8 шагов к интранету без боли и потери денег

Разработка внутреннего портала — всегда тандем заказчика и исполнителя. С первого — отличное понимание своего бизнеса, проблем, которые должен решить портал, задач внедрения и цели. Со второго — профессиональная квалификация, заинтересованность проектом, грамотный менеджмент, готовность подсказать, прозрачность работы.

Но кто живет в идеальном мире? Разработчики часто слышат от клиента: «Вы же профессионалы, внедрите портал, чтобы работал и было красиво. А мы разве что-то должны делать? Ну, вот посмотрите, как мы работаем. Бизнес-процессы? Ну да, договора подписываем, вы сделаете, а мы потом использовать будем».

Без точных задач и понимания результата хорошего продукта не бывает. Digital-агентства корректируют бизнес-процессы в момент автоматизации, подсказывают удобное решение, но не систематизируют их.

15 лет опыта помогли нам сформировать несколько рекомендаций успешного внедрения корпоративного портала для заказчиков и подрядчиков.

1. Четко сформулируйте цели и задачи

Скорость и результативность достижения цели прямо пропорциональны ее точности и проработанности.

Как надо ставить задачи (какие задачи надо принимать в разработку): «Автоматизировать процесс оценки сотрудников 360 градусов. Сейчас он реализован на бумаге силами отдела кадров. Прилагается регламент бизнес-процесса».

Как не надо ставить задачи (какие задачи не надо принимать в разработку): «Автоматизировать подачу заявки на командировку».

Почему так не надо? К примеру, платформа внедрения имеет стандартный процесс подачи заявки на командировку. Он рабочий и не требует дополнительных финансовых и ресурсных вложений. Подрядчик, не узнав, то ли от неопытности, то ли от нежелания или по незнанию, что и в каком виде нужно клиенту, индивидуальные особенности процесса, воспользуется инструментом из коробки. Пройдет время и клиент поймет, что инструмент не отрабатывает нужную цепочку согласований, доработка дорогостоящая. В адрес агентства посыплется один негатив.

2. Выберите оптимальный путь внедрения

1. Система формирует работу

Первый подход характерен для молодых компаний, которые только вышли на рынок и осваивают компетенцию создания корпоративных порталов. Во главе угла инструменты стандартного пакета платформы. Агентство рассказывает обо всех возможных, клиент выбирает необходимые. Подрядчик отгружает лицензию, настраивает компоненты.

Плюсы:

• Быстро.
• Бюджетно.
• Простое обновление, так как система практически не меняется.

Минусы:

• Решение может быть неудобным. Система стандартная, а значит, одинакова и для молочного производства и для страхового агентства. Особенности бизнеса, его рост не заложены в портал.
• Портал забрасывают из-за практического неудобства.

Такой путь подходит для небольшого бизнеса с несложным внутрикорпоративным общением, который пока не нуждается в уникализации интранета. Вопросы учета времени, постановки задачи, общения решаются стандартными инструментами.

2. Бизнес формирует систему

Система строится на основе потребностей бизнеса. Агентство погружается в задачу вместе с клиентом, продумывает разработку новых инструментов, изменение стандартных.

Плюсы:

• Практико-ориентированное решение. Система отталкивается от потребностей клиента, а не наоборот.
• Индивидуальный инструмент будет востребован и полезен.

Минусы:

• Долго. Изучение задачи, согласование, реализация, правки, возможное расширение функционала.
• Дорого.
• Обновление системы. Сложность или простота обновления в будущем зависит от квалификации разработчика.

500 сотрудников с необходимостью постоянного доступа в 1С, многоступенчатого согласования документов, работы в CRM не смогут эффективно выполнять задачи в рамках стандартного портала. Кастомизация интранета практически всегда обязательна в крупных компаниях.

Первый или второй путь – решает клиент. Мы можем лишь на основе опыта подсказать и направить. Но нужно понимать, что второй подход невозможен без четкой цели, понимания проблематики и полного погружения клиента или доверенного лица клиента в процесс разработки.

3. Проявляйте заинтересованность

Контактное лицо со стороны клиента должно гореть порталом. Предлагать доработки, втягивать коллег, быть евангелистом интранета и получать поддержку от руководства. Если внедрение сводится к взаимному подпиныванию, о качественном портале можно забыть. Если вы потенциальный, настоящий заказчик, помните: агентство-разработчик не сделает бизнес рентабельнее без вашей помощи.

4. Определите принципы и приоритеты работы

Компания как живой организм развивается, растет, налаживает новые процессы. Появляются новые задачи для разработки. Важно двигаться поступательно, определить приоритетные направления.

Можно двигаться тремя путями:

• Сразу же завязать на портале ключевой для бизнеса процесс и отталкиваться от него. Например, «Управление проектами», «Оценка 360» или «Согласование договоров». Важно не стремиться к одновременному внедрению нескольких больших процессов – определите очередность их создания.
• Адаптировать стандартные мелкие процессы. Заявки на такси, графики отсутствий, модуль wiki и так далее.
• Сочетать пути и работать в два потока, что мы обычно и рекомендуем своим клиентам.

Мелкие модификации не требуют много времени и позволяют пользователям постепенно привыкать к новому инструменту. Большой же модуль находится под приоритетным контролем стейкхолдера. Небольшие задачи удобно решать в режиме технического сопровождения проекта, большие — в рамках полноценного цикла разработки.

5. Обозначьте зоны ответственности

Как правило, подрядчик ответственен за техническую составляющую внедрения. Без консалтинга, маркетинга, разработки стратегии, отстройки бизнес-процессов. Только кодинг, дизайн, сборка, верстка. На первых этапах сотрудничества агентству лучше обезопасить себя и рассказать заказчику о своем видении зон ответственности.

Если не обсудить вопросы ответственности, может выйти две крайности:

• Клиент делегирует всю ответственность за разработку на агентство. Что-то пошло не так в любой части проекта — виноват только подрядчик.
• Клиент учит, как лучше. Рассказывает, какой модуль подходит для решения задачи, как правильно выгрузить данные. Техническое исполнение – ответственность только подрядчика. Выбор digital-агентства сделан, клиент осведомлен о компетенциях специалистов, их численности, опыте, технической грамотности. Не ищите подвоха, а если ищете – меняйте подрядчика.

6. Внедряйте постепенно

Закономерное продолжение пункта о принципах и приоритетах работы. Изначально на портале ничего не должно быть. Инструмент наращивает свои функции постепенно. Новая функция — новое время для изучения и обучения. Сотрудники не готовы к полностью наполненному порталу. Запутаются в структуре, не поймут, как правильно использовать автоматизированные процессы — время и деньги, потраченные на проект, будут потеряны, портал не станет эффективным инструментом. Как правило, первопроходцами системы становятся HR и IT-специалисты, им привычно адаптироваться к новым инструментам.

Постепенное внедрение способствует и более качественному расширению возможностей портала. Есть время на выявление неудобных моментов, их устранение и совершенствование функций.

7. Не бойтесь здорового принуждения

Появление интранета в компании — это не залог его успешного использования. Портал необходимо сделать безальтернативным инструментом выполнения задач.

Принцип внедрения портала следующий: «Все, что можно сделать на портале (не обделив другие системы, без фанатизма), нужно делать на портале». Например, если раньше заявку на пропуск оформляли и согласовывали через почту, то нужно организовать реестр и автоматизировать бизнес-процесс. Если раньше важные объявления рассылались по почте и непонятно, кто прочитал, а кто нет, то на портале можно сделать важные объявления с кнопкой «ознакомлен».

Удачно: компания практикует отправку файлов за границы своей структуры. Облачные сервисы или почта – недостаточно защищенные каналы передачи. А портал дает возможность установить ограничения прав доступа, пароль или ограничение времени действия ссылки.

Неудачно: сотрудники обмениваются файлами только между собой. Самый простой и удобный способ — отправить путь к файлу на сетевом диске. Обязать обмениваться файлами только через портал невозможно. Неэффективным способом будут пренебрегать.

8. Оценивайте результаты

Критерий качественного и успешного внедрения — это не только наличие вкладки «Портал» в браузере каждого сотрудника компании. Мы измеряем успех внедрения следующими группами параметров:

1. Решенные задачи. То, что возможно протестировать, исправить, переделать, усовершенствовать. Автоматизация оценки KPI, подача заявки на пропуск, интеграция с 1C и так далее. Эти задачи и результат их решения прописаны в техническом задании. Мерилом для бизнеса в этой группе будет исправно функционирующий интранет, грамотно отрабатывающий все бизнес-процессы в IT-сфере.
2. Достигнутое внедрение. А полезен ли портал для компании? Сотрудники оформляют пропуски на портале или охранник по старинке вписывает гостей в тетрадь? Интранет успешно внедрен, когда он становится удобным, понятным, авторитетным инструментом коммуникации, решения задач, поиска информации, знакомства с новостями. Главным параметром оценки становится удобность и добровольное использование всех функций интранета сотрудниками.