Как выбрать свое event-агентство

Event-агентств великое множество: есть маленькие и большие, на любой вкус и бюджет. Вопрос в том, как найти свое агентство? Как увидеть, среди множества предложений и встреч, единомышленников и команду-результат? Об этом мы и поговорим.

Event-услуги вчера и сегодня

Начну с того, что, когда одиннадцать лет назад я пришла работать в свое первое event-агентство, первоначально я даже не совсем понимала, чем мы занимаемся. Праздники, тимбилдинги, люди, реквизит – что это? Зачем?

Тогда рынок только формировался, и мы просто делали развлекательные мероприятия: дни рождения компаний, корпоративные выезды заграницу и на природу. Event-бизнес жил этими форматами много лет, выделялись огромные бюджеты, и никто особо не задумывался об эффективности потраченных денег. Цель таких мероприятий – дарить людям положительные эмоции. Результат можно оценить по обратной связи от сотрудников или клиентов, но чаще всего по личному восприятию менеджера и генерального директора компании-заказчика.

Но мир менялся, и клиенты менялись. Постепенно стало понятно, что им уже недостаточно просто эмоций, им захотелось создавать нечто большее, делать мероприятия с умом. И агентства поймали эту волну. Уловив эти вибрации, они, хотя и не сразу, стали создавать качественно другие проекты.

В нашем агентстве мы фокусируемся на развитии умных коммуникаций, вместе с клиентом генерируем эффективные решения, которые принесут пользу для каждого участника проекта и компании в целом.

Индивидуальный подход

Прекрасно осознавать насколько огромные изменения произошли в event-бизнесе, и то, что мы сотворили это собственными руками. Сейчас у каждого уважающего себя агентства собственный фирменный стиль, свое собственное лицо и индивидуальный подход.

Что это значит – индивидуальный подход? Не поверите, но это в буквальном смысле именно то, что звучит, – индивидуальный подход. Только ведь он разный бывает – подход. Представьте, что вы ходите в один салон красоты к одному мастеру, и внезапно, ваш мастер заболевает. Его сменщик делает все то же самое: та же краска, те же ножницы, но подход другой.

Так и в ивентах: у одного агентства в приоритете бизнес-показатели после мероприятия, у другого – свобода и творчество, третье агентство – про гибкость, человеколюбие и эффективность. Где же идеал?

Четыре типа event-компаний

Как это не прозаично, делая выбор, нужно исходить исключительно из собственных целей, задач и возможностей. Из целей и задач клиента или человека. Что я имею в виду? Есть четыре принципиально разных подхода к оказанию event-услуг и четыре разных типа компаний, которые его предлагают.

Крупные event-агентства. Если вы крупная компания, логично обратиться к лидерам рынка. В больших агентствах все процессы поставлены на поток, есть каталог концепций, есть ресурсы и возможности для быстрой реализации целых серий мероприятий или масштабных проектов. Но надо сразу понимать:

Вы должны располагать большим бюджетом.
Часто агентство выступает в качестве оператора. То есть вы должны четко знать и осознавать, чего вы хотите, какие у вас цели и задачи, а агентство – это рабочие руки реализатора.
Эмоциональная составляющая события может отойти на второй план.

2. Небольшие event-агентства. Им присущ более человеческий подход. У них есть возможность носиться с клиентом по полгода, готовить под него концепцию точечно. Это не всегда очень эффективно с точки зрения бизнеса, зато выстраивает долгосрочные и доверительные отношения. В таких агентствах, клиент максимально комфортно может проявлять инициативу и участвовать в разработке концепта и проработке всех деталей. Для некоторых это суперважно. Но и здесь есть подводные камни:

Некоторые процессы могут быть затянутыми. Например, сроки сдачи материалов могут сдвигаться, проработка деталей может быть дольше.
Эмоций в отношениях с клиентами тоже больше, и иногда это может пугать клиента.

3. Узкоспециализированные event-агентства. У таких компаний очень четкое позиционирование: бизнес-тренинги, тимбилдинги, MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions). Их профиль понятен и ясен. И если у вас четкий запрос и конкретная задача – лучше к ним.

4. Коммуникативные агентства. В них лучше всего обращаться, если вам нужна экспертиза и исследования в смежных областях. Такое агентство выступает партнером компании-клиента, вместе с ним выявляет болевые зоны и потребности, проводит исследование и коммуникационный аудит. Оно дает клиенту возможность прочувствовать и осознать значимость мероприятия или серии мероприятий. После этого предлагает ряд экспертных решений с точки зрения PT, HR, маркетинга и конкретные мероприятия, в ходе которых люди могут взаимодействовать, где есть живые точки контакта, где можно решать конкретные задачи.

7 советов для ищущих

Встречайтесь с представителями агентств, участвующими в вашем тендере. Смотрите им в глаза, а не обезличено отвечайте на email. Да, неудобно, да, долго. Но только так, вы сможете почувствовать, что конкретно этим людям можно доверять, и с ними можно свернуть горы.
Задавайте неудобные вопросы, интересуйтесь ошибками и провалами агентства.
Честно и открыто отвечайте на вопросы по брифу и вместе с агентством выявляйте актуальные цели и задачи мероприятия, болевые зоны.
Стремитесь работать в одной команде с агентством, а не воспринимать его как одноразового подрядчика.
После мероприятия, если не было фатальных ошибок, разбирайте ошибки и ищите вместе решения. Всегда помните о том, что мероприятие – это живой организм, все может пойти совершенно не так.
Идеальных агентств не бывает, но все стремятся к совершенству, если агентство дорожит своей репутацией и строит благополучную и долгосрочную компанию.
У каждого агентства есть свое ярко выраженное лицо. И ценности агентства – это всегда ценности людей. Какие ценности ближе всего вам – решаете только вы!