Чек-лист для управленца: 12 признаков правильного внутреннего аудита

Работа внутреннего аудитора внешне простая: добыл информацию, проанализировал, сделал выводы, предложил варианты действий. Спектр деятельности внутреннего аудита весьма широк – от пресловутых ревизий и инвентаризаций складов до участия во внедрении сложных систем управления, консультирования руководства и собственников компании по вопросам внутреннего контроля, оптимизации и управления рисками бизнес-процессов. И в этой связи понятно, почему в среде управленцев не существует единого мнения как по функционалу аудита, так и степени полезности для компании в целом.

Для многих управленцев внутренний аудит – это своеобразный «черный ящик», мало кто имеет представление о нюансах и логике работы этого процесса, от получения информации до формирования итогового результата. Но это и не требуется. Необязательно пытаться препарировать «черный ящик» – практичнее просто понять, как им пользоваться, то есть увидеть взаимосвязь между входом, «скрежетом шестеренок» и выходом.

Что такое «правильный» внутренний аудит?

Главный критерий – вносит вклад в повышение качества управленческих решений. Следующие 12 признаков помогут понять, с каким внутренним аудитором вы имеете дело, спрогнозировать дальнейшее развитие событий и ваши действия. Чем больше признаков вы найдете в работе конкретного аудитора, тем больше пользы будет от вашего конструктивного взаимодействия.

Откуда взять информацию для оценки состояния 12 признаков? Все просто – в точках контакта. Для среднестатистического управленца таких в основном три: личное общение, переписка и отчет аудитора в любом виде. Последний, по сути, представляет собой единственный формализованный результат работы внутреннего аудитора.

Как пользоваться результатом оценки:

• Если в наличии 9 и более ярко выраженных признаков, повода для беспокойства нет.
• 6-8 – держите «руку на пульсе».
• 4-5 – внимательно наблюдайте и предпринимайте компенсирующие воздействия.
• 3 и менее – время пришло для стратегии «бей или беги».

1. Обсуждает свои «находки» с первых дней проекта

Как ведет себя большинство аудиторов? Они появляются в вашей компании, запираются в каком-то кабинете, периодически зовут к себе пообщаться, иногда шатаются по производственной площадке/офису с многозначительным видом, вечно чего-то не договаривают, от прямых вопросов уходят. Нарастает напряженное ожидание. Проходит день за днем, а потом, внезапно, как рекламная пауза в момент кульминации сюжета фильма, появляется их отчет. С большой жирной точкой в конце, которая как бы намекает «мы не посовещались, но я все равно решил». Далее следует череда обсуждений, переходящих в препирательства, уточнения, запросы дополнительной информации и всего того, что и должно происходить при попытке разобраться в результатах работы, отнявшей месяц времени и более.

Есть одна своеобразная причина, почему аудиторы так поступают – они боятся, что иначе никто не увидит результатов их работы. Но во многих случаях этот страх сродни детским комплексам – он иррационален. Правильный аудитор не боится выносить свое мнение на обсуждение задолго до появления отчета, по мере накопления информации. Он понимает, что каждое решение требует времени на принятие. Особенно, когда речь идет об изменении бизнес-процесса, что и является его финальной целью – не пункт в отчете, а действия.

2. Не прячется за терминологией и мифическими «стандартами»

Регулярно слышите от аудитора слова «риски контрольной процедуры», «линии защиты», «разумные гарантии», «лучшие практики», «принципы контроля», «матрица контролей и рисков», «недостатки дизайна» и прочие «вот-зе-факты» (от англ. аббревиатуры «WTF»)? Аудитор вас уже не раз просветил, что действует не абы как, а в строгом соответствии со «стандартами»? По факту это означает одно – аудитор не хочет или, что вероятнее, не понимает, как его реальность пересекается с вашей и предлагает сделать это вам за вас обоих.

Однако для всех его терминов есть вполне общеупотребительные аналоги. Стандарты внутреннего аудита практически не касаются вопросов выполнения самой работы. Правильный аудитор знает это и прекрасно умеет общаться с вами на вашем языке.

3. Способен доходчиво объяснить, зачем запрашивает информацию

Нередко аудиторы запрашивают данные, не совсем понимая, зачем им это нужно, просто на всякий случай или по принципу «посижу, полистаю, вдруг что в голову придет». Правильный аудитор легко пояснит, для чего именно ему нужна запрошенная информация.

4. Конструктивно взаимодействует

Какие ощущения часто испытывает управленец от взаимодействия с внутренним аудитором? Что-то назревает? Вокруг него разрастается заговор? Чудится шорох за спиной? Конечно, на всякий случай надо бы убедиться, что это не воображение разыгралось. Но в целом это распространенная история.

При взаимодействии с правильным аудитором, образно говоря, чувство тревоги должно постепенно сменяться на более светлые ощущения – поддержки, понимания, участия, заинтересованности. Возможно, даже появится ощущение, будто вдруг откуда-то взялось дополнительное подразделение или надежный сотрудник. Разумеется, конструктивное взаимодействие не означает попустительство и потакание слабостям. Скорее, это должно напоминать ситуацию, когда тренер «заряжает» свою команду перед ответственным матчем.

5. Ищет не виноватых, а способ улучшить ситуацию

Проверить просто – если отчет пестрит фамилиями, значит перед вами любитель дешевых сенсаций, либо вы работаете в компании, почитающей принципы социал-дарвинизма.

Обнаружив отклонения в работе бизнес-процесса, правильный аудитор стремится изменить сам бизнес-процесс. Конечно, единственное решение в запущенных случаях – это замена участников бизнес-процесса, но в большинстве ситуаций этого не требуется.

6. Лаконичен и конструктивен

Отчеты в десятки страниц мелкими буковками, предложения размером с абзац на полстраницы, многословные описания: куда аудиторы ездили, что смотрели и делали, с кем общались, игнорирование таблиц и графики – все это примеры, которые указывают на ограниченные возможности по управлению информацией.

Правильный аудитор умеет управлять информацией, минимизирует «белый шум» в своей коммуникации и способен в одном предложении описать суть проблемы.

7. Приводит аргументы и опирается на факты

Что это означает? Вместо слов «усилить», «недостаточный», «значительный», «существенный» и прочих подобных используются цифры и существительные. Лирическая интерпретация фактов выносится за скобки. Кстати, во многих случаях все эти прилагательные используются по простой причине – аудитор не до конца разобрался в ситуации. Поэтому факты подменяются «экспертной» оценкой в стиле бульварного чтива или псевдонаучного многословия.

Правильный аудитор избегает использования субъективных оценочных суждений.

8. Высказывает свое мнение без драматического накала

Нередко аудиторские отчеты пишут в стиле «Шеф, все пропало!». Возникает ощущение, что вы попали на конвейер, условно, по производству слонов из мух. Каждая тень в темной комнате кажется монстром, каждый точечный негативный эпизод экстраполируется до космических масштабов. Многим аудиторам кажется, что именно так надо привлекать внимание к своей работе. Правда, они часто не в курсе, что работа многих управленцев и так сопряжена с определенным накалом страстей и лишний драматизм совершенно неуместен.

Правильный аудитор это понимает. И бережет нервную систему – свою и окружающих.

9. Предлагает конкретные действия по изменению ситуации

Часто рекомендации аудитора звучат в стиле «замесить и нарубить». Например, можно встретить формулировки: «усилить контроль», «наладить работу», «отразить в отчете», «зафиксировать в регламенте», «периодически проверять» и многие другие, которые больше напоминают лозунги, чем ответы на вопросы «что?», «как именно?» и «зачем?». В комплекте нередко идет упоминание о сопричастности к «лучшим практикам». Общее ощущение такое, будто вы открыли дверь в свою квартиру, а прямо за порогом… стена. Полный ступор!

Правильный аудитор не предлагает бросить веревку, сидящему на дереве и неспособному спуститься самостоятельно, только потому, что так вчера помогали выбраться человеку из колодца. Он предлагает изменения, исходя из конкретных условий, а не предлагает «лучшие практики» при малейшем сходстве ситуаций. Он умеет работать с нюансами и деталями.

10. Пишет отчеты, которые помогают принять управленческое решение

Как понять, что отчет аудитора будет полезен? Сначала прочитайте отчет, затем прислушайтесь к своим ощущениям. Часто аудиторские отчеты «грузят», в процессе чтения в голове возникает «каша». Если же в целом ощущение, что ситуация прояснилась и стало понятнее, то отчет был написан правильным аудитором. Правильные отчеты снимают вопросы, а не создают их.

11. Использует понятные и логичные причинно-следственные связи

По «классике» отчет по результатам работы внутреннего аудита должен соответствовать схеме: наблюдение (условно, описание некоего недостатка) – причина – последствия – рекомендации. При этом рекомендации направлены на устранение причины, а существование последствий можно представить без сверхусилий. Любой иной вариант будет напоминать «кашу». Структурированность информации – это признак работы правильного аудитора.

12. Не блуждает в параллельных реальностях

Наверное, в параллельной реальности отсутствие регламента может привести к повальному мошенничеству, а отсутствие подписи на накладной – к банкротству компании. Конечно, эффект бабочки – это вполне реальное явление, но всему есть пределы. Фантазийность и абстракционизм присутствует в результатах работы многих внутренних аудиторов. В основе этого лежит один не всем очевидный факт: квалификация конкретного аудитора – это всегда случайная величина. Открою небольшой секрет для людей непричастных к профессии: значительная часть методологии работы внутреннего аудитора – это в каком-то смысле смесь карго-культа и личного опыта, один из вариантов эксперимента с воронкой Эдвардса Деминга, с поправкой на эффект Даннинга-Крюгера. К тому же, профессиональная сертификация во внутреннем аудите слабо коррелирует со способностью выполнять работу на должном уровне.

Главное отличие в этой истории правильного аудитора от остальных – в уровне критичности и подвижности мышления. У первого оно находится на высоком уровне. При этом личный опыт используется как полигон для испытаний, а не эталон. В целом правильный аудитор находится с управленцем в одной реальности. Как это проявляется? Во взаимопонимании, конечно.

*****

Попробуйте протестировать эти 12 признаков в следующий раз, когда судьба сведет вас с внутренним аудитом. И поделитесь своей обратной связью в комментариях к данной статье. Да пребудет с вами контроль!

Фото в анонсе: ok-kontrol.ru

Также читайте: