Как создать корпоративную википедию

Необходимость обмениваться знаниями в корпоративной среде постоянно растет. И вместе с этим повышается потребность в адекватных инструментах для накопления и управления знаниями. Пример дает интернет. Как известно, самым посещаемым сайтом является Wikipedia.org. Как повторить успех «Википедии» в корпоративной среде? Возможно ли это? И какие преимущества корпоративной среды можно использовать, создавая такой инструмент?

Шаг 1. Выбор программного обеспечения

С чего начать? Выбор IT-инструмента представляется наиболее уместным первым шагом. От IT-инструмента зависит темп проекта. Если выбрать платное программное обеспечение, то неизбежны этапы конкурсной закупки. Если выбрать свободное программное обеспечение, то неизбежны переговоры с корпоративными IT-службами.

Находим на Wikipedia.org вики-страницу со сравнением десятков различных IT-инструментов для построения википедий. Можно выбирать на любой вкус и цвет. Далее будем рассматривать MediaWiki. На этом IT-инструменте построена Wikipedia.org и он хорошо узнаваем. Среди IT-компонентов основные – это MySQL и PHP. Всем знакомо и проверено в работе.

Шаг 2. Установка программного обеспечения

Да, я считаю, что не нужно усложнять то, что просто. MediaWiki разворачивается за 20 минут. Но мы с вами рассматриваем создание корпоративной википедии. И еще даже не обсудили, зачем мы делаем еще одну википедию. Неужели википедий мало?

Множество крупных компаний сейчас перестали давать доступ из корпоративной сети к широкому кругу интернет-сайтов. Нет доступа к интернет-почте, хостингам видео и социальным сетям. Сотрудники как бы отключаются от онлайна, приходя на работу. Рациональные обоснования для такого шага есть, и я их не буду обсуждать. Для дальнейшего повествования важно понять следующее: корпоративные сети крупных компаний создают закрытые прообразы интернет-систем. У сотрудника, как у потребителя, есть отложенный спрос на локальный поисковик, на корпоративную социальную сеть и на «Википедию». В этом я вижу основание для развития сервисов корпоративных сетей. Аудитория крупной компании может составлять десятки тысяч человек, которые восемь часов каждый день вынуждены испытывать неудобства от невозможности воспользоваться привычными интернет-сервисами. Ключевое слово – привычными.

Нужно найти Linux-сервер, потому что, скорее всего, на MS Windows рабочую станцию поставить не получится из-за отсутствия прав. Или у вас будет только бездисковый терминал Citrix без доступа в интернет. Конечно, любое инноваторство – это немножко хакерство, но варианты с Linux на флешке я не буду сейчас рассматривать. Состояние, которого нам нужно добиться на этом шаге, выражается в том, что в корпоративной сети появляется IP-адрес, а лучше доменное имя (http://wiki), по которому по протоколу http откликается Apache с установленным MediaWiki, и у вас есть доступ с правами администратора к MediaWiki.

Очевидно, что пока об этом новом интранет-сервисе IT-службы ничего не знают. В лучшем случае, есть группа единомышленников в IT, которые скорее безразличны к вики-инициативе, но помогли поднять RedHat на виртуальной машине со смешными для них ресурсами.

Для MediaWiki достаточно 256 Мб оперативной памяти, а это такая мелочь по сравнению, например, с корпоративным порталом, которые потребляет память в сотню Гб.

Шаг 3. Подготовка вики-статей

Собственно, кто будет писать вики-статьи и зачем? Это нужно выявить экспериментальным путем. Универсальных подходов нет. Но есть категории сотрудников, которые предрасположены к тому, чтобы обмениваться мыслями в текстовом виде – это, например, ученые в научно-технических центрах. Ученые пишут статьи в журналы и для них создание википедии – понятный шаг. Знаний огромное количество, а времени на оформление ни у кого нет. Поэтому алгоритм таков: найти человека, который не против опубликовать свои статьи в виде вики-статей, и помочь ему это сделать, а лучше сделать все за него. Так преимущества от википедии стану более отчетливыми.

Приведу пример из фильма о WikiLeaks. Там есть сцена, в которой выясняется, что большинство участников движения за распространения информации – это разные псевдонимы одного человека, самого создателя WikiLeaks. Неизвестно, правда это или нет. Но метод совершенно рабочий: завести десяток реальных пользователей и работать под их учетными записями: публиковать статьи, вести дискуссии... Важно самому сохранить ясность рассудка и не впасть в «раздесятерение» личности во время этого короткого этапа становления.

Результат, которого нам нужно достигнуть на этом этапе – это полуподпольный, но очень живой и активный сайт с десятком авторов и несколькими десятками вики-статей.

Шаг 4. Масштабирование IT-инструмента

Теперь, когда IT-инструмент работает, необходимо «нарастить мышцы» с помощью расширений. И здесь MediaWiki дает по-настоящему грандиозные возможности – расширений тысячи. Вот, что стоит выбрать, на мой взгляд,

1) Поддержку PDF. Не всегда с помощью официального расширения для MS Word удается сохранить хорошую вики-страницу. Иногда бывает уместно сохранить в PDF и загрузить в MediaWiki. Установив PdfHandler, получаем вполне приятные на вид и сразу читаемые изображения pdf-страниц. Кроме того, это сокращает количество кликов для открытия файла.

2) Множественную загрузку файлов. В начальной поставке файлы можно загружать в MediaWiki по одному, а потом проставлять категорию. Для случаев, когда нужно загрузить материалы конференции из 100 докладов, удобнее использовать UploadWizard. Загрузка сразу до 50 файлов и единовременное проставление всем файлам категорий. Также удобна автонумерация файлов при загрузке, когда имена повторяются.

3) Liquid Threads делает ветки для обсуждений более привычными.

4) Math позволяет писать математические формулы. Для ученых это важно.

5) Геймификация в MediaWiki реализована в SocialProfile. После установки у вас получается доска почета с соревнованием в активности вики-писателей, возможность «дружить», дарить подарки, вести собственный профиль с профессиональными интересами и обмениваться сообщениями.

В таком виде википедию уже можно показать директору по персоналу. Позиционирование должно быть как «инициатива снизу», но зато чудесным образом решены столько сложных вопросов с мотивацией на создание корпоративного контента. Не все руководство будет положительно воспринимать википедию. Поэтому стоит четко сформулировать преимущества, которые она дает:

1) Экономия рабочего времени за счет возможности обмениваться URL на конкретную статью. Многие корпоративные порталы не дают такой возможности. А по сравнению с файловыми папками выигрыш в том, что на вики-странице за счет разметки можно сразу разместить и картинки и текст и оглавление. В то время как в папке нужно будет еще найти и открыть нужный файл.

2) Поиск. Даже со стандартным поиском MediaWiki ищет на русском языке в привычной для пользователей логике. А уж если поставить Sphinx, то качество поиска будет на очень высоком уровне.

3) Совместная работа. Вики-страницы редактируются разными людьми и сохраняют историю изменений. В корпоративной среде, когда нет анонимных пользователей (у всех есть отношения с работодателем), ответственность за создание вики-страниц почти не нуждается в дополнительном контроле. Результат, которого нам нужно добиться на этом этапе – это наличие у руководства понимания, что сотрудники активны и готовы организовывать свое рабочее время более эффективно с помощью проверенных информационных технологий и за этим можно наблюдать и объективно поощрять.

Шаг 5. Легализация википедии

Так как до этого момента мы действовали стремительно, будем считать, что корпоративная IT-служба не успела заблокировать википедию. Но это неминуемо произойдет, если мы не легализуем ее в соответствии с правилами информационной безопасности, принятыми в компании. Для этого целесообразно утвердить локальные нормативные акты (ЛНА), регламентирующие работу нового интранет-сервиса. Эти документы должны включать следующую информацию:

1) Создание учетных записей пользователей корпоративной википедии.

2) Порядок модерации вики-статей.

3) Предназначение корпоративной википедии.

В зависимости от структуры компании и ее дочерних организаций варианты ЛНА могут отличаться. Важно учесть в них интересы служб, охраняющих корпоративную тайну. Для них корпоративная википедия станет в будущем надежным союзником, который всегда точно укажет на конкретный источник информации.

Для успешного продвижения википедии в корпоративной среде нужно использовать переход от подпольного статуса к открытому и легитимному. Целесообразно при этом не афишировать скандал, который может возникнуть в связи с обнаружением периода полулегальной жизни корпоративного ресурса.

От чего будет зависеть успех

Изменения корпоративной культуры – это сложнейшая задача и наличие ГОСТ по управлению знаниями не оказывает большой помощи. Гораздо эффективней работают личные отношения, гибкость там, где этого не привыкли ждать, скорость и неожиданность результата. Все вышеперечисленное не отменяет организационной инертности и сопротивления всему новому у сотрудников. Но википедия, как технология, и не ставит перед собой задачи полной и окончательной победы. Успех измеряется конверсией целевой аудитории. Важно понимать, что внедрение корпоративных систем, на которое настроены многие проектные офисы в корне отличается от естественного увлечения социальными инструментами википедии. В жизни никого не учат пользоваться VK или FB.

Но википедия может быть одним из многих корпоративных интранет-сервисов, направленных на повышение эффективности принятия решений. Это программа действий с долгосрочной перспективой и прозрачными ключевыми показателями эффективности (КПЭ). К внутренним КПЭ википедии можно отнести следующие:

• Количество обращений
• Количество уникальных пользователей
• Количество единиц контента, доступных для поиска
• Плотность заполнения профилей пользователей
• Количество вики-статей
• Доля активных пользователей («писателей») в общем количестве пользователей, имеющих доступ
• Доля пассивных пользователей («читателей») в общем количестве пользователей, имеющих доступ
• Показатели социального графа:

а) доля контактов вне структурного подразделения;

б) средняя длинна цепочки контактов;

в) доля лидеров по количеству связей.

А для установления взаимопонимания со службами, направленными на повышение эффективности бизнеса, можно показать, на какие ключевые показатели бизнеса оказывает влияние корпоративная википедия:

• Операционные издержки, связанные с анализом и поиском информации, требуемой для принятия решений.
• Убытки от инновационной деятельности вследствие недостаточной проработки планов из-за отсутствия актуальной информации.
• Затраты на исследовательскую деятельность, время на подготовку научных публикаций, количество проведенных научных конференций, и.т.п.

Применение вики-технологий даст значительный эффект для крупных компаний со следующими признаками:

• На текущий момент в компании накоплен значительный объем знаний (включая как документированное знание, так и неявное знание «в головах сотрудников»).
• Знания сильно разрознены по всем функциональным единицам, распределены по множеству источников.
• Особенностью является мультидисциплинарность большинства задач и процессов, то есть, каждый процесс/задача требует вовлечения в той или иной форме специалистов разных профилей.
• Квалифицированные специалисты, обладающие необходимыми компетенциями и знаниями, являются дефицитом. Территориальная распределенность компании приводит к удорожанию содержания полного штата квалифицированных специалистов всех необходимых профилей. А организовать их своевременное перемещение по всем локациям – тоже трудно.
• В связи с возрастающей ценностью человеческих ресурсов и максимизацией отдачи от персонала, необходимо систематизировать знания, обеспечить к ним доступ и создать возможности для использования экспертных знаний в принятии решений.

Если вы узнаете свою компанию, то корпоративная википедия – это ваш путь.