Как технологии Business Intelligence работают на синергию

В процессе ежедневной профессиональной деятельности мы стремимся к тому, чтобы делать работу наилучшим способом. Мы опасаемся принять некорректное решение, способное привести к бизнес-потерям. Мы испытываем стресс, когда не можем с полной уверенностью идентифицировать проблему, провоцирующую ошибки. Поэтому именно с ответов на вопросы: «В каком месте кроется потенциальная проблема? Как на нее превентивно отреагировать?», начинается эффективное управление.

Технологии BI (Business Intelligence) позволяют перевести необработанную информацию в удобную для анализа форму. Они помогают глубже понять бизнес и усилить на него влияние. Предлагаю подробнее рассмотреть, как это происходит.

Недостатки обычных информационных систем

Обычные (транзакционные) учетные системы дают информацию о том, что происходит с бизнесом, по каким каналам падают продажи, сколько потеряно клиентов. Но имея только такие ответы, исправить ситуацию не получится. Имея лишь числовые данные о снижении уровня продаж, вы не понимаете, что послужило драйвером этого изменения.

Необходима предварительная работа по определению факторов, оказывающих влияние на бизнес, по разработке показателей, релевантно отражающих влияние этих факторов, по определению источников информации, которая требуется для расчета этих показателей. И, конечно же, собрать все эти данные, обработать их и преподнести в удобном для анализа виде невозможно без создания соответствующей инфраструктуры. Технологии Business Intelligence решают все эти задачи. Основная часть работы по их внедрению лежит на управленцах компании. Служба IT подключается к ним лишь на стадии создания инфраструктуры.

Следует отметить, что компании, не имеющие системы измерения бизнес-процессов, не способны заниматься прогнозированием. Они не могут своевременно отреагировать на вызовы окружающей среды. И это угрожает им катастрофой – потерей бизнеса. Но часто можно наблюдать и такой парадокс: компания обладает всей полнотой информации, однако эта информация хранится в разных функциональных подразделениях и разных учетных системах. В итоге, менеджмент не может провести полноценный анализ с выявлением всех факторов, оказывающих влияние на успехи и неудачи бизнеса. В такой ситуации ответить на вопрос: «В каком месте кроется потенциальная проблема?», очень трудно.

Какая аналитика нужна, и что мешает ее получить

Ранее позволить себе BI могли только очень крупные и богатые компании. Однако теперь на рынке представлены решения, которые по карману средним и даже малым предприятиям. На данный момент Business Intelligence входит в критически необходимый набор инструментов и процессов, который позволяет увеличивать потенциал бизнеса и снижать затраты компании.

Технологии BI, при должном уровне исполнения, способны максимизировать область «нам известно» и минимизировать «нам не известно». Практика показывает, что для достойного ответа вызовам, с которыми сталкивается бизнес, необходимо иметь ответы на пять вопросов:

1) Кто является нашим клиентом?

2) Чего наши клиенты хотят?

3) Как клиенты принимают решения о покупке?

4) Как снизить себестоимость производства продукции?

5) Как повысить качество обслуживания и уменьшить его стоимость?

Компании, которые способны своевременно получить такую информацию, принимают лучшие решения и наращивают свою прибыльность.

Независимо от отрасли деятельности, компании имеют значительный массив исторических данных и данных реального времени, в различных источниках. Есть множество барьеров, препятствующих компаниям объединить потоки информации о различных бизнес-процессах и принимать своевременные и качественные решения, приносящие позитивный эффект на продажи, операционный доход, возврат инвестиций и денежный поток. В связи с этим инвестиции в инструменты BI и качественную аналитику являются критически важными.

Так, серьезные препятствия для принятия решений могут возникать по следующим причинам:

• Ручные процессы. Отчетность строится на огромных электронных таблицах, заполнение и анализ которых занимает немало времени.
• Раздельное хранение данных для различных функциональных областей. Анализ этой информации невозможен без ее интеграции, что также замедляет процесс.
• Отсутствие общей картины. В результате невозможно создать приборную панель корпоративного уровня, с детализацией по отдельным аналитикам.
• Сомнения в качестве данных. Это время, необходимое для принятия решения, теряется из-за необходимости проверять корректность информации.

Полагаю, что такие барьеры вам знакомы. Эти барьеры могут повлиять на своевременность внесения изменений в важнейшие бизнес-процессы компании, что в свою очередь подорвет способность компании к устойчивому и прибыльному росту.

Как используют Business Intelligence успешные предприятия

Прежде, чем принять решения, успешные компании получают ответы на четыре главных вопроса:

1) Какие данные нам нужны?

2) Каковы оптимальные показатели производительности нашего бизнеса?

3) Как правильно измерять драйверы нашего бизнеса?

4) Какой аналитический инструмент наиболее оптимален для нас?

Чтобы понять, какие данные необходимы, важно разобраться в шести базовых группах процессов. Информация о них поможет максимизировать результаты бизнеса. Вот эти процессы.

1) Стратегия. Генеральный план, который определяет приоритеты во всех остальных процессах. Успешная стратегия – представляет собой набор измеримых целей, планов действий по их реализации. Основным инструментом технологий BI являются панели (dashboards).

2) Работа с обращениями клиентов. В этот процесс должны быть вовлечены такие подразделения компании, как продажи, маркетинг, логистика, качество продукции, сервис. Анализ этого процесса позволяет увидеть:

• достаточно ли квалифицирована компания в качестве поставщика?
• несет ли компания ценность для клиента?
• имеет ли компания устойчивое конкурентное преимущество?

3) Разработка продуктов/инновации. Компания должна удовлетворять запросы, возникающие во внешней среде. Следует внедрять стратегию клиенториентированности, основываясь на маркетинговых исследованиях, потребностях клиентов, оценке качества продуктов и услуг.

4) Поставки клиентам. Продукция должна поставляться в полном соответствии с оговоренными спецификациями, которые содержат информацию о количестве и качестве продукта, времени и месте доставки. Цепочка поставок включает в себя деятельность по производству продукции, управлению запасами, складированию, доставке. Данные обо всех этих компонентах необходимы для оптимизации цепочки поставок.

5) Управление финансовой деятельностью. Включает управление денежными потоками, оценку финансового состояния. Без четкого управления финансами невозможно реализовать эффективный бизнес.

6) Связь стратегии с операционной деятельностью. Это наиболее важная функция, которая призвана направить работу каждого подразделения на достижение общих стратегических целей. Использование BI-панелей поможет увязать стратегические цели компании с операционной деятельностью. Наглядное отображение этой взаимосвязи обеспечит непрерывное совершенствование и прибыльный рост бизнеса. Существует мнение, что операционных сотрудников не должны беспокоить стратегические вопросы, поскольку им надо сосредоточиться на операционных вопросах. Однако это не так. Если операционные менеджеры и персонал не осознают стратегического направления и не готовы следовать ему, обеспечить эффективное и успешное функционирование предприятия весьма проблематично.

Задача профессионалов в сфере технологий Business Intelligence – обеспечение взаимосвязи между отдельными фрагментами информации, распределенной по функциональному признаку или расположенной в различных источниках. Нахождение точек соприкосновения между этими частями позволяет создать синергетический эффект, повышающий эффективность соответствующих бизнес-процессов.