Как эффективно сочетать лучшее в человеке и технологиях

Результаты опроса AIPM, KPMG и IPMA «Будущее проектного управления: глобальный обзор», основанного на ответах 500 участников из 57 стран и разных отраслей, показывают, что будущее управления проектами напрямую зависит от скорости реагирования на вызовы быстро меняющегося мира.

В текущей реальности компании генерируют большое количество данных, руководителю удержать в голове всю информацию просто невозможно. Мы не успеваем планировать в реальном времени: поступают срочные задачи на продукцию или услугу, меняются приоритеты уже запланированных заказов, исполнители опаздывают с дедлайнами или не выходят на работу, оборудование ломается или встает на профилактический ремонт. Я считаю, что руководителю могут помочь решения на базе искусственного интеллекта.

71% организаций, принимавших участие в вышеупомянутом исследовании, сообщили об использовании специального ПО для улучшения управления и контроля за программами и проектами. В 51% компаний применяются дополнительные инструменты для совместной работы и реализации проектов. И только 8% команд по всему миру заявили, что используют ИИ для поддержки своих проектов.

Проблема поколений и ИИ: решение за программами

Сегодня уже появились программы для реализации проекта, в которых можно задать матрицу требований с множеством критериев, а продукт на базе искусственного интеллекта строит оптимальное решение. Изменить приоритет задачи, сбалансировать план, изменить даты поставок, скорректировать затраты по финансам и человеческим ресурсам и все это в реальном времени — это работа с большими данными, с ней ИИ справляется лучше человека.

Системы не только подсказывают, но и сами принимают решения. Такие продукты позволяют поддержать проект на всем цикле его существования — от подписания договора и контроля за исполнением обязательств до просчитывания рисков и их предотвращения. После каждого завершенного этапа система автоматически заносит извлеченные уроки и использует их в следующих шагах.

Я могу рассказать про кейс с использованием программы на основе ИИ для РКК «Энергия». В компании работают сотрудники с высокими ставками и компетенциями, им неинтересно решать конструкторские задачи с документацией, а для компании это дорого. И были молодые сотрудники без опыта работы с такой документацией.

Необходимо было найти оптимальные управленческие решения для этой команды, провести адаптивное планирование, повысить эффективность использования ресурсов, для этого в программу SmartProject. В нее загрузили информацию о всех сотрудниках, опыте, компетенциях и реализуемых проектах, на основании этих данных она самостоятельно предложила решение и сформировала команду — молодые решали задачи, а надзор и проверку вели опытные сотрудники.

Старшее звено получило признание, смогло поделиться опытом и обучить новые кадры, а также у него освободилось время для решения более серьезных задач. Новичкам достались знания, инструкции и возможность реализовать себя. Расходы компании на задачу стали минимальными, а качество работы повысилось. Системы такого типа прозрачны, все сотрудники видят свои задачи, комментарии к ним, необходимое время для их решения и планируют свои доходы.

Что лучше отдать машинам, а с чем справится только человек

Рассмотрим все стадии проекта: инициация, планирование, реализация и завершение, чтобы понять необходимые для современного руководителя компетенции. Однозначно, что инициация проектов — тот процесс, который не выполнит машина, но с ним справится человек. Поэтому сейчас руководителям необходимо развивать креативность и умение синтезировать новые идеи, понимать бизнес-процессы и искать нетривиальные решения, а всю рутинную работу оставить ИИ.

В планировании, когда нужно построить различные сценарии развития проекта, машина более точно просчитает все планы, свяжет их между собой с учетом текущих ресурсов и сотрудников, посчитает риски и выберет оптимальный путь.

В процессе реализации тоже поможет IT-решение, оно выдаст нужную информацию о текущих процессах и соответствии плану, поставит задачи, отправит нужные уведомления, проконтролирует выполнение, проинформирует о расхождении с финансовым планом и проанализирует причины отклонений.

Сейчас растет сложность принятия решений: много неопределенности, разных факторов, высокая связность — одно решение влияет на другое, трудный просчет последствий ввиду большого числа опций. Именно на стадии реализации ИИ станет хорошим помощником руководителя — он посчитает все факторы и сценарии за минуту, при этом менеджеру проекта нужно уметь оперативно, гибко и точно принимать решения по событиям. А анализ результатов по завершении проекта машина сделает даже лучше человека.

К чему должен быть готов руководитель

При реализации проектов, я понял, что в процессе перехода компании на цифровые рельсы большая нагрузка ложится именно на плечи руководителя. Масштабные изменения влекут за собой ответственность и необходимость администрирования всех процессов. В связи с этим, компетенции топ-менеджеров расширяются.

Исследование «Будущее проектного управления: глобальный обзор» показало, какие навыки необходимы руководителям проектов:

34% — лидерские качества, инициация внедрения изменений в компанию, открытость инновациям;
30% — навыки сложной коммуникации и медиация конфликтных ситуаций;
26% — передача полномочий;
26% — навыки коммуникации, презентации, мотивации;
20% — преподавание, наставничество и обмен знаниями. преподавательские навыки, умение быть наставником и передавать знания.

Умение выстраивать коммуникации — еще один навык, актуальный сейчас и востребованный в будущем. Я замечаю, что руководители уделяют мало внимания качественному взаимодействию и выстраиванию отношений со стейкхолдерами. В управлении проектами важно уметь определять все заинтересованные стороны и уметь находить баланс, сократить отрицательное влияние и усилить поддержку проекта с их стороны. Не менее важно уметь выстраивать общение в команде, раскрывать таланты сотрудников и создавать условия для использования знаний и навыков.

Основные моменты, на которых стоит сосредоточиться руководителю при внедрении ИИ-проектов таковы:

Автоматизируйте процессы организации и организуйте сбор данных, которыми впоследствии будут оперировать IT-решения.
Проанализируйте и структурируйте методы управления активами: ресурсами, кадрами, компетенциями.
Доверьте принятие решений искусственному интеллекту.

Цифровизация требует открытости

С подключением автоматизации, аналитики данных и искусственного интеллекта становятся доступны более совершенные методы мониторинга и выявления расхождений с планом, проблем и рисков. Эти технологии позволяют быстро и целенаправленно поддержать проект на любой стадии принятия решений, то есть акцентировать внимание на сложных стратегических задачах.

Какие выводы я сделал на основе своей практики?

Не все еще готовы. Для внедрения IT-решений организация должна провести большую работу. Компании еще не привыкли полностью доверять программам и технологиям, а у ряда сотрудников старшего поколения могут просто отсутствовать цифровые навыки. А бывает так, что сама культура компании консервативная и тормозит переход даже на использующиеся повсеместно решения.
Повышение уровня цифровой грамотности все еще актуально. Я советую на первых этапах самостоятельно начать изучение IT-решений, которые частично берут на себя вашу работу и обязанности сотрудников вашей компании. Это позволит освоиться в мире IT-решений и почувствовать себя более комфортно. Таких сервисов много, например голосовые помощники: Dina-bot, PM Otto. Опираясь на собственный опыт, могу сказать, что они в разы повышают скорость взаимодействия. Также можно попробовать продукты, которые мониторят расписание и встречи, словом, работают как ваш секретарь, например X-ai.
Цифровизация — это трудозатратно. Сам процесс автоматизации — объемный, затратный по времени и ресурсам и компаниям нужно быть к этому готовыми. Организациям я рекомендую структурировать все разрозненные данные, создать базу знаний, например, карточки компетенций сотрудников, учесть все ресурсы организации. Необходимо вовлечь в использование таких инструментов всех сотрудников, обучить работе с новыми программами, работать с барьерами, препятствующими изменениям.