро и Джон Коттер
В этой статье я предлагаю ряд полезных инструментов для управления ожиданиями начальника в отношении объемов работы, которую вы в состоянии выполнить. Ниже я перечислю все рекомендуемые инструменты решения этой задачи, а затем рассмотрю каждый из них более подробно.
- Требуйте наличия прописанных должностных обязанностей.
- Признайтесь начальнику, что вы перегружены.
- Сообщите боссу о последствиях перегруза.
- Не соглашайтесь сразу.
- Выясните, кто еще может выполнить работу.
- Торгуйтесь.
- Просите расставить приоритеты.
Требуйте наличия прописанных должностных обязанностей
Как нам найти критерии оценки того, перерабатывает сотрудник или выполняет обязательную работу? Как часто мы слышим от друзей и знакомых, что им приходится работать за двоих, а то и за троих сотрудников. И нередко они рассказывают про это, сидя с нами в кафе в рабочее время. Например, если весь отдел вообще ничего не делает, а одному сотруднику приходится работать аж половину рабочего времени, то он будет уверен, и справедливо уверен, что он перерабатывает.
Но бывает, и довольно часто бывает, иначе. Есть такая поговорка «нагружают на того, кто везет». Довольно часто начальник идет по пути наименьшего сопротивления и сваливает всю работу на самого безропотного и добросовестного сотрудника. Чем долго уговаривать бездельника или исправлять ошибки за растяпой, ему проще нагрузить работой того, на кого можно положиться. Особенно, если этот человек не требует ничего взамен в отличие от остальных, не просит ни отгулов, ни премиальных за переработку.
Так как же объективно определить, перерабатывает сотрудник или нет? Для этих целей существует волшебный управленческий инструмент под названием «должностные обязанности». В любой западной компании подробный список должностных обязанностей является неотъемлемой частью трудового договора, и сотрудник в любую минуту может проконсультироваться с этим документом и даже предъявить этот документ своему начальнику для обсуждения вопроса о том, что он должен и что не должен делать.
К сожалению, во многих российских компаниях по неграмотности, а иногда и сознательно, этот инструмент не используется. Когда человек вступает в должность, не имея списка четко оговоренных должностных обязанностей, его начальник может заставить подчиненного делать все, что ему, начальнику, взбредет в голову в любых объемах. Правда, отсутствие четко оговоренных должностных обязанностей в равной степени бьет и по руководству такой компании. У сотрудника складывается некое впечатление о своих полномочиях. Так как это происходит хаотично, то у нескольких сотрудников полномочия начинают пересекаться. Это приводит к дублированию работы и конфликтам среди сотрудников, что резко снижает эффективность работы компании.
Поэтому, если у вас есть возможность письменно оговорить с руководителем свои должностные обязанности, обязательно сделайте это! Это первый инструмент формирования ожиданий вашего начальника относительно объемов работы, которую вы должны выполнять.
Признайтесь начальнику, что вы перегружены работой
Вспомните правило дракона и зайца из предыдущей главы. Не следует априори предполагать, что ваш начальник — злодей, желающий сжить вас со свету. Возможно, он и не подозревает о том, что вы перегружены работой. Он же не стоит над вами с секундомером. Спокойно и аргументировано расскажите ему о том, сколько у вас невыполненной работы и сколько времени она займет.
Сообщите начальнику о возможных последствиях перегруза вас избыточной работой
Какие последствия могут возникнуть? Ошибки в работе в результате спешки, задержка с выполнением другой важной работы.
Не соглашайтесь сразу
Вы не обязаны каждый раз, когда начальник дает вам поручение, говорить «Слушаюсь и повинуюсь». Вы можете сказать следующее: «Сейчас я закончу срочную работу, которую я для вас делаю, и посмотрю, что я могу сделать с этим заданием. Я дам вам ответ через два часа». В таком ответе нет ничего оскорбительного, наоборот, он показывает системность вашего подхода к работе, серьезность и аккуратность.
Выясните, кто еще может выполнить эту работу
Эта информация пригодится вам для реализации последующего совета. Если выясните, что никто кроме вас не может сделать эту работу, то у вас будет серьезный аргумент для того, чтобы выторговать у начальника что-нибудь взамен. Если эту работу может сделать другой, а у вас и так много работы, вы можете убедить в этом своего начальника.
Торгуйтесь
Если выполнение работы неизбежно, то хотя бы получите что-нибудь взамен. У вас много работы, вам, возможно, придется задержаться после окончания рабочего времени. Вы имеете право попросить у начальника что-то в компенсацию этого. При этом не обязательно просить деньги или отгулы. Возможно, есть какая-то работа, которую вы хотели бы получить, командировка в Сочи, например. Скажите руководителю: «Мне придется приложить большие усилия для выполнения этой работы. Я буду с бОльшим энтузиазмом работать, если буду знать, что в командировку в Сочи вы пошлете именно меня».
Просите расставить приоритеты
Если все аргументы не работают, и начальник твердо нацелен на то, чтобы спихнуть на вас большую и сложную работу, несмотря на то, что вы и так перегружены, прибегните к этому последнему инструменту. В связи с большим объемом работы попросите вашего начальника расставить приоритеты для вас. Пусть он скажет, какое из порученных вам заданий самое важное, какое стоит на втором месте и так далее. И выполняйте его задания в удобном вам темпе в соответствии с расставленными приоритетами.
Прочитайте пример успешного использования этого правила, рассказанный от имени руководителя Стивена Кови:
«Когда я работал директором по связям одного крупного университета, я принял на работу перспективного, творческого, очень талантливого журналиста. Как-то раз, когда он проработал уже несколько месяцев, я зашел к нему в кабинет с просьбой выполнить несколько срочных заданий.
— Стивен, — сказал он, — я готов сделать для вас что угодно. Но позвольте прежде рассказать вам о ситуации, в которой я нахожусь.
После этого он подвел меня к висящей на стене доске с обозначенными на ней более чем двадцатью проектами, над которыми он в то время работал, с указанием точных критериев и оговоренных ранее сроков выполнения. Этот человек был очень дисциплинирован, именно поэтому я и решил в первую очередь обратиться к нему.
— Вот что, Стивен, — сказал этот сотрудник, — чтобы как следует сделать то, о чем вы просите, потребуется несколько дней. Что из этих проектов вы предложили бы мне отменить для выполнения вашей просьбы?
Я не хотел принимать на себя такого рода ответственность. Поэтому я ушел и отыскал еще одного «кризис-менеджера», которому и поручил это дело» (Стивен Р.Кови, «7 навыков высокоэффективных людей»).
Итак, если ваш начальник перегружает вас работой, следовательно, его ожидания в отношении вашей работоспособности являются завышенными. Очень часто мы сами своей безропотной добросовестностью формируем такие завышенные ожидания. Этими ожиданиями руководителя можно и нужно управлять, используя перечисленные выше инструменты.
Читайте также:
Здравствуй, тема 8 лет спустя.
Кому интересна тема маргиналов в бизнесе, с 2002 года статья Мэтьюза и Уэккера тут http://www.markus.spb.ru/navalochnaya/marginal.shtml На том же сайте, на главной странице внизу под новостями есть целая тематическая зона ''Персонал''. Она вся посвящена теме данной дискуссии. Может там бренда меньше, но лидерства больше.
По мне так эта тема из серии – казнить нельзя помиловать.
В статье указывается инструмент, а подчиненным уж самим решать, как им пользоваться.
Самый правильный шаг - просить расставить приоритеты.
Что значить ''перегружен работой''?
При постановке задач определяется срок выполнения.
Если задача не может быть выполнена в срок, т.к. существуют другие задачи, то начальника нужно информировать и его дело решать - или срок поменять, или приоритеты.
Варианты # Не соглашайтесь сразу.
# Выясните, кто еще может выполнить работу.
# Торгуйтесь.
как из ''Вредных советов'' Остера.
Да на самом деле, согласитесь, что все боссы нагружают работой! без этого не обойтись, сами когда боссами становимся видимо перестаем это замечать )))
А еще как-то давно приходилось бывать на интересном тренинге, где учат умело отказываться от лишней работы, которую поручает руководитель и где учат уметь делегировать неважные поручения другим сотрудникам. Иногда, если в меру, то работает.
После многих-многих лет работы БигБоссом (ББ) полгода на проекте побыл подчиненным и маленьким боссом руководителем проекта. Ничего не изменилось при моей гиперактивной работоспособности пока не было босса, который бы меня перегрузил и это при том, что я практически всегда проявляю инициативу и всегда делаю больше и/или ''шире'', чем мне поручают, так что для эта проблема надумана ;) ;)