Екатерина Логвинова: Корпоративный портал. Несколько советов тем, кто задумался о его приобретении

Екатерина Логвинова

Попробуем понять, когда корпортал излишество, а когда без него не обойтись.

Вот, скажем, есть некий абстрактный начальник Иксов. Компания у него маленькая, занимается, ну, скажем, подбором персонала, оборот имеет небольшой, но он всегда держит руку на пульсе IT-новостей, живо интересуется всем новым, и, услышав об интранете, немедленно решает, что без него никуда. Иксов – человек дела, сказал будет, значит будет. И вот находится подрядчик, создается ТЗ, разрабатывается корпоративный портал и…

А что и? Ничего не и. Сотрудники в интранет почти не заходят, темп работы остался прежним, а немалые деньги, затраченные на проект, ушли навеки вечные, на прощание пошатнув бюджет. Голод, нищета, инфляция, а его секретарша уже стоит на улице с табличкой «работаю офис-менеджером за еду».

А в это же время живет себе на свете абстрактный начальник Игриков, хозяин большой строительной компании в несколько офисов по разным городам. Восходить по карьерной лестнице он начал еще в те приснопамятные времена, когда компьютер занимал половину комнаты, а потому с подозрением относится ко всем этим новомодным наворотам. Нет, корпоративный сайт у него, конечно же, есть, куда уж без него, но про корпоративный портал он и знать не хочет. Зачем тратить деньги на собственных сотрудников? Зарплатами обойдутся.

Только вот проблема: из-за размеров компании внутренняя коммуникация развита плохо. Отделы ничего не знают о работе друг друга, а потому благодушно делают одну и ту же работу по несколько раз, не делятся информацией, что приводит к недоразумениям. Иногда дорогостоящим. Кадровое делопроизводство отлажено плохо: попробуй, уследи за каждым из нескольких сотен человек, когда они по разным городам и все как один не могут без подсказки написать даже заявление на отпуск. Темп работы снижается, из-за постоянных несостыковок между офисами теряется единый корпоративный стиль, падает престиж фирмы, а главное, она несет убытки.

И вот итог: оборот уменьшается, кадровик лежит с тяжелым нервным срывом, а бывшая секретарша Иксова, наконец-то обустроившаяся на новом месте, вспоминает, что не так уж дурно ей работалось за еду и возвращается на улицу.

Одним словом, задумавшись о приобретение корпоративного портала нужно сначала серьезно взвесить все плюсы и минусы.

Приведем простенько и кратенько основные плюсы и минусы корпоративных порталов.

Плюсы:

1. Возможность структурирования как вертикальных, так и горизонтальных бизнес-процессов. Крайне полезная вещь при большом штабе. Любой участник процесса видит, что по нему было сделано и что надо сделать сейчас.

2. Улучшение внутренних коммуникаций, официальных и неофициальных. Кроме полного актуального списка сотрудников с контактной информацией и фотографиями (палочка-выручалочка для новых сотрудников с плохой зрительной памятью), в интранет обычно включают блоги, форумы и другие средства, позволяющие наладить контакт с окружающими.

3. Электронная библиотека. На корпоративном портале можно разместить необходимые в жизни компании документы (от договоров до заявлений). Это крайне полезная функция, так как сотрудник, даже если он заболел и вынужден работать из дома, может продолжать участвовать в рабочем процессе.

4. Четкая иерархия доступа. Позволяет показывать конфиденциальную информацию только тем, кто имеет на нее право.

Минусы:

1. Возможность утечки информации. Вот важные документы с грифом «после прочтения съесть» на корпоративном портале, а вот они уже на столе у конкурента. Конечно, система доступов и пароли, отличные от «12345», помогают избежать подобных ситуаций, но от них никто не застрахован.

2. Главный минус, который может свести на ноль все плюсы – это стоимость. Корпортал мало просто разработать, его надо еще и поддерживать в актуальном состоянии, а то путаницы будет еще больше, чем если бы интранета вообще не было. Вообще. В природе.

Итак, подведем итог. Прежде чем решится на покупку, необходимо подсчитать коэффициент полезного действия корпортала и понять, нужен ли он вам. Утрируя, можно резюмировать, что если компания:

- Имеет большие обороты,

- Имеет большой штат сотрудников,

- Занимается проектными работами,

- Активно взаимодействует с удаленными сотрудниками, которым нужно быть в курсе того, что происходит,

- Нуждается в отлаженной системе бизнес-процессов,

- Не блещет развитыми внутренними коммуникациями,

- Имеет несколько офисов,

Корпортал станет незаменимым помощникам и кадровикам, и менеджерам, и рядовым пользователям. В противном случае интранет может оказаться бессмысленной обузой для бюджета.