Владимир Зонзов: Метод определения бюджета и ФОТ команды строительного проекта

Владимир Зонзов

Введение

В форуме «Как управлять проектом» было запрошено решение следующей задачи:
«В компании затевается ряд РАЗНОРОДНЫХ проектов:
1) модернизация текущего производства,
2) строительство новых производств,
3) девелоперские проекты (как продажа зданий, так и сдача в аренду помещений на потенциально перспективной, но сейчас излишней территории),
4) запуск новых продуктов,
5) техническое перевооружение вспомогательного производства.

Проекты разные и по стоимости (дорогие \ дешевые) и по срокам окупаемости, и по перспективности (текущие и стратегические). В связи с этим обращаюсь с вопросом: как можно описать систему оплату труда проектным менеджерам и проектным КОМАНДАМ по каждому из таких типов проектов.

Хочется:
- заложить ФОТ в каждом из проектов, и потом из него не выходить, невзирая на сроки, изменения в стоимости проектов и т.п.
- Как поступить, если часть людей работает только по одному проекту, а часть ведет несколько на разных стадиях. Как оплачиваются руководители проекта и 'эксперты' в команде (экономисты, технари и т.п.)
Поделитесь опытом, плз, можно с формулами, или даже с файлами для расчетов»

Поделюсь. Задачу определения оплаты руководителям и участникам команды проекта будем решать в рамках бюджета команды проекта. Поэтому, сначала изложу схему определения этого бюджета.

1. СХЕМА определения-оценки суммы бюджета команды строительного проекта

Для точного изложения и применения известных фактов, введем обозначения.

Состав работ команды проекта:

1.1. Разработка эскизного проекта.

1.2. Разработка рабочего проекта, и его сопровождение

1.3. Управление реализацией проекта.

Обозначим работы 1.1-1.3, как ЭП, РП, УП, соответственно. А их стоимости – Сэп, Срп, Суп. Причем: Срп = Сррп + Ссрп; где: Сррп - стоимость разработки РП; Ссрп - стоимость сопровождения РП

Бюджетом команды проекта, Скп, будем считать следующую сумму:

Скп = Сэп + Срп + Суп (1)

Формула (1), определяющая бюджет Скп – это уравнение с четырьмя неизвестными. Чтобы все их определить, нужно к этой формуле нужно добавить еще три уравнения. Или, скажем, три факта-условия.

Они – есть:

1.4. Бюджет команды проекта, по западным стандартам (стр.20 в книге 'Прединвестиционные исследования и разработка бизнес-плана инвестиционного проекта' / В.С.Щелков, и др.), составляет 5-10 % от стоимости объекта.

1.5. Для определения Сррп и Ссрп есть нормативные рекомендации Госстроя. Так что, способ определения Срп – есть. (Срп = Сррп+Ссрп).

1.6. Соотношение Сэп/(Сэп+Суп) можно определить из опыта. Или, по анализу-оценке трудоемкости состава работ.

Таким образом, формула (1) вместе и факты-условия 1.4-1.6 дают возможность определить-оценить 4 суммы: Скп; Сэп; Срп; Суп. По этим суммам и составам работ, по п.п.1.1-1.3, далее, оцениваются средняя зарплата специалистов команды проекта и зарплата руководителя проекта.

2. Определение-оценка сумм бюджета команды проекта

Допустим, что строительная стоимость объекта, ССО = 5 млн.$.

2.1. Согласно п.1.4, значение Скп/ССО должно быть в диапазоне от 5% до 10%. Для промышленного строительного инвестпроекта, 5 млн.$ – это относительно небольшая сумма. Поэтому, значение Скп/ССО будет ближе к 10%, чем к 5%. Пусть Скп/ССО = 9%. Тогда, Скп = 5 млн.$ * 9% = 0,45 млн.$.

2.2. Факт по п.1.5 позволяет оценить сумму Срп = Сррп+Ссрп. Нижеследующим образом.

Рекомендации Госстроя Украины («Усредненные показатели стоимости проектных работ (по гл 1-9) …») – это прямой способ определения Сррп. (Аналогичные рекомендации должны быть и от Госстроя РФ).

Слова «… по главам 1-9 …» означают, что в качестве базы для определения Сррп (обозначим ее как ССОкор) берется не полная строительная стоимость объекта, а их стоимость по главам 1-9 сметного расчета. То есть, база ССОкор не учитывает следующее: НДС; прибыль подрядчика; отчисления пожарникам; и т.д. В целом, можно считать, что ССОкор = ССО / (1,2*1,2*1,03) = ССО / 1,5.

С другой стороны, для промышленных проектов, строительная часть проекта – это следствие технологической части проекта. Учет стоимости разработки последней должен увеличить стоимость базы ССОкор. Будем считать, что это увеличение составляет треть от суммы ССО. То есть, ССОкор нужно умножить на число 1,5. Получается, что учет стоимости технологической части проекта компенсирует предыдущее уменьшение.

Значит, для применения рекомендаций п.1.5, стоимость ССОкор = ССО = 5 млн.$. Или, для $/грн = 8, ССО = 40 млн.грн. Для этой суммы, по таблице-рекомендации Госстроя Украины, Сррп/ССО = 2,5%. (Для строительных объектов 4-й категории сложности).

Для определения Ссрп, тоже, есть нормативные рекомендации. Чтобы не вдаваться в детали, спрогнозируем трудозатраты на сопровождение РП путем их сравнения с трудозатратами на рпзработку РП. Пусть Ссрп/Сррп = 20%. Тогда, Ссрп/ССО =0,5%.

Итого, Срп/ССО = (Сррп + Ссрп)/ССО = 2,5% + 0,5% = 3%. Или: Срп = 5 млн.$ * 3% = 0,15 млн.$.

2.3. Остались неизвестными суммы: Сэп и Суп.

Из (Сэп + Суп + Суп)/ССО = 9,0% и Срп = 3% следует, что (Сэп+Суп)/ССО = 6%.

Согласно п.1.6, допустим, что Сэп/(Сэп+Суп) =33%. Тогда, Сэп /ССО = 2% и Суп/ССО = 4%

Итак, для ССО = 5 млн.$, получены следующие оценки сумм бюджета команды проекта:

Сэп = 5 млн.$ * 2% = 100 тыс.$

Срп = 5 млн.$ * 3% = 150 тыс.$

Суп = 5 млн.$ * 4% = 200 тыс.$

И: Скп = Сэп+Срп+Суп = 450 тыс.$

Сумма Срп – это сумма, которую следует уплатить подрядчикам, разрабатывающим рабочий проект.

А сумма Сэп+Суп – это и есть стандарт-ориентир для суммы бюджета собственных затрат команды проекта. В рамках этого бюджета и следует определять зарплаты руководителю проекта и специалистам команды проекта.

3. Анализ оплаты стоимости разработки и сопровождения РП

Прежде чем определять-оценивать зарплаты специалистов команды проекта и руководителя проекта, нужно проанализировать обоснованность сумм Сррп и Ссрп.

Доля Сррп/ССО может быть и меньше рекомендованной Госстроем. Это так, если команда проекта смогла глубоко разработать ЭП. В этом случае, в ЭП будут содержаться все основные технологические и архитектурно-строительные решения. А, для разработчиков РП-технология и в РП-строительство, останется следующее:

- деталировка решений, содержащихся в ЭП;

- учет нормативных требований (например, противопожарных);

- разработка специальных разделов РП (например: ОВ, ВК, ОВОС, …).

Ясно, что в этом случае, доля Сррп/ССО может быть меньше рекомендованной Госстроем. И это уменьшение тоже можно оценить в числовом виде. Потому что, доли стоимостей основных разделов РП указаны в соответствующем ГОСТ-е. Что позволит сделать адресное уменьшение

Доля Ссрп, напротив, нередко может быть больше рекомендованной Госстроем. Причина в реалиях выполнения проектов.

Главная «реалия» – это нарушение порядка выполнения проекта. Чаще, в виде позднего начала работ по проекту. В этом случае, из-за цейтнота, приходится «параллелить» разработку РП и его выполнение. Что приводит к увеличению трудозатрат на сопровождение РП.

Следующая «реалия» – усовершенствования замысла проекта (бизнес-идеи), приводящие к изменениям исходных данных для разработки РП. Учет этих изменений, также, увеличивает трудозатраты и суммы: Сррп; Ссрп.

Весьма желательно не «прессовать» сумму, Срп, заявленную генпроектировщиком, если она немного превышает оценку, определенную выше, в разделе 2. А лучше, соглашаясь с заявленной суммой, предложить, в ответ, «небольшое» добавление объемов работ. Например:

- в виде активного участия/помощи генпроектировщика в прохождении разрешительно-согласовательной системы;

- в виде выполнения будущих, неизбежных, небольших дополнений/корректировок РП.

А, в целом, нужно «бояться» «экономить» на труде разработчиков РП. Потому что, стоимость результатов их труда, действительно – «копейки». 2-3% от ССО. Но, от качества результатов их труда зависят результаты затрат 100%-й суммы – суммы ССО. И, что серьезнее, результаты проекта (прибыльность нового производства).

Можно сказать иначе. Затраты Срп относятся к, так называемым, продуктивным затратам. О последних П.Друкер сказал, что для них важнее контроль результатов, чем контроль самих затрат.

Вообще, персоналу, разрабатывающему и выполняющему проекты, бессмысленно платить по принципу «сколько стерпят». Потому что, люди-то могут «стерпеть», но не будут проходить «лишние мили». А без «лишних милей», в проект будут попадать первые попавшиеся решения. И вряд ли эти решения будут оптимальны. И, самое печальное, никто об этом и знать не будет. Да и у самих проектировщиков окажется недостаточно «вдохновения», чтобы догадаться об этих «лишних милях».

4. Определение-оценка средней зарплаты специалистов команды проекта и зарплаты руководителя проекта

Теперь, искомые зарплаты определяются путем анализа состава затрат (в том числе и ФОТ команды проекта), покрываемых из бюджета команды проекта.

Эти затраты относятся к двум группам:

4.1. Оплата затрат команды проекта.

4.2. Оплата внешних поставок и услуг.

Состав затрат по п.4.1 – следующий:

4.1.1. Прямые трудозатраты (ФОТ команды проекта)

4.1.2. Затраты на получение информации по следующим каналам: - участие в профессиональных мероприятиях (семинары, выставки ...); - приобретение отчетов о проведенных тематических исследованиях; - заказы на проведение тематических исследований (для разработки концепции).

4.1.3. Офисные расходы (зарплата вспомогательного персонала, аренда и содержание офисных помещений, офисное оборудование, транспорт).

4.1.4. Налоги «на» и «с» ФОТ-а. В статье http://www.e-xecutive.ru/career/adviser/1143154/index.php?ID=1143154 показано, что эти, в целом, равны ФОТ-у.

4.1.5. Оплата вышестоящих звеньев проектной структуры.

Затраты по п.4.2 – это оплата разработки и сопровождения РП.

Допустим, что ФОТ составляет 30% от суммы Сэп+Суп. Тогда, (Сэп+Суп)*0,3% = 300 тыс.$ * 30% = 90 тыс.$.

Время разработки и выполнения строительного проекта, стоимостью 5 млн.$, обычно составляет 24 мес. Условный состав команды проекта – 4 чел:

- руководитель проекта;

- технолог и механик;

- строитель и инженер по технадзору;

- специалист по прохождению разрешительно-согласовательной системы.

Пусть коэффициент для зарплаты руководителя проекта равен 1,5 относительно средней зарплаты участников команды проекта. Тогда, условный состав команды проекта – 4,5 чел; а условные трудозатраты, в целом, составляют: 24 мес * 4,5 усл.чел = 108 чел*мес.

Разделив ФОТ на условные трудозатраты, получим, что:

- Средняя зарплата в команде проекта равна: 90 тыс.$ / 108 чел*мес = 833 $/мес.

- Зарплата руководителя проекта равна 833*1,5 = 1250 $/мес.

5. Ответы на пожелания в задаче, изложенной во Введении

5.1. «- заложить ФОТ в каждом из проектов, и потом из него не выходить, невзирая на сроки, изменения в стоимости проектов и т.п.»

Исполнение не всегда происходит строго по «нотам замысла». Но можно проявить «характер». И заставить выполнять проект, при неизменном ФОТ, «не взирая» ни на какие изменения условий-факторов выполнения проекта. Можно, даже, потребовать, чтобы проект был выполнен бесплатно. Но, «жизнь показывает» что «взирать» придется. И, при увеличении трудозатрат, не по вине команды проекта, придется увеличить бюджет команды проекта, Скп. Иначе, команда проекта «сэкономит» на прохождении «лишних милей». Поэтому, дешевле доверять руководителю проекта. Или менять руководителя проекта. А руководителю проекта надо уметь, при необходимости, убедительно представлять основания увеличения суммы Скп.

5.2. «- Как поступить, если часть людей работает только по одному проекту, а часть ведет несколько на разных стадиях. Как оплачиваются руководители проекта и 'эксперты' в команде (экономисты, технари и т.п.)».

Сначала – об оплате трудозатрат, при матричной организации проектных работ. Есть основа для их определения – это: бюджетные суммы, Сэп и Суп; и соответствующие этим суммам представления-оценки трудоемкости работ. Оплаты-трудоемкости уточняются-утверждаются при «торговле» руководителя проекта с владельцами «матричных проектных трудовых ресурсов». Если при выполнении проектных работ произошло превышение лимита трудозатрат, тогда нужно, «по месту», разбираться, за чей счет оплатить превышение.

Теперь об оплате руководителя проекта и специалистов команды проекта. 50%-ное превышение зарплаты руководителя проекта над средней зарплатой специалистов - правдоподобно. Это превышение может быть больше. Если, квалификация специалистов невысокая. Тогда, руководителю проекта придется больше тратиться на организацию работы специалистов. Например, дробить их задачи на последовательности более простых задач.

6. Заключение

Все, что написано выше – это не предписание, а СХЕМА. В конкретных проектах, предположения, сделанные в СХЕМЕ, нетрудно сделать более обоснованными.