Как технологии и ИИ помогают бизнесу сопротивляться бюрократии

Российский бизнес вновь столкнулся с вызовом, который, если не примет и не отразит, то может готовиться к полной аннигиляции. И можно сколько угодно использовать «Теорию игр», чтобы обхитрить конкурента, но когда в качестве оппонента – бюрократический механизм, с которым сталкивается предприниматель с первого дня регистрации, то нужно укротить эту систему. Для отечественного бизнесмена такой показатель как индекс дистанции власти в вопросах эффективной деятельности своей организации занимает особое место.

Впервые о «дистанции власти», как об эмоциональном расстоянии между подчиненным и начальником, заговорили после исследования голландского социального психолога М. Малдера. Он говорил о том, что сотрудник пытается сократить дистанцию между собой и руководителем; а начальник, наоборот, изо всех сил вынужден удерживать ее. По классификации культур Г. Хофстеде данный параметр отражает социальное устройство общества.

Впоследствии данный показатель вышел за рамки внутрикорпоративных отношений и стал проецироваться в системе координат – бизнес и государство.  В России по шкале от 0 до 135 индекс «дистанции власти» составляет 93, что свидетельствует о том, в большинстве российских предприятий царит контроль и надзор, вертикальная структура менеджмента, патерналистский стиль управления.

Теперь представим, когда бизнес начинает свой пусть по становлению, укрупнению и возможному масштабированию. Вместе с ним растет и экосистема, представленная надзорными, контролирующими, налоговыми органами.

И здесь вновь прослеживается та сама модель Хофстеда, когда государство ждет от бизнеса активного проявления социально ответственной позиции, а также трудоустройства граждан. Бизнес же ожидает от власти снижение административных барьеров, смягчения мер контроля, упрощения бюрократических процедур в отчетной деятельности, недопущения информационного вакуума между предпринимателями и государством, поддержку в виде субсидий для определенных сфер деятельности, налоговые и арендные каникулы в период финансовых сложностей бизнеса, помощь в решении кадровых вопросов для недопущения сокращения штата.

Разрыв очевиден.

Бюрократия налицо. Что делать?

Конечно, многие руководители анализируют происходящее и принимая тот факт, что отчетно-контрольное бремя не спадет, начинают думать уже в другом направлении.

В первую очередь нужно взглянуть «зрачками внутрь» на ваше операционное управление и то, как оно осуществляется: автоматически или вручную.

К примеру, в компании Inventive Retail Group на протяжении длительного времени была вертикальная конструкция управления, когда президент погружался в каждую деталь, не делегировал полномочия. В такой жесткой системе сотрудники не могут работать в многозадачности, а способны решать только понятные задачи. То есть для продуктивного мышления и созидательных идей атмосфера совсем неподходящая. Централизация стала ограничивать бизнес, компания постепенно закостеневает, новые проекты запустить становится невозможно, на банальные задачи уходят годы. Все потому, что компания закольцована в руках первого лица с доминированием ручного управления. Это чревато тем, что и без того порой парализующая бюрократическими требованиями компания в один момент просто перестает выдавать динамику роста.

Как один из вариантов решения данного вопроса – переход на автономную систему управления, функционирующую без участия руководителя.

Рынок fiztech и legaltech уже не первый год предлагает компаниям как МСП, так и крупного бизнеса любопытные решения, позволяющие внедрить у себя в систему «Службу одного окна», а также электронные цифровые подписи, которые помогают избежать бумажной нагрузки на предприятия и путем простых электронных манипуляций направить все отчеты и декларации в соответствующие инстанции — ПФР и ФНС — а также принять участие в торгах, оперативно завизировать бизнес-сделку с партнером, а подписанные ЭЦП документы могут использоваться в качестве доказательств в суде.

Уже были обозначены те направления, в которых технологии предлагают бизнесу снять нагрузку:

• автоматизация функции внутреннего комплаенс (особенно актуально после событий, связанных с утечкой персональных данных);
• автоматизация налоговых консультаций для бизнеса;
• различные калькуляторы — от рисков в сфере интеллектуальной собственности до автоматизации конкретных бизнес-процессов;
• сервис по налоговым вычетам;
• «Социальный помощник», который позволяет автоматически формировать для клиента информацию о положенных ему льготах и субсидиях;
• сервис для микро-предприятий и малого бизнеса Legal Box, который дает возможность автоматизировать систему по мониторингу сайта на предмет соответствия его законодательству.

И отечественные сервисы Legal Space, FreshDoc с каждым годом увеличивают рейтинг доверия со стороны бизнеса, подтверждая свою полезность и доступность.

Индустрия российских телеграм-каналов и чат-ботов также не отстает, предлагая взять на себя регулирование всех процессов по оспариванию штрафов AutoLawyerBot.  

И, конечно, еще один проект соотечественников «Онлайн Патент» — здесь компании предлагается в удобной навигационной форме в режиме онлайн контролировать всю цепочку согласования товарных знаков и патентов.

Безусловно, данные решения частично освобождают собственников и руководителей бизнеса от рутинной работы. Но есть другая сторона медали.

За последние годы многое сделано для того, чтобы уйти от бюрократичных процедур во взаимодействии с судебными и налоговыми органами. Так, сегодня процессуальные документы возможно подать в арбитражные суды в электронном виде, так же, как и отчетности можно сдать онлайн. Заказать через интернет можно и многие документы, это касается как бизнеса, так и частных лиц. Проверить контрагента можно за две минуты.

Во всем этом присутствует централизованная структура документооборота, систематизированное хранение документов в электронном виде, а также согласование документов становится гораздо проще.

Возможно ли избежать бюрократии в России?

О существовании бюрократической волокиты в стране говорят результаты интернет-опроса среди населения и организаций. Треть респондентов считают, что рутинная работа с документами отравляет им жизнь. Однако я, как и некоторые другие эксперты, считаю, что без всего этого у них в офисе наступит полная анархия. По результатам опроса Всероссийского центра изучения общественного мнения, среди препятствий к началу своего дела в России бюрократия занимает второе место с 22% ответов, сразу после высоких налогов (25%). Отсюда и статистика, показывающая, что 62% граждан считают, что вести честный бизнес в нашей стране невозможно. Но действительно ли все так печально?

С одной стороны, государство пытается создавать условия, когда бизнесменам будет проще начать официальную деятельность.

Самый простой пример – осуществление предпринимательской деятельности через ИП. Довольно несложная процедура регистрации и маленький пакет документов, согласно статье 22.1 закона № 129-ФЗ нужно:

• заявление (форма Р21001);
• ксерокопия всех страниц паспорта;
• квитанция об оплате пошлины;
• уведомление о переходе на УСН в трех экземплярах, если необходимо.

Упрощенная система налогообложения, кстати, тоже помогает снизить размер бюрократического бремени. Просто потому, что заменяет оплату трех налогов — НДС, НДФЛ и налога на имущество — одним. Не сложно подсчитать, во сколько раз легче становится жизнь бизнесмена.

С другой стороны, именно малый бизнес, организационно-правовая форма которого в основном как раз ИП и ООО, страдает от бюрократии. Большое количество надзорных органов и частые проверки, замораживающие работу предприятия, явно не идут ему на пользу. А учитывая и коррупционную составляющую при визитах аудиторов, тиски сжимаются еще сильнее. Тогда предприниматели начинают спасться от перегруженного надзора и контроля, уходить в тень. Если им не позволяют существовать легально, обременяя поборами и бумажной волокитой, то зачем им платить и официальные налоги? Звучит логично, но пугающе. В 2018 году доля теневого сектора российской экономики составила около 20% от ВВП, что, в свою очередь, равно примерно 20 трлн руб.

К чему тогда приведет такая ситуация дальше? Вероятнее всего к увеличению налогов, которые упадут как раз на плечи бизнесменов, играющих в открытую. А после – к росту цен на продукцию, что совсем некстати, учитывая, что с 2014 года доходы населения в нашей стране падают.

Может ли в этом помочь искусственный интеллект?

К примеру, разработки на основе ИИ уже освоились во многих отраслях бизнеса: от сбора урожая до выдачи займов. Автоматическая служба поддержки становится реальностью. По прогнозам разработчиков, в ближайшие десять лет вклад ИИ в экономику достигнет $13 трлн.

В чем же проблема, почему внедрение идет так медленно?

Главное заблуждение, что если «подключить» ИИ, то бизнес сразу начнет приносить миллионы. Вдохновленные этой идеи предприниматели начинают вливать огромные деньги в инфраструктуру данных, программные инструменты, специалистов-аналитиков и разработку моделей. Некоторые стартовые инициативы даже что-то приносят, но по истечению месяцев — результатов нет. Компания продолжает топтаться на месте, и не может никак осуществить рывок в решении сегментированных задач, например, оптимизации всего коммуникационного цикла с клиентом.

Чтобы иметь возможность воспользоваться ИИ нужны не только идея и средства, но и:

• таланты;
• передовые технологии;
• новая культура;
• оргструктура;
• методы работы.

На тему, как внедрять данные решения, написано много. Это уже целая дисциплина управления проектами, когда используются продуктовые лидеры для организации процесса по методике Scrum. Однако сотрудники, привыкшие мыслить категориями функций, будут испытывать трудности при работе в междисциплинарных эджайл-командах.

Нужно быть готовым, что придется объяснять коллективу необходимость и преимущества ИИ-инициатив в борьбе с бюрократическими препонами. По времени это может занять столько же, сколько и разработка самих технологий. Также нужно организовать саму работу по внедрению с учетом готовности компании к новому инструментарию. Но и не избежать инвестиций в обучение персонала. В итоге компания взвешивает все плюсы и минусы, и порой замораживает весь процесс перехода на новаторские рельсы.

Конечно, подобные инструменты, методы и решения – не панацея. Но после их внедрения собственники бизнеса на очередной стратегической сессии проводят повторную организационную диагностику и видят, что картина сильно изменилась. Что они научились работать со всеми болевыми точками и обходить бюрократические ловушки.

Во многом технологии искусственного интеллекта избавляют предпринимателя от рутины. Высвобождают время на развитие бизнеса, персонала, поскольку сотрудники, как правило, в конкретных специфических вопросах разбираются гораздо лучше руководителя. Количество электронных писем в разы сокращается, без веской причины сотрудники не ставят начальников в копию письма. Системы позволяют пересмотреть структуру бюджетирования и отчетности, привести финансовую модель в соответствии с бизнесом, выстроенным по-новому. С помощью такой системы можно выстроить работу во всех подразделениях.

Конечно, в масштабах компании – это значительный сдвиг. Но он не решает всей глобальности проблемы, корни у которого по-прежнему в сложности взаимодействия бизнеса с государственными органами, ведомствами и инстанциями.

Читайте также: