Почему 80% совещаний менеджеры считают бесполезными?

Последний месяц 2013 года – время подводить бизнес-итоги. Однако в сфере организации рабочего времени и проведения совещаний для российского бизнеса их нельзя назвать утешительными.

80% совещаний и стратегических переговоров, проведенных в 2013 году крупнейшими российскими компаниями, по мнению их сотрудников, были бесполезными и не привели к продуктивным результатам.

К таким выводам я пришел в ходе проведенных мной исследований. Я проанализировал совещания, проводившиеся 100 крупнейшими компаниями России в 2013 году, на основании их протоколов, бесед с участниками этих мероприятий, информации на корпоративных сайтах и в открытом доступе в интернете.

Большинство респондентов, участвовавших в исследовании, считают совещания абсолютно бесполезными и пустой тратой времени. Основными причинами формирования таких суждений стало несоблюдение договоренностей, достигнутых на совещании. По словам респондентов, зачастую в реальности компании внедряли прямо противоположные решения, нежели согласованные в ходе совещания. Нередко на проводимых совещаниях и вовсе не удавалось составить конкретный план действий.

Участники исследования назвали несколько проблем, которые, на их взгляд, наиболее сильно мешают успешному проведению совещаний. Больше всего российских менеджеров раздражают совещания для галочки, многолюдность и отсутствие четких формулировок.

Первой по важности проблемой была названа формальность совещаний. 75% российских менеджеров крупных компаний раздражает, что обычно на совещании больше других говорит руководитель, в меньшей степени высказываются несколько других сотрудников, а остальные вынужденно служат массовкой. Эффективность подобного регламента совещания близка к нулю.

Собирая людей вместе проанализировать ситуацию и выработать единую стратегию, стоит использовать их потенциал. Даже если предварительное решение проблемы у вас уже есть, то, как минимум, вы заинтересованы в том, чтобы и остальные сотрудники отнеслись к новой задаче не с прохладцей, выполняя его «для галочки», а с максимально возможной самоотдачей. Участвуя в выработке решения, специалисты получают внутреннюю заинтересованность, мотивацию его воплощать в жизнь.

Отсутствие четкой повестки дня и ясных формулировок раздражают 57% респондентов. Получается, больше половины людей просто не понимают, зачем их вызвали на совещание и что именно им необходимо решить. Поэтому я советую уделять особое внимание формулировке задачи, которую в компании планируют вынести на повестку дня.

Будьте предельно аккуратны, избегайте малейшего намека на возможность того, что кто-то может неправильно понять задачу совещания. Кроме того, старайтесь изложить повестку дня вкусно, чтобы ее хотелось решить, и было интересно участвовать в приведении в жизнь полученного решения. Ясность и четкость формулировок – два необходимых на совещаниях атрибута: помните о них.

43% опрошенных раздражает многолюдность совещаний и присутствие на них лишних людей. Нередко в компании на любые переговоры пытаются пригласить всех сотрудников. Половина приглашенных при этом просто не понимает, что они тут делают. Между тем, чем больше людей будет приглашено, тем более вероятно, что совещание будет пущено под откос. Кроме того, многолюдные собрания являются диагностическим признаком того, что в компании низок уровень взаимного доверия. Поэтому для получения качественного решения проблемы серьезно подойдите к вопросу – кому следует присутствовать на совещании.

Продуктивная и спокойная командная работа во время совещаний встречается в российских компаниях довольно редко. Поэтому в последнее время все чаще пользуется популярностью тактика отказа от совещаний. Однако, на мой взгляд, причина подобного явления кроется в том, что проводить совещания нас никто не учит. Во всяком случае – вдумчиво и систематически. Как следствие, постигается эта наука методом проб и ошибок, и затраты собственных сил руководителя настолько велики, что он старается выработать некий оптимальный для себя путь проведения совещания, зачастую теряя те преимущества, которые может дать слаженная работа сотрудников.

Уверен: у нас в стране необходимо развивать культуру проведения совещаний. Тогда они перестанут быть для российских корпораций тяжким бременем.

Изменится ли отношение российских менеджеров к проведению совещаний в 2014 году? Это зависит от темпов внедрения культуры совещаний и переговоров. И внедрять ее, разрабатывать нормы и регламенты, регулирующие процесс совещаний, должен, в первую очередь, топ-менеджмент компании.

Как превратить скучное совещание в эффективный мозговой штурм? Очень просто: приглашайте только действительно заинтересованных в решении обсуждаемой задачи сотрудников, выберите модератора совещания, который будет давать высказаться всем, не забывая стимулировать к этому самых стеснительных и ограничивать по времени самых словоохотливых.

Вместо формального протокола совещания заведите флипчарт креативных идей, а все принятые на совещании решения аккуратно записывайте и отправляйте участникам вашей рабочей группы по электронной почте, не забыв вбить в общий корпоративный календарь сроки их выполнения. Сделав несколько подобных простых и не затратных преобразований бизнес-процессов, вы удивитесь, как быстро ваши совещания станут по-настоящему полезными.

Фото: pixabay.com

+858 Сергей Колесников Директор по маркетингу, Москва 18 декабря 2013, 18:31

Алексей, со всем уважением, но все же что это за «100 крупнейших компаний России» в которых 80% совещаний БЕСПОЛЕЗНЫЕ? И как они расположены по территориям: Только Москва или др. регионы тоже? Я бы даже сказал тогда что эти совещания ВРЕДНЫЕ, так как они уничтожают полезное рабочее время.
Не в качестве критики, а для понимания (цифры удивили):
1. Что значит «несоблюдение договоренностей, достигнутых на совещании»? А протокол? Вы зря его критикуете – правильно составленный протокол, согласованный со всеми участниками, с конкретными сроками исполнения пунктов, с последующим контролем исполнения сроков – 50% успеха любого мероприятия/бизнес-процесса.
2. «Формальность совещаний» полностью согласен, но удивлен про 75%. Или мне просто везет, формализма у нас оч мало.))
3. «Отсутствие четкой повестки дня и ясных формулировок раздражают 57% респондентов». Это как? Идут на совещание без четкой темы, конкретной повестки и подготовленных докладов? Наверно я живу в другом мире.
4. «43% опрошенных раздражает многолюдность совещаний и присутствие на них лишних людей». Чисто субъективный признак. Для кого то и 4 человека «много» (хотел посовещаться с ГД наедине).
5. «Проводить совещания нас никто не учит». Это конечно Алексей так, но в «крупнейших» компаниях очень сильно развита преемственность. Начальник отдела 20 лет назад ходивший на совещания сейчас сам их проводит как директор департамента по направлению. И он уже тысячу раз выученный.
6. «Как превратить скучное совещание в эффективный мозговой штурм?» И не надо превращать. Согласен с Ириной - у каждого вида/типа совещания есть своя цель/задача.
7. «Вместо формального протокола совещания заведите флипчарт креативных идей». Вполне возможно. Видимо зависит от рода деятельности компании, например очень полезно в медиа-холдинге. Я все же за грамотный протокол.