Рано или поздно перед каждым развивающимся бизнесом встают задачи, требующие разработки новых IT-систем или повышения эффективности обслуживания уже имеющейся инфраструктуры. Путей, по которому идут компании, два: создать внутренний IT-отдел или передать его работу на аутсорсинг. Что лучше? Рассмотрим нюансы обоих вариантов на примере одного их наших клиентов — учебного центра из Перми. В свое время внешний подрядчик разработал для него CRM-систему, необходимую для коммуникаций с клиентами, учениками и учителями. Но через год программное обеспечение начало тормозить, а через два, когда объем данных увеличился, вообще перестало корректно работать. Исполнитель разводил руками, что-то чинил, время шло. И так как результатов не было, подрядчика (а заодно и систему) в центре решили сменить. Какие риски и возможности иллюстрирует эта типичная ситуация?
Минусы передачи IT-разработок на аутсорсинг
1. Зависимость от некомпетентных подрядчиков. Сложно выбрать IT-компанию с нужным уровнем компетенций. Без опыта или рекомендаций знакомых, которые решали похожую проблему, трудно оценить профессионализм подрядчика. Реклама предлагает тысячи исполнителей с огромными портфолио. Отделы продаж не дремлют и высылают выгодные предложения. Но реальность сурова: реализуя проект, подрядчик может не заботиться о надежности продукта. И если вы ошиблись в выборе, рано или поздно придется подумать о смене исполнителя.
2. Сложности в смене подрядчика. Разрывать отношения с одним исполнителем и передавать систему другому всегда трудно. Текущий подрядчик знает все об инфраструктуре, о типах данных в системе, о серверном окружении. И так как он не заинтересован в потере клиента, вряд ли выложит всю информацию своему конкуренту. Процесс перехода затянется и может обрасти судебными прениями... Учебный центр из нашего примера пошел по другому пути: сначала ознакомил нас, новых исполнителей, с текущей системой. Так мы смогли изучить все потоки данных и архитектуру системы, понять бизнес-логику и распознать минусы текущей реализации.
3. Сделать систему «под ключ» не получится. Чтобы IT-система функционировала эффективно, была расширяемой и учитывала все нюансы работы компании, вам придется принять активное участие в ее разработке / доработке. Это нужно учитывать и закладывать на это время. Поняв нежизнеспособность текущей CRM-системы, учебный центр из нашего примера решил разработать новую. Разработчики задавали большое количество вопросов, руководителей организации тратили массу времени на обсуждение. В итоге генеральный директор заявил подрядчику: делайте «под ключ», а потом разберемся. Что получилось? На этапе приема продукта бухгалтерия и преподаватели возмутились, что их рабочие процессы в системе отражены не верно. Пришлось вносить правки, запуск новой системы сильно затянулся. Этого можно было избежать, больше времени уделив подготовке ТЗ на начальном этапе.
Получается, лучше, если IT-отдел находится внутри компании? Штатные программисты хорошо знают процессы организации и в любое время могут задать уточняющие вопросы нужными сотрудниками? Возможно, но не всегда.
Плюсы передачи IT-задач на аутосорсинг
1. Финансовая экономия. Фонд оплаты труда штатного IT-отдела, страховые взносы и прочие выплаты выходят дороже разовой разработки системы и дальнейшей поддержки на аутсорсинге. Не говоря уже о том, что нужно закладывать расходы на офис, рабочие места и оборудование. Также не забываем о постоянном обучении программистов на курсах повышения квалификации. В нашем примере разработка нового программного обеспечения для учебного центра составила 180 тыс. рублей. На поддержку тратится в среднем 5000 рублей в месяц. Плюс нужно оплатить работу администратора сервера, которая также вынесена на аутсорсинг: 20 тыс. рублей в месяц. Итого после разработки стоимость поддержки составляет в среднем 25 тыс. рублей в месяц. Сравним: программист и системный администратор в штате при зарплате в 30 тыс. рублей обошлись бы компании в 120 тыс. руб. в месяц с учетом всех отчислений.
2. Нет кадровых проблем. Поиск квалифицированных IT-специалистов требует больших затрат. Если неожиданно увольняется опытный программист, до тех пор пока ему не будет подобрана замена, срочные доработки в системе сделать будет некому. Другая ситуация: доработки нужны редко, и часть рабочего времени IT-специалистов в штате не используется. При этом уволить кого-то компания не может: сервер не оставишь без присмотра, да и систему изредка, но нужно дополнять новым функционалом. А компания-аутсорсер гарантирует бесперебойное выполнение заданий, при необходимости переключая своих сотрудников с одного проекта на другой.
3. Выше уровень ответственности. За серьезную ошибку штатного специалиста могут лишить премии или уволить. Но расходы, которые организация понесла, никто не возместит. Заключая аутсорсинговый договор, вы можете прописать в нем пени за срывы сроков, штрафы за разглашение коммерческой тайны и компенсации за крупные ошибки подрядчиков. Отдельная проблема — конфиденциальность внутренней информации. На практике мы встречали ситуации, когда плохих специалистов не увольняли только потому, что «они много знают». Ответственность компании-подрядчика, подписавшей соглашение о неразглашении, с этой точки зрения тоже выше.
4. Взгляд со стороны. Опытные руководители периодически заказывают профессиональный аудит своего бизнеса. Причина — желание получить объективную оценка процессов со стороны, рекомендации по внедрению полезного опыта. Свежий взгляд и квалификация подрядчиков помогают решать нетривиальные задачи. Они не погружены в штатную рутину, когда единственному программисту, например, приходится отвечать за сетевое оборудование во всех филиалах организации вместо решения основных задач. У них есть информация о лучших практиках в различных областях. Так, учебный центр из Перми сталкивался с проблемами в составления расписания занятий и расчете их стоимости для клиентов. Опытный внешний подрядчик предложил нужные решения, автоматизировав рутинные операции и устранив человеческие ошибки в расчетах.
Стоит ли все-таки выносить IT на аутсорсинг?
Нужно исходить из проблем и потребностей конкретной организации. Если задачи простые, и вы готовы на расходы, связанные с персоналом, формируйте и поддерживайте отдел в штате. Если требуется сложное IT-решение, обратитесь к внешним исполнителям. Аутсорсинг выгоден экономически, но не стоит забывать о сложностях в оценке подрядчиков. Взвешивайте все «за» и «против», внимательно относитесь к выбору исполнителей и просчитывайте риски. Главное: автоматизируйте бизнес-процессы, на конкурентом рынке без этого будет сложно.
