Десять причин для использования тайм-трекеров

Александр Гусаков,
менеджер по маркетингу в ABRA Software

Почему контроль и детализированный учет рабочего времени в компании имеет смысл

Для оценки личной эффективности, эффективности персонала, для получения полной картины того, как мы тратим свое время, широко применяется программное обеспечение классов time tracking software, task management software, системы персональной продуктивности (PPS), системы GTD.

Подобных программ на рынке существуют сотни. Здесь, например, список из 50 одних только тайм-трекеров. Сегодня любой может подобрать программное обеспечение под свои нужды. Почему бы не начать извлекать выгоду от использования тайм-трекеров и аналогичных программ? Вот десять причин делать это:

1. Качественная визуализация количества часов, потраченных на клиентские проекты

Достаточно одного взгляда на то количество часов, которое ваши сотрудники отследили по конкретному проекту или клиенту, чтобы понять, как затраченное время соотносится с ранее согласованным бюджетом времени или гонораром. С программой учета рабочего времени у вас будет возможность увидеть это.

Когда сотрудники начинают работать над проектом, они, нажав кнопку «Запуск» таймера, выбирают из списка соответствующего клиента или проект, или быстро могут создать новый проект. Также они могут отметить на сетке времени периоды, когда они занимались тем или иным проектом в предыдущие дни, при необходимости могут скорректировать данные. Когда сотрудник хочет переключиться на другую задачу, он нажимает кнопу «Стоп», тем самым записывая время, затраченное на клиента, выбирает новый проект и нажимает кнопку «Старт». Теперь не придется гадать, сколько приблизительно времени сотрудник провел, работая на того или иного клиента. Больше не будет необходимости звонить, писать по электронной почте или лично спрашивать у сотрудника, насколько далеко продвинулась работа по проекту. Можно больше не ждать, пока в конце рабочей недели будут заполнены табели учета рабочего времени, чтобы понять, как далеко мы продвинулись по проекту. С программой учета рабочего времени вы в любой момент с точностью до минуты можете узнать, сколько времени затрачено.

2. Держите под контролем время, потраченное на клиентов

Полезно не только знать, в какой стадии находится проект, но и следить, чтобы проект не выходил за рамки ранее оговоренного количества рабочих часов. Это важно для клиентов с ограниченным бюджетом времени и денег. С тайм-трекером вы будете видеть, когда количество затраченных часов приблизилось к максимуму. Клиент должен знать, когда он достигнет предела по количеству часов. Об этом должны знать и вы, чтобы перегруппировать ресурсы.

Это особенно важно, когда над проектом совместно работают несколько членов команды. Зная бюджет времени проекта, бюджеты времени ваших сотрудников, вы можете более точно уложиться во временные рамки. Кроме этого, точные отчеты о затраченном времени могут пригодиться при возникновении споров с клиентом. Подробный отчет с точным описанием работ и затраченного времени выглядит более профессионально.

3. Помощь в привлечении дополнительных ресурсов

Используя time tracking software, вы можете легко увидеть, когда необходим дополнительный персонал, чтобы проект шел без авралов и укладывался в крайние сроки. Если вашей команде не хватает ресурсов для реализации проекта или времени, чтобы закончить проект, вы это можете легко увидеть с помощью программы учета рабочего времени и вовремя усилить команду временными или внештатными сотрудниками, или изменить график работы команды.

4. Более точная отчетность по затраченному времени и стоимости этого времени

Если раньше вы просто видели, что сотрудник того или иного отдела отработал 40 часов за неделю, то тайм-трекер сформирует и отправит вам отчеты, из которых будет видно, по каким клиентам, на каких проектах и с какой часовой ставкой работал сотрудник. Это делает time tracking software более эффективным инструментом, чем просто табели учета рабочего времени.

Вы можете создать разные задачи в рамках проекта или клиента, можете сравнивать эффективность выполнения задач, проектов, оценивать, сравнивать выгодность того или иного клиента. Даже если клиенты вам платят за конечный результат, а не за потраченное время, учет времени будет полезен для вашей компании, так как вы сможете сравнить количество денег, которые вам заплатили, с фактическими затратами времени и денег по этому клиенту. Вы можете определить, в плюсе вы или в минусе, стоит ли скорректировать размер оплаты или следует вообще отказаться от работы с невыгодным клиентом.

5. Программы учета рабочего времени заставляют сотрудников быть более ответственными

Возможно, в особо запущенных ситуациях с качеством менеджмента в компании тайм-трекера с функцией биллинга будет недостаточно. Будут необходимы трекеры, которые снимают скриншоты экрана в определенные промежутки времени, фиксируют, какие программы, интернет-страницы были открыты и сколько времени. Такой контроль приходится вводить, чтобы была уверенность, что сотрудники работают именно над тем проектом, по которому ведут учет времени, чтобы выявить сотрудников, занимающихся вместо работы личными делами. Функции слежки реализованы в таких программах, как «Комендант», «Большой Брат», «CrocoTime», «Yaware». Но даже простой тайм-трекер (например, «Toggl», «Time tracking prima ERP», «Harvest») стимулирует более ответственно относиться к свой работе, помогает концентрироваться на задаче, позволяет не отвлекаться на посторонние дела.

6. Трекер определяет недостаточно эффективно работающих членов команды

Использование тайм-трекера является отличным способом выявить отстающих в вашей команде. Если вы задавались вопросом о производительности сотрудников, то тайм-трекер может дать дополнительную информацию о том, кто делает больший вклад в результаты работы или делает работу более эффективно. Вы должны использовать эту информацию, чтобы вознаграждать более эффективных работников и стимулировать остальных. Тайм-трекер как инструмент тайм-менеджмента может помочь скорректировать поведение недостаточно эффективного сотрудника, помочь ему выявить проблемы при выполнении работы, помочь осваивать новые инструменты управления.

7. Более качественное управление проектами

Тайм-трекеры могут интегрироваться с такими популярными приложениями по управлению проектами, как, например, Basecamp. Теперь менеджеры смогут не только ставить задачи, отслеживать изменения, вести обсуждения, но и контролировать расход времени по проекту и денег заказчика. Вы можете связать список задач и количество потраченных часов, денег, выделенных на проект, синхронизировав тайм-трекер и программу управления проектом. Также современные тайм-трекеры поддерживают импорт данных из Microsoft Outlook, iCal, Basecamp и Google Calendar.

8. Интеграция с системами бухгалтерского учета

Вы можете улучшить качество процесса выставления счетов, предоставив своим клиентам более точный отчет, в котором могут быть данные по потраченному времени, почасовым ставкам, количеству задействованных сотрудников, списку работ. Вы будете уверены, что счет выставлен правильно, в нем учтены все рабочие часы и все задачи, и что счет соответствует предварительно согласованному гонорару. Кроме этого, тайм-трекеры с открытым API могут быть интегрированы со многими финансовыми приложениями, в том числе и с 1С.

9. Тайм-трекеры помогают планировать новые проекты

Многим компаниям часто приходится оценивать проекты на основе количества затраченных часов. Имея данные тайм-трекера о прошлых проектах, вам будет легче оценить новый проект, сделать оценку времени на его реализацию более точной. Станет меньше убыточных проектов, бюджеты времени которых превысили ранее запланированные. Будет меньше проектов с сорванными сроками, будет меньше конфликтных ситуаций и рассерженных клиентов.

10. Контроль за удаленными и внештатными сотрудниками

С помощью тайм-трекера удобно контролировать удаленных сотрудников. Контролируя удаленных сотрудников с помощью веб-приложений, приложений для мобильных устройств или специальных программ, установленных на их компьютер, вы не будете думать, на что тратят время внештатные дизайнеры, копирайтеры, торговый персонал или другие сотрудники, работающие удаленно.

Теперь вы знаете, как ваша компания может извлечь выгоду из интеграции тайм-трекеров в повседневную работу. Даже если вы уже ведете учет времени, он может оказаться не таким точным, как бы вам хотелось. Необходимую точность могут обеспечить именно тайм-трекеры. Это позволит вам заработать больше, сделает вас более конкурентоспособными, эффективными, а ваших клиентов более довольными.