Как все успевать? Наймите личного помощника

Ваш стол завален бумажками? Вы тратите драгоценные минуты для того, чтобы найти нужный контакт, связаться с фирмами, съездить в другой офис? Такая рутина убивает желание заниматься бизнесом, развивать компанию и достигать новые цели.

Если вы начали вставать раньше, чтобы все успеть – это, с одной стороны, хорошо. Вы нашли дополнительное время. Если вы пытаетесь запомнить, где в ворохе бумаг лежит важный документ – тоже неплохо. Это развивает внимание.

Однако, это не дает пробить потолок, которого вы достигли. Вы уперлись в него и не можете прыгнуть выше своей головы. Как бы вы не старались, как бы не выжимали из себя силы, ваш результат не увеличится.

В одиночку крупный бизнес не построить. Это проверенный факт. Попытки все взвалить на себя приведут к упадку и топтании на одном месте. Что делать?

Пора найти личного помощника

Вам нужен личный помощник. Ни бухгалтер, юрист, копирайтер или программист. Именно личный помощник, которому вы сможете делегировать часть своих полномочий. Он быстро выполнит рутинные задачи.

Например, он сможет:

забрать документы;
отправить товар по почте;
отвезти товар клиенту;
нанять сотрудника;
запустить рекламу в социальных сетях и т. д.

Ему можно поручить и более важные задачи. Главное понимать, что сотрудник с этим справиться.

Помощник для мелких дел? Справлюсь сам!

Помните, мелкие дела только лишь кажутся быстро выполнимыми. Доказать это легко. Возьмите список небольших задач, которые вы постоянно выполняете, и проставьте рядом с ними количество затрачиваемого времени. Затем умножьте на три, чтобы получить реальную цифру. Наш предпринимательский мозг склонен все ускорять, сокращать. В реальности задачи займут в 3 раза больше времени. Результат впечатляет, не правда ли?

Представьте, что вы сбросите с себя массу ответственности, расчистите не только стол от бумажек, но и голову от всякого «мусора». Теперь вам не придется заботиться о массе всяческих мелочей. Вы не заметите, как через некоторое время вас посетит мысль: «А не заняться ли развитием компании?». И все потому, что мелкие задачи выполняет личный помощник.

Убедили. Где и как найти личного помощника?

Для начала нужно написать понятную вакансию с внятным перечнем требований к кандидату. Для этого нужно понять, какой результат вы хотите получить от найма. Кто этот человек, который вам нужен? За что он будет отвечать? Выпишите список задач, которые он будет делать. Что произойдет в компании хорошего, если вы возьмете этого человека? Возьмите листок и ручку и запишите свои ответы.

Есть разноплановые задачи, а есть специализированные, поэтому можно искать человека для основной задачи, которую он будет выполнять. И для выполнения разноплановых. Например, он будет силен в продажах. Или в структуре компании и системе. Или в найме сотрудников. Определите его направление. Одну из сильных сторон, которая явно будет нужна больше, чем все остальные.

После того, как вы определитесь с функционалом личного помощника, добавьте в вакансию сумму оклада. Обязательно поставьте KPI, за выполнение которых будущий сотрудник обязательно получит бонусы. Вакансию нужно разместить на 10 разных сайтах по поиску работы.

Для обратившихся по объявлению приготовьте тестовое задание. Посмотрите список дел, которые вы давно откладываете. Например, зарегистрироваться на известных биржах, сайтах по каршерингу, доставить посылку по указанным адресам, нанять персонал. На этапе выполнения тестового задания из 5 человек останется 1-2 – это нормально.

Тем сотрудникам, с которыми вы планируете работать дальше, обязательно нужно оплатить какой-то бонус, даже за тестовое задание. Этот человек будет понимать, что он готов с вами двигаться. Он сделал работу и получил за нее вознаграждение, даже если вы не оговаривали таких условий. Тогда вы превзойдете все его ожидания, и он будет гораздо эффективнее работать над следующими задачами.

Похвала лишней тоже не бывает. Если человек круто сделал работу – ему нужно так и сказать. Мы очень щедры на критику людей, но часто забываем благодарить и говорить, как хорошо сделана работа. Скажите «Круто, ты молодец», «Спасибо», «Я рад, что ты сделал все четко и вовремя». И у человека будет просто мега-мотивация, на которой он сможет двигаться дальше.

Личные помощники бывают двух типов

Которые могут только выполнять задачи.
Которые могут ставить задачи другим и делегировать. Из таких помощников при грамотном развитии в 70% случаев вырастают исполнительные директора.

Сотрудник, который выполняет все задачи сам. При найме нужно понять его сильные стороны. И обращайте внимание на его результативность.

Если сотрудник умеет делегировать – берите его на начало нового проекта. Такой человек может проложить начальный путь, сделать за вас первый шаг к достижению, решению задачи, 80% запуска. И сам сможет контролировать всех остальных сотрудников. Также обращайте внимание на результативность.

Самое важное – определите, результативен ли человек. За результативными людьми тянется шлейф их успехов. Хорошая учеба в школе или институте. Результаты с прошлого места работы. Даже по хобби можно многое сказать о человеке.

При найме личного помощника обратите внимания на следующее:

внимателен ли человек к деталям;
умеет ли доводить начатое до конца;⠀
раздражительный или сдержанный;
оптимистичный или пессимистичный;
ответственный или нет;
коммуникабельный ли человек.

Главное еще раз

Напишите, кого вы ищете, и какие задачи будет решать сотрудник.
Составьте вакансию, в ней укажите должность, зарплату и задачи, для которых ищете сотрудника.
Разместите вакансию минимум на 10 сайтах по поиску работы.
Дайте соискателям тестовое задание. Старайтесь дать тестовое задание не менее 3-5 соискателям.
Дайте бонус хорошо проявившим себя личным помощникам.
Проведите собеседование и наймите личного помощника.

Как нанять личного помощника мы разобрались. Теперь о том, какие задачи можно поручить личному помощнику?

Все задачи, стоящие перед вами, можно классифицировать следующим образом:

Высокоранговые. От их выполнения зависит развитие компании, ее продвижение вперед. Сюда можно отнести стратегию, стратегический маркетинг, постановку задач для компании в целом. Выполнить их может только владелец/руководитель.
Низкоранговые. Это остальные задачи. Их можно доверить личному помощнику. Например, открыть счет в банке, согласовать встречу, обзвонить клиентов, разместить объявления или вакансию и многое другое. По отдельности каждая подобная задача представляет собой мелочь, но вместе – это большой кусок работы, который стоит делегировать сотруднику.

А может я, все-таки, сам?

Дело, безусловно, ваше. Можно тянуть на себе весь ворох мелких проблем и обязанностей. Но они не дадут взлететь, поскольку будут слишком тянуть к земле. Средняя ставка личного помощника – 15 000-20 000 рублей. За эти деньги специалист будет снимать с вас обязанность делать многочисленные мелочи, отнимающие время на развитие. Вы сможете удвоить/утроить прибыль, наняв сотрудника всего за 15 тысяч.

Я советую не топтаться на месте и выбирать развитие!

+10253 Владимир Зонзов Директор по производству, Украина 25 октября 2018, 09:10

>>> … Ваш стол завален бумажками? ...

К сожалению, я не знаю, как найти два своих комментария, в которых описано лекарство от этой беды. Поэтому, повторюсь в третий раз.

В 1989 году, директор предприятия спросил меня (в разговоре за сигаретой) хорошо ли я сплю. Я ответил, что засыпаю почти сразу и сплю до утра не просыпаясь. «А я долго не могу заснуть и плохо сплю» сказал директор. На это я предложил ему сравнить мой рабочий стол с его. У него поверхность большого двухтумбового стола всегда была завалена кипами документов. Многие скоросшиватели с документами были раскрыты. В кипах было много чертежей. Все эти документы пребывали в сознании директора в состоянии «незакрытых файлов». И потому они тревожили его, лишая спокойного сна. К этому добавлялись еще и «незакрытые файлы» переговоров-разговоров с визави из внешней среды предприятия. Образно говоря, все эти «незакрытые файлы» держали в тревожном напряжении сознание директора, как держит адреналин непережженный физическими нагрузками.

У меня же стол никогда не был завален бумагами. В течение рабочего дня, на нём постоянно находились только письменный набор с перекидным календарём и ежедневник (с 1983-го года и персональный компьютер). К ним добавлялись бумаги, относящиеся к делу, которым я занимался в текущий момент. Если дело было закончено или его надо было прервать, я «закруглял» его и убирал бумаги в соответствующие папки-скоросшиватели (с середины 1990-х гг, папки-сегрегаторы), которые размещались на полках открытого стеллажа, справа от моего кресла. Размещение скоросшивателей на полках упорядочивалось закладками-указателями (как на книжных полках в библиотеке). По окончании рабочего дня (или в моё отсутствие) ежедневник убирался в ящик стола.

Бумаги по новым делам сначала накапливались в общем скоросшивателе; откуда через несколько дней (по мере накопления) перемещались во вновь организованные отдельные скоросшиватели.

Аналог такой организации бумаг-документов – это файлы и каталоги в IT.

И на экране компьютера у меня всегда открыт только проводник и файлы, с которыми я работаю в данный момент. Если я заканчиваю работу или отвлекаюсь от неё, то обязательно закрываю все файлы. При необходимости, указываю в них предполагаемое продолжение работы с ними.

Вышеописанный порядок работы с бумагами является следствием совета, полученного мною в самом начале моего трудового пути: всякая новая работа начинается с нового скоросшивателя. После этого нетрудно было догадаться, где и как надо размещать скоросшиватели и как с ними работать.

Свои переговоры-разговоры я кратко описывал в ежедневнике. После каждой командировки предоставлял директору краткий отчет и протокол технического совещания. Кстати, перед командировкой я согласовывал с визави перечень вопросов, предлагаемых к обсуждению. По ходу обсуждения сам вел «протокол технического совещания». Протокол подписывался мною и моим визави; и утверждался нашими директорами. В протоколе обязательно было упоминание о его принадлежности к договору сторон (принадлежности в виде «неотъемлемой части»). После начала 1990-х, работая в роли первого лица, я предоставлял собственникам предприятий еженедельные краткие отчеты (в одну страничку, с приложениями по необходимости).

Фактором, побудившим меня документировать переговоры-разговоры и составлять периодическую отчетность, был опыт разработки программ для ЭВМ. Обычно не сразу вспоминались мысли, на основе которых я разрабатывал те или иные компьютерные программы для своей работы. А при наличии комментариев в программах, эти мысли вспоминались «с ходу».

.===========================================.

Кстати, привычка к вышеописанному порядку оказалась решающим фактором, который помог мне быстро навести порядок на складах. Хотя, перед этим делом, я совсем не имел опыта работы на складах. (Подробности описаны в Е-хе-публикации «Склад для чайников»).

В том, что описано выше, не может помочь никакой помощник. Потому что, большие объёмы-сложности информации преодолеваются только порядком. А он сначала наводится в сознании, куда нет доступа посторонним.

К содержанию работы помощника и к его зарплате надо относится с позиции ФСА (функционально-стоимостного анализа). Нет смысла самому делать то, что можно сделать «чужими руками». Руками с меньшей зарплатой. Но, не с зарплатой 15-20 тыр. К примеру, помощник директора должен получать зарплату не меньше зарплат заместителей директора. Армейский аналог такого помощника называется "зам по строевой". К примеру, такой помощник командира полка может, при необходимости заменить любого командира батальона.

А вообще, о каком помощнике идёт речь в обсуждаемой статье? Рядовому директору обычно хватает грамотного толкового секретаря. А для первых лиц крупных холдинговых структур (типа громадных вертикально-интегрированных российских компаний, или хрущевских совнархозов) кроме секретаря необходимы еще и референты. И секретарь и референты являются помощниками.

.===========================================.

Вот такой комментарий получился всего к одной цитате из обсуждаемой статьи. А если её прокомментировать полностью? -- Так что, главный недостаток статьи -- следующий: не указано кому она предназначена.