Почему стоит внедрить канбан-доску, и как все сделать правильно

1. Что такое канбан-доска

Система канбан была впервые в мире реализована фирмой «Toyota». В 1959 году эта фирма начала эксперименты с системой канбан, и в 1962 году запустила процесс перевода всего производства на этот принцип.

Появление термина канбан связано с перечислением стандартных операций: мастера участков перечисляли выполняемые работы на бумаге и вывешивали их на видном месте рядом с такими же списками мастеров других участков. Т. е. это была публичная, общедоступная доска, на которую прикрепляли цветные стикеры (карточки) с задачами.

По мере прохождения задач от одного этапа к другому их переносили в соответствующий столбец.

В настоящее время система реализована в виде онлайн-досок и широко используется в различных отраслях промышленности, производства, торговли и финансов.

Канбан-доска позволяет визуализировать рабочий процесс, своевременно выявлять проблемы в процессе работы, осуществлять контроль и самоконтроль, вести учет выполненных задач, улучшить взаимодействие в коллективе, вести учет клиентов и т. п.

Пример простейшей доски включает столбцы:«Сделать», «В работе» и «Сделано». В столбцах наклеены стикеры (карточки) с задачами.

Раньше люди выполняли меньшее количество задач. Ритм жизни был более неспешный и из Петербурга в Москву можно было ехать пару месяцев. Жизнь требует роста объемов задач, выполняемых каждым подразделением. С увеличением количества задач их стало сложнее запоминать, и мы начали записывать их в ежедневники. Затем в файл Excel. Затем появились электронные органайзеры, которые тоже облегчали часть работы по запоминанию.

Раньше мы запоминали номера телефонов друг друга. С появлением программ, в телефонах эта привычка ушла в прошлое за ненадобностью.

С появлением канбан-досок, аналогичным образом отпала необходимость запоминать задачи. Если взять для примера группу «продажников» в количестве 5-9 человек, то примерное количество задач у каждого может доходить до 20-30 штук. Каждый день 10-15% задач меняется, т. к. поступают новые. В некоторых задачах изменяются сроки, некоторые дробятся на дополнительные подзадачи, таким образом возникают новые задачи. Соответственно изменяются сроки даты, суммы, названия клиентов и контрагентов, да и сами задачи.

Физически держать менеджеру это в голове, без постоянного повторения невозможно, да и надобности в этом нет. А каково запомнить подробности по всем задачам их руководителю, когда количество задач в работе уходит далеко за сотню?

Говорят, что есть люди, которые в состоянии абсолютно все задачи запоминать постоянно, работая в режиме многозадачности. Клинические случаи мы рассматривать не будем, а в большинстве случаев сотрудник, который утверждает, что он все помнит, заблуждается либо лукавит.

На практике вера в такие утверждения приводит к тому, что до 30% задач просто забывается в потоке информации, что приводит к потерям (недополученной прибыли), необоснованным авралам в ущерб остальным задачам и т. п.

Время, ранее необходимое для заучивания названий компаний, имен, дат и сумм, которые регулярно изменяются, теперь можно использовать более продуктивно, на выполнение поставленных задач.

2. Варианты структурирования канбан-доски

Расположение столбцов на доске и движение по ней стикеров (карточек) обычно представляет наибольшую сложность при создании своей первой канбан-доски. На канбан-доске столбцы распределяются по этапам прохождения задач.

Самый простой вариант, определиться с тем, как именно лучше структурировать доску, это взять лист ватмана и приклеить его на стену. Расчертить его на столбцы и перечислить на нем все основные операции, выполняемые подразделением сейчас. Затем попросить каждого сотрудника написать на стикере задачи, которыми он занимается в настоящее время и приклеить их в соответствующий столбец. По мере продвижения задач по этапам их переносят (переклеивают) из столбца в столбец до тех пор, пока стикер с задачей не попадет в столбец «Выполнено».

Таким образом, в течение нескольких дней, коллектив получит представление о работе с канбан-доской и можно будет переносить полученную структуру в электронный вид.

То же самое происходит и на электронной канбан-доске. Вы цепляете мышкой стикер с задачей и перетаскиваете его из столбца в столбец по мере продвижения задачи. Можно также поднять или опустить любой стикер с задачей, что будет являться сигналом для сотрудника, заняться этой задачей, соответственно раньше или позже.

Общий принцип: чем выше на доске расположен стикер с задачей, тем задача более приоритетна для менеджера, на сегодняшний день.

Рассмотрим вариант структурирование задач на доске для подразделения, в котором большая часть задач решается внутри одного подразделения, на примере клиентского подразделения банка.

В столбцах перечисляем типовые задачи, стоящие перед подразделением: «Входящие», «Потенциальные клиенты» и см. рисунок ниже. Если менеджер работает с зарплатным проектом по компании «АБВ», то стикер с названием этой компании, он приклеивает в раздел «Зарплатный проект».

Все стикеры с задачами, не относящиеся к делам, указанным в столбцах: «Зарплатный проект», «Административные задачи» и «Корпоративный лист» клеим в столбцы: «Потенциальные клиенты» или «Действующие клиенты», в зависимости от того, клиент еще только планирует работать с банком или у него уже есть расчетный счет.

Например, клиент «ГДЖ» хочет получить кредит. Расчетного счета в банке у него нет. В настоящее время он собирает первоначальный пакет документов. Поскольку в остальные столбцы эта задача не подходит, это заявка на кредит, а не зарплатный проект или «Административная задача», и у него еще нет расчетного счета, стикер с его задачей мы приклеим в столбец «Потенциальные клиенты».

2.1. Цвет стикеров

Бесцветный. Стикер входящей задачи, до момента написания в нем первого комментария, остается бесцветным. Это можно увидеть в столбце «Входящие». Например, в одной из такой задач, распределенных менеджеру Иванову указано, что необходимо получить отчетность по действующему клиенту «Ромашка» для финмониторинга в течение 30 календарных дней.

Менеджер Иванов, направляет письмо клиенту по электронной почте и делает в задаче запись о том, что он направил запрос на предоставление информации коммерческому директору компании Петрову. Стикер с задачей автоматически окрашивается в зеленый цвет. Затем мышкой перетаскивает стикер с задачей в строку «Действующие клиенты», поскольку расчетный счет у него уже есть (см. рис. ниже) При написании любой заметки, дата и время фиксируются в ней автоматически.

Красный. «Важные» задачи, стикер (карточка) которых окрашена в красный цвет. Цвет этих задач не изменяется с момента создания задачи и далее в процессе работы, поскольку они приоритетные, и ими надлежит всегда заниматься в первую очередь.

Зеленый. Стикер задачи автоматически становится зеленого цвета (кроме «Важных») после того, как в нем появился первый комментарий менеджера, и он не меняется до даты, когда до намеченного срока исполнения задачи останется три дня.

Синий. Стикеры со всеми задачами зеленого цвета, у которых до истечения срока осталось три дня, изменяют свой цвет на синий.

Желтый. Стикеры с задачами, у которых завтра истекает срок исполнения, автоматически изменяют свой цвет на желтый.

Сиреневый. Срок наступил. Это задачи, по которым срок исполнения наступил сегодня. Карточки всех задач автоматически окрашиваются в сиреневый цвет при наступлении назначенной даты исполнения.

Изменение цвета стикеров предусмотрено для того, чтобы менеджер, увидев на доске стикер, например, синего цвета понимал, что по этому клиенту через три дня наступает срок исполнения и возможно надо позвонить этому клиенту и уточнить ситуацию или напомнить о необходимости, например, прислать курьера с документами.

Если стикер с задачей зеленого цвета, на него сейчас можно время не тратить, поскольку в этом проекте пока все идет по плану. Посмотреть подробную информацию о ситуации с данным клиентом, в реальной канбан- доске можно в любой момент времени. Для этого достаточно просто «провалиться» в стикер с задачей. Туда же заносятся краткие результаты переговоров (заметки), прикрепляются полученные файлы, переписка и т. п., то есть все подробности работы над этим проектом.

При использовании предложенной схемы отпадает необходимость запоминать, когда и в какой задаче наступает срок исполнения, достаточно запомнить только 6 цветов стикеров и работать, ориентируясь на них. Причем значение этих цветов постоянно, и оно не изменяется в процессе работы, в отличие от разнообразия параметров, находящихся в работе задач.

В каждом столбце целесообразно установить автоматический счетчик количества находящихся в столбце задач. На первом рисунке мы видим, что количество стикеров (карточек с задачами) в столбце «Входящие» было 3, а в столбце «Действующие клиенты» уже 4. После того, как мы перетащили стикер с задачей из столбца «Входящие» в столбец «Действующие клиенты» изменились и цифры. На 2 и 5 соответственно (см. второй рисунок).

По сути, у нас получилась та же простейшая канбан-доска, такая же, что и на первом рисунке. Те же столбцы: «Входящие» («Сделать»), «В работе», «Сделано». Только столбец «В работе», в данном случае, разложен на дополнительные столбцы: «Потенциальные клиенты», «Действующие клиенты», «Зарплатный проект», «Административные задачи» и «Корпоративный лист». Такая детализация дает большее удобство в восприятии и в учете.

Рассмотрим еще вариант канбан-доски с примером, как можно структурировать и визуализировать процесс, например, процесс прохождения заявок на кредит в банке.

Здесь мы сразу видим, сколько и каких задач находится на рассмотрении и в каких именно подразделениях. В рассматриваемом варианте, пока все задачи выполняются по намеченным срокам, это видно по цветам стикеров.

Используя эти и другие имеющиеся в свободном доступе примеры структурирования канбан-доски, можно структурировать доску для любого повторяющегося процесса вне зависимости от вида производства или торговли товаров и услуг.

Для нескольких команд целесообразно создать несколько досок, для каждой свою и руководитель, может просто открывая одну за другой вкладки очень быстро оценить положение дел во вверенных подразделениях.

Наиболее эффективно канбан-доска работает тогда, когда все менеджеры одного подразделения могут видеть все задачи, выполняемые подразделением. Однако, при необходимости, можно предоставлять или ограничивать доступ к отдельным задачам только для отдельных сотрудников.

3. Дополнительные плюсы, выявленные при внедрении канбан-доски.

3.1. Сокращение количества совещаний

Рассмотрим два типа часто повторяющихся совещаний. Что на них обычно происходит?

1. Контроль выполнения ранее поставленных задач. Обмен информацией по положению дел. Кто в какой стадии и где какие проблемы? Постановка задач (планирование) на следующий период (день-неделю и т. п.)
2. Следующий тип периодических совещаний: отчетные. Менеджерам надо собрать статистику, построить графики, получить втык от начальника за то, что в отчете построили графики линейные, а не круговые и поэтому они неинформативные, потом все переделать пару раз и т. п. Сколько времени на это уходит?

С внедрением канбан-доски необходимость и в первом и во втором типе совещаний плавно отпадает. Поскольку и руководитель и подчиненный в любой момент времени может посмотреть загрузку на каждого сотрудника, как в режиме реального времени, так и количество выполненных или выполняемых задач на графиках в любом удобном для себя виде. Сравнить с итогами работы за предшествующие периоды и прочее.

3.2. Повышается объективность оценки работы сотрудников

В связи с тем, что программа показывает объективную картину, сразу становится видно, кто больше работает, а кто меньше, что позволяет справедливо распределять нагрузку на сотрудников. Одновременно срабатывает и воспитательный эффект. Те, кто раньше умудрялся отлынивать от процесса, теперь вынуждены работать как минимум наравне со всеми. Есть часть сотрудников, которые делают достаточно большой объем работы, но не умеют или не хотят себя «самопрезентовать». С внедрением канбан-доски эта проблема также снимается поскольку всю выполняемую работу на доске видно наглядно и объективно.

Позволяет оперативно выявлять узкие места процесса т. н. «бутылочное горло» в процессе реализации проекта и оперативно их снимать, не дожидаясь обсуждения вопроса на совещаниях.

3.3. Упрощается процесс передачи дел

Канбан-доска существенно упрощает процесс передачи дел. Например, один из менеджеров заболел. При использовании канбан-доски, достаточно просто перераспределить задачи на доске среди оставшихся менеджеров. С помощью фильтра выбираем задачи, ранее закрепленные за заболевшим сотрудником и меняем в них фамилию исполнителя. На стикерах с задачами отсутствующего, указываем исполнителем другого менеджера из числа имеющихся
в наличии. При этом ему автоматически приходит на электронную почту уведомление о том, что на него распределена новая задача. При такой передаче ни одна задача уже не будет забыта или пропущена.

3.4. Повышение эффективности работы подразделения

Переход на работу в канбан-доске, в течение трех месяцев, по субъективным ощущениям, приводит к увеличению эффективности работы подразделения до 30%.

4. Выбор платформы для создания канбан-доски

Из числа наиболее известных и хорошо проработанных из таких систем, как канбан-доска, можно назвать доски компаний Trello, Hygger, MeisterTask. Досками Trello можно пользоваться бесплатно. В ней предусмотрена возможность настроить необходимые фильтры и, в автоматическом режиме видеть всевозможные графики по всем параметрам процесса. Информация хранится в их облачном хранилище. Для тех, кто не желает доверять хранение информации облачным хранилищам, можно поискать среди компаний, предлагающих свои варианты канбан-досок и приобрести т. н. «коробочный продукт». Его можно будет хранить на своем сервере.

При выборе канбан-доски надо обратить внимание на следующие функции: удобство пользования, и возможность сделать так, чтобы стикер с задачей изменял цвет в процессе приближения к назначенному сроку (deadline). У многих досок этой функции нет. Вместо нее производители предлагают использовать функцию изменения цвета стикера в зависимости от категорирования задач т. е. задачи первой категории важности – красные. Менее важные – желтые и т. д. При этом цвет стикера остается не измененным в процессе старения задачи, что не очень удобно, на мой взгляд, для работы менеджера.