Как «подогнать по размеру» информационную систему организации

О роли бизнес-моделирования для внедрения информационных систем масштаба предприятия

Рынок предлагает огромное количество программных продуктов и платформ для построения информационных систем предприятия, автоматизации взаимодействия и совместной работы, бизнес-процессов и документооборота, а также отраслевых программных решений, которые могут быть адаптированы под любые виды деятельности, размеры компании и их кошелек.

Порой организациям крайне трудно сделать выбор и подобрать оптимальное решение, которое «сядет» идеально по размеру, да еще будет учитывать возможный рост и развитие организации. То есть, будет технологически современным и зрелым и не вылетит «в трубу» через год-два. Другая проблема – как обеспечить эффективное внедрение продукта?

Под эффективным внедрением я понимаю, в первую очередь, достижение большей отдачи от владения предприятием информационной системой при оптимальных затратах и сроках на реализацию проектов внедрения ее элементов.

Чтобы достичь этого, в первую очередь необходимо рассматривать бизнес комплексно, а требования к элементам информационной системы формировать на основе целостной модели предприятия, учитывающей не только текущее, но и будущее состояние организации. Такой подход позволит с минимальными затратами обойти все препятствия, с которыми может столкнуться компания.

Серьезным подспорьем в этом процессе выступают системы бизнес-моделирования, которые позволяют провести комплексный анализ и документирование элементов системы управления организации в разрезе цели, процессы, организационная структура, информационная структура, информационные системы (Рисунок 1), получить общую бизнес-архитектуру предприятия и таким образом детально и всесторонне проработать требования к информационной системе.

Рисунок 1. Система управления организации

В качестве примера возьмем следующую историю. Группа компаний предоставляет транспортно-экспедиционные услуги в области международных грузовых перевозок автомобильных транспортом. Имеется несколько территориально-распределенных офисов: Украина, Россия, Беларусь.

Компания очень быстро росла, однако в последнее время темпы роста замедлились, и наблюдается снижение объема заказов, которое вызвано не только внутренними проблемами, но и увеличением конкуренции, и уменьшением общего объема перевозок в некоторых регионах присутствия.

Часть руководства компании одним из вариантов выхода из сложившейся ситуации и созданием условий для продолжения роста видит в создании единой централизованной базы данных клиентов и подрядчиков, которые непосредственно осуществляют перевозку грузов и автоматизации процесса обработки заказов. Кроме этого предполагается усовершенствовать процесс обработки заявок клиентов. Эти мероприятия, по мнению некоторых топ-менеджеров и владельцев компании, позволят закрепиться на существующих рынках и выйти на новые рынки путем открытия новых филиалов в различных регионах стран, где уже есть присутствие компании.

Среди руководства имеются также скептики, которые считают, что нужно просто пересидеть плохие времена, оставив все по-старому. Скептицизм имеет место, так как менеджмент компании не уверен, что вложив определенные деньги, можно получить именно тот результат, который позволит решить текущие проблемы и достигнуть желаемых целей. Это обусловлено тем, что топ-менеджмент компании еще никогда не занимался проектами, предполагающими организационные изменения и серьезные финансовые вложения.

Если предпринимать какие-либо действия в данной ситуации, не имея стратегии и детальной модели предприятия, которая бы подразумевала реализацию этой стратегии, то это напоминает хождение в абсолютной темноте по пересеченной местности: любой неверный шаг может иметь самые негативные последствия. Что в таком случае дает использование системы бизнес-моделирования? Рассмотрим этот пример в контексте трех заинтересованных групп:

1) Владельцы/топ-менеджеры компании.

2) Персонал.

3) Команда IТ-специалистов, внедряющих информационную систему.

И разберемся, каким образом может повлиять применение системы бизнес-моделирования для разработки полнофункциональной системы управления (цели, процессы, организационная структура, информационная структура, информационные системы управления и IТ-инфраструктура) на ситуацию характерную для этой компании. Подобный пример может рассматриваться и для компаний с другими видами деятельности, которые оказались в аналогичной ситуации.

Цели:

Систематизируя деятельность компании с помощью системы бизнес-моделирования мы можем выделить и определить реальные ключевые цели компании и представить их в виде стратегической карты на основе системы сбалансированных показателей.

Данный инструмент позволяет выделить, на каких нефинансовых целях должны концентрироваться сотрудники компании, чтобы достигать именно финансовых целей – Рисунок 2 (здесь и далее примеры даются в системе Business Studio). А также, кто должен отвечать за достижение тех или иных целей, и какими показателями их нужно измерять. Помимо общей карты целей компании, можно разработать карты целей отдельных подразделений или сотрудников – Рисунок 3.

Таким образом, этот инструмент системы бизнес-моделирования предоставляет следующие возможности для рассматриваемых целевых групп:

Владельцам/топ-менеджерам компании

Наглядно демонстрирует: куда нужно развиваться компании, чем измерять достижение поставленных целей, какие еще организационные изменения, кроме внедрения информационной системы, необходимы, чтобы добиться увеличения прибыли.

Другой немаловажный момент – стратегическая карта демонстрирует необходимость инвестиций в информационные системы, так как демонстрирует логическую зависимость между внедрением информационной системы и увеличением объемов заказов за счет сокращения длительности их обработки, определения наиболее приоритетных клиентов, сохранения информации о клиентах в единой базе данных (снижается риск потери клиента в случае ухода сотрудника, который вел его заказы) и т.д. Поэтому разработка стратегической карты компании помогает обосновать необходимость инвестиций в информационные системы и служит отправной точкой для разработки технико-экономического обоснования внедрения информационной системы.

Персоналу

Как и вся стратегическая карта, так и стратегические карты отдельных подразделений, и должностей, демонстрируют сотрудникам компании – на чем нужно концентрироваться, чтобы улучшать свои показатели и иметь возможность увеличивать свой доход в виде премиальных вознаграждений. Они также показывают, каким образом увеличивая базу данных контрагентов можно увеличить показатели объема заказов и сокращения длительности обработки заказов за счет сокращения времени подбора необходимого транспорта используя базу данных системы. Это мотивирует пользователей использовать сервисы системы, а не игнорировать их.

Команде IТ-специалистов

Наличие структурированных целей компании позволяет получить исходные данные для определения требований к информационной системе с точки зрения долгосрочного развития, а также, как уже написано выше, получить исходные данные для технико-экономического обоснования инвестиций в IТ.

Рисунок 2. Стратегическая карта транспортно-экспедиционной компании. Кликните, чтобы увеличить.

Рисунок 3. Стратегическая карта экспедитора – показывает, на каких целях должен концентрироваться экспедитор, чтобы достигая целей компании, увеличивать свой личный доход. Кликните, чтобы увеличить.

Процессы

Проектирование модели бизнес-процессов на основе формализованных целей позволяет определить оптимальную модель работы компании по оказанию транспортно-экспедиционных услуг. Для рассматриваемых целевых групп эта модель бизнес-процессов предоставляет следующие возможности.

Владельцам/топ-менеджерам компании

Наглядно представить полную модель работы компании, увидеть, каких процессов недостает, и их нужно выстроить с нуля (например, какие процессы нужны для обслуживания и поддержки информационной системы), а какие просто модифицировать. Определить – какие ресурсы для этого понадобятся. Наконец, какие процессы возможно и/или необходимо автоматизировать путем внедрения информационной системы.

Персоналу

Получить инструкции в виде регламентов процессов и процедур, которые описывают, каким образом персонал должен выполнять операции и взаимодействовать в случае реализации организационных изменений, вызванных внедрением информационной системы (рисунки №4, №5).

Команде IТ-специалистов

Получить исходные данные для формализации первичных требований проектирования общей архитектуры и элементов информационной системы, подбора платформ и серверного программного обеспечения.

Рисунок 4. Структура бизнес-процессов и диаграмма IDEF0 процесса предоставления транспортно-экспедиционных услуг. Кликните, чтобы увеличить.

Рисунок 5. Процедура выполнения обработки заказа. Бизнес-логика выполнения процесса реализована средствами workflow SharePoint Server 2013. Кликните, чтобы увеличить.

Организационная структура

Преимущество использования систем бизнес-моделирования с точки зрения управления организацией заключается в том, что правильную организационную структуру (Рисунок №6) можно получить именно из спроектированной модели бизнес-процессов, которая была создана на основе целей компании, а не наоборот, когда процессы и цели компании подгоняются под имеющуюся организационную структуру.

Помимо визуализации система бизнес-моделирования позволяет задать детальные параметры должностей и подразделений, а также увязать должности и подразделения с процессами модели и получить детальные должностные инструкции и положения о подразделениях. Для наших целевых групп разработка организационной структуры предоставляет следующие возможности:

Владельцам/топ-менеджерам компании

Получить наглядную информацию, каким образом необходимо реорганизовать компанию, каких сотрудников необходимо нанять, а каких сократить или перевести на другие должности, чтобы реализовать стратегию и достичь поставленных целей.

Персоналу

Применение системы бизнес-моделирования позволяет формировать должностные инструкции, автоматически выбирая обязанности должностей из модели процессов (рисунок №7), таким образом, предоставляя сотруднику исчерпывающую информацию о своих реальных должностных обязанностях, а не взятых с потолка.

Команде IТ-специалистов

Определить круг интервьюируемых лиц, состава фокус-групп и разработки опросных листов, которые помогут детализировать низкоуровневые требования к информационной системе

Рисунок 6. Организационная структура компании, которая обеспечивает эффективное функционирование бизнес-процессов и достижение долгосрочных целей компании. Кликните, чтобы увеличить.

Рисунок 7. Участие экспедитора в процессах компании – информация, которая автоматически попадает в должностную инструкцию, формируя таким образом реальные обязанности сотрудника. Кликните, чтобы увеличить.

Информационная структура

Информационная структура представляет упорядоченную совокупность информации, которая используется компанией в процессе ее деятельности, и передается на различных носителях, начиная от устной информации и бумажных документов, заканчивая информацией, хранящейся виде электронных документов и баз данных. Для наших целевых групп процесс формализации информационной структуры позволяет:

Владельцам/топ-менеджерам и персоналу компании

Получить полную и наглядную структуру всей информации, которая используется в компании, исключить избыточную информацию, усовершенствовать навыки работы с информацией, оценить объемы и приоритеты в разработке сервисов информационной системы по работе с информацией.

Команде IT-специалистов

Определить требования к информационной системе и ее элементам в контексте работы различных групп пользователей с информацией компании, а также понять – какие уровни доступа к информации в системе необходимо предусмотреть. Получить маршруты движения различных документов компании.

Что в итоге?

В результате разработки модели предприятия компания получила эффективный и удобный инструмент в виде документации системы управления, которая формируются системой бизнес-моделирования автоматически.

Для топ-менеджеров – этот инструмент повышает скорость принятия решений по многим вопросам управления, включая вопросы управления развитием IТ-систем, заставляя бизнес работать быстрее и предоставляя возможность топ-менеджерам концентрироваться на более важных вопросах.

Команда IТ-специалистов по разработке и внедрению информационной системы методично и слаженно реализовала проект в рамках установленных сроков и бюджета. А персонал компании плавно без стрессов и напряжений переходил на работу с новой системой по мере запланированного ввода сервисов информационной системы в эксплуатацию. Кроме этого подготовка новых сотрудников занятых в основном процессе (специалисты по работе с клиентами и экспедиторы) сократилась с двух-трех месяцев до одной-двух недель.

Владельцы, в свою очередь, получили детальное описание комплексного законченного решения для своего бизнеса, реализация которого превращает его в эффективный механизм получения прибыли (Рисунок 8).

Фото: Pixabay.com