Артем Бураченок: Управление проектами. Буква и дух результата

Артем Бураченок

Дисциплина «управление проектами» в нотации PMI разделяется на множество областей знаний. Управление поставками, сроками, качеством и т.д. Все они безусловно важны. Но менеджер проекта не может каждой из областей уделять максимум внимания и должен выстраивать приоритеты. Здесь я хочу обсудить те из областей, которые по моему мнению, являются важнейшими для достижения результата. Это управление содержанием проекта и управление коммуникациями.

Я убежден, что для успешного выполнения проекта - главная задача его руководителя (и всей команды управления) держать перед глазами конечный результат, который проект должен достигнуть. Видеть, что из этой воображаемой картины уже сделано и что еще предстоит.

Весь мой опыт управления проектами говорит о том, что четкое понимание у всей проектной команды «куда идем» - главный залог успеха проекта.

Управление коммуникациями носит вспомогательный характер и позволяет с одной стороны донести до всех заинтересованных лиц целевой результат и с другой стороны получить обратную связь о прогрессе и необходимых изменениях.

Однако что такое результат? Для небольших проектов, описание результата - это конкретное перечисление того, что должно получиться. Например, если вам нужно сходить в магазин за покупками, то список покупок и есть описание результата.

Но увеличим масштаб проекта. Например, вам нужно обеспечить питанием деревню местных жителей в Африке в течение года. Вы наверняка не сможете сейчас сесть и описать, каков будет конкретный результат. Будут ли это еженедельные или ежемесячные поставки, что будет входить в меню и в каком количестве, доставка по суше или по воздуху и т.д.

И даже если вы возьмете время (полгода, например, беженцы подождут ;)) и детально опишите, что должно получиться в итоге, наверняка за время, пока вы будете описывать результат, это описание уже устареет.

Представленная ситуация, сильно напоминает большие проекты в компаниях. Бизнес меняется стремительно, и если мы будем пытаться описать результат нашего проекта, мы в итоге создадим продукт, который был нужен на момент начала проекта, а сейчас безнадежно устарел.

Нужен другой подход к определению результата. Вместо декомпозиции и детального описания каждого выхода проекта (то, что я называю «буква результата»), нам нужны некие не устаревающие принципы, которым должен соответствовать результат. Такой подход через принципы я называю «духом результата».

В случае с городком беженцев, мы не можем сразу детально описать задачу. Мы так же не можем вообще ее не описывать, т.к. в этом случае мы создаем риск того, что задача будет понята исполнителями неверно.

Но мы можем выполнить это описание результата, передав его «дух» следующим образом:

Мы хотим помочь этим жителям. Мы хотим обеспечить им питание, которое будет удовлетворять их потребностям (состав и количество) и не будет прерываться более чем на 1 день в случае форс-мажора.

Когда мы передаем людям дух задачи, мы добиваемся двух целей:

1. Мы заставляем их фокусироваться на главном. Часто в проектах бывает так, что после декомпозиции выходов на несколько уровней, выстраивания перечней задач и т.д. люди перестают видеть «лес за деревьями». Управление сводится к простановке галочек у каждой задачи: сделали, сделали, сделали. При этом возможно обстоятельства изменились и теперь мы уже не достигаем целей нашим планом. План нужно менять и «дух результата» - это указатель, который говорит, каким образом это делать.
В нашем примере с деревней, можно рассмотреть следующую ситуацию: мы, как положено, организуем поставки, назначаем ответственного за раздачу продуктов на территории, но люди нехотя берут продукты и вовсе их не едят. По букве - результат достигнут. По духу - нет, ведь мы не помогли людям.
Если вернуться к бизнесу, то пример таких проектов, это те, что задумывались для обеспечения экономии в компании, но в процессе исполнения превратились в столь дорогие в обслуживании, что свели всю экономию «на нет».
Или же проекты, которые выполнялись для того, чтобы облегчить труд людей, но вместо этого привели к еще более тяжелой ситуации с нагрузкой.
Чтобы избежать таких результатов проектная команда должна постоянно сверяться с «духом результата» и критически оглядывая полученные на данный момент результаты и свои планы, задаваться вопросом - мы все еще идем в соответствии с «духом результата» или нам пора пересмотреть наши планы, т.к. ситуация изменилась.

2. Мы пробуждаем лидерский дух исполнителей проекта. «Духом» мы задали направление, и дали людям возможность самим выбрать варианты достижения этого духа. Понимая конечную цель, исполнители могут включить свое воображение и предложить более оптимальные пути его достижения.