Как достичь высокой личной эффективности?

Личная эффективность – умение быстро и эффективно справляться со своей задачей, способность, используя минимальные личные ресурсы, достигать высоких результатов.

Личная эффективность включает умение:

• ставить конкретные цели;
• оптимально распределять время и физиологические ресурсы на достижение поставленных целей;
• взаимодействовать с другими людьми.

Личная эффективность (ЛЭ) подразумевает постановку и выполнение целей, приносящих пользу себе. Под целями и задачами понимается любая деятельность. Это может быть квартальный отчет, повышение спортивного показателя, выполнение домашних дел, изучение иностранного языка и т. д.

В этом ее главное отличие от эффективности профессиональной, нацеленной на быстрое и качественное выполнение задач, приносящих пользу другим людям.

ЛЭ – это также способность к высокой самоорганизации, влияющей на качество и скорость выполнения работы, умение полностью сконцентрироваться на текущем процессе, оптимальное распределение времени между выполнением дел, саморазвитием, отдыхом, хобби и общением с семьей.

В результате исключается пустая трата времени, сохраняется высокая работоспособность, а высокоорганизованные люди более успешны, влиятельны и богаты. Люди с высокой ЛЭ менее подвержены стрессам, апатии, депрессивным состояниям. Они реже болеют, рационально используют свое время, таланты, знания, энергию, деньги.

Кому необходима высокая личная эффективность

ЛЭ требуется всем: от школьника и домохозяйки до руководителя компании. Говорить о личной эффективности можно только тогда, когда человек имеет четко поставленные цели и занимается конкретной деятельностью.

Особенно важна ЛЭ для следующих категорий граждан.

• Руководители компаний, менеджеры высшего звена, бизнесмены. Именно эти люди в условиях жестких временных рамок должны принимать важные решения и выполнять большой объем работы.
• Фрилансеры. Работа вне офиса имеет ряд преимуществ, но и таит больше соблазнов: поспать лишний час, перекусить, продлить прогулку, поболтать с соседкой, «минутку» посидеть в соцсети… Без ЛЭ продуктивность фрилансера, как и его заработок, сводится на нет.
• Учащиеся (школьники, студенты, все, кто проходит профессиональную переподготовку или повышает квалификацию, особенно при заочном и дистанционном обучении). Учебный процесс приносит пользу, когда он хорошо организован, а ученик полностью погружен в изучаемый предмет, сосредоточен и ни на что постороннее не отвлекается.
• Все, кто занимает саморазвитием и самообразованием. Также важно составить определенный график, придерживаться его, фиксировать и анализировать свой прогресс.
• Домохозяйки. Как это ни странно, но женщинам, выбирающим в качестве основой деятельности заботу о семье и доме, просто необходима ЛЭ. Только в этом случае ведение домашнего хозяйства не превратится в «день сурка», а домашние дела – в надоевшую рутину. Только правильно организовав свою деятельность, домохозяйка сможет успевать выполнять все необходимые дела, уделять внимание домочадцам и достаточное количество времени отводить на саморазвитие, хобби и отдых.

ЛЭ требует знаний, умений, силы воли, самодисциплины и капельки таланта, но главное – вера в себя и собственный успех.

Анализ текущей деятельности

Начинать развивать или повышать ЛЭ стоит с анализа своей ежедневной деятельности. В течение недели или двух через каждые 4 часа честно фиксируйте все, чем вы занимались в этот промежуток времени.

Составьте таблицу в блокноте, электронном органайзере или Excel, в которую честно вносите все ваши действия, включая перекуры, посторонние звонки и разговоры, незапланированные перекусы, поиск рецептов для семейного ужина, который состоится на будущей неделе, и т. д.

В конце недели составьте диаграмму, наглядно показывающую, сколько времени вы потратили впустую, сколько времени провели с пользой для себя, а сколько времени потратили на то, что выполняли чужую работу.

Рациональное планирование

Рациональному планированию необходимо обучаться. Полезно изучить тайм-менеджмент. Можно посетить семинары или прочить специальные книги (Алан Лайкен «Искусство успевать», Л. Дж. Палладино «Максимальная концентрация», Ричард Кох «Принцип 80/20» и др.).

Основные принципы управления временем следующие.

• Составьте список дел на неделю, выберите наиболее важные и срочные. Распределите их на каждый рабочий день из расчета 1-2 дела в день.
• Выпишите менее важные и сложные дела на неделю. Подумайте, что из списка не является ни важным делом, ни вашей обязанностью и не принесет вам никакой пользы. Вычеркните эти дела и забудьте о них.
• Остальные распределите их по 3-5 дел на каждый рабочий день.
• С учетом выписанных дел составьте график работы, отведя самым важным и сложным задачам наиболее продуктивные часы, когда ваша умственная активность на пике. А вот ответить на письма (если это только не ваша прямая обязанность) можно в часы физиологического спада, когда работа почти не продвигается.
• Не планируйте слишком много дел, вы все равно не успеете. 4-7 вполне достаточно.
• Придерживайтесь правила: закончил одно дело – взялся за следующее. Мультизадачность не экономит время, а утомляет и снижает продуктивность. Даже если вам успешно удается делать несколько дел сразу, такой напряженный ритм быстро приводит к переутомлению и состоянию, когда вообще ничего не хочется делать.
• Если вам предстоит выполнить большой проект, разделите его выполнение на этапы – маленькие задачи – и выполняйте их последовательно. Так вам легче будет работать и контролировать себя.
• Учитесь укладываться во временные рамки. Устанавливайте дедлайны для каждой, даже мелкой задачки на день.
• Научитесь правильно взаимодействовать со своим окружением. Отказаться выполнить чужую работу или объяснить человеку, что вы заняты и не можете уделить ему время, – это нормально. Так вы рационально используете свою жизнь.
• Отключите ненужные средства связи: мессенджеры, соцсети и пр. В рабочие часы общения с друзьями и близкими быть не должно. Купите 2 SIM-карты – рабочую и личную. Отключайте личную во время работы.
• Вернитесь в настоящее. Многие пребывают в прошлом и будущем (в мечтах) и почти не живут в настоящем. Воспоминания о прошлом и мечты мешают работе. Сфокусируйтесь на том, чем вы заняты здесь и сейчас.

Поставьте цели и обоснуйте каждую

Чтобы быть эффективным, нужно осознавать, зачем вам это нужно; чтобы качественно что-то делать, надо понимать, какие плоды это принесет. Поэтому вам нужны четко сформулированные и обоснованные цели.

Сперва напишите ваши желания и мечты – все, которые у вас есть. Выделите из списка наиболее значимые, способные качественно повлиять на вашу жизнь (шуба и туфли из новой коллекции не годятся). Например, вы хотите получить ученую степень по биологии. Обоснуйте, для чего вам это нужно, как ваша жизнь измениться после ее получения, что она вам даст.

Так пропишите для каждой цели. Далее установите временные рамки. Пошагово напишите, что вам нужно сделать, чтобы достигнуть цели. Например, вы мечтаете сдать норматив мастера спорта по плаванию, но плаваете на уровне любителя. Пропишите, что вы должны сделать, чтобы подготовиться к сдаче норматива. Сколько времени и средств у вас уйдет. Что вы получите в итоге (повысите самооценку, укрепите здоровье и т. д.).

Обдумайте целесообразность каждого желания. От некоторых вы откажетесь сами, другие скорректируйте, третьи останутся в первоначальном варианте. Далее определите последовательность достижения целей и включите шаги к ближайшей из них в ваш график. Записывайте свои успехи. В этом случае мотивация всегда будет перед глазами.

Заботьтесь о своем здоровье

Достижение любой цели имеет смысл только тогда, когда вы в состоянии наслаждаться результатом, поэтому полноценно отдыхайте.

Регулярно выделяйте часы лично для себя – это время, которое нужно проводить в уединении, восстанавливая свои силы, отдыхая от работы и вашего окружения. Вы можете погулять в парке, принять ванную, помедитировать, заняться йогой или любимым делом. Исключите в эти моменты любые средства связи и личное общение с людьми.

Питайтесь регулярно и полезно. Если у вас есть планы, вам необходима энергия для их осуществления. Избегайте изнуряющих диет, пищевого мусора (чипсы, снеки и пр.) и химии (газировки, энергетики), фастфуда, особенно в напряженные периоды на работе.

Гуляйте на свежем воздухе, спите с приоткрытым окном, выполняйте физические упражнения, но избегайте тяжелых, утомительных тренировок и тех видов физической активности, которые вам не нравятся. Подберите то, что вам по душе.

Обеспечивайте себе полноценный, комфортный, непрерывный сон в прохладном, проветриваемом, затемненном помещении. Никаких сотовых под подушкой, ночников и телевизоров. Ваш мозг должен отдыхать.

Сила воли и самодисциплина

Заставьте себя делать то, что нужно, а не то, что легко, но бесполезно. Составив режим труда и отдыха, вы должны его соблюдать. Никаких «5 минут» на соцсети или «только досмотрю ролик»! Если по графику сейчас положено работать – садитесь и работайте. Если по графику тренировка – собирайте и идите тренируйтесь. Кстати, на каждую тренировку также пишется план и ведется отдельный тренировочный дневник, куда заносят свои результаты достижения. Так что прийти в спортзал и обсуждать с приятельницей последнюю серию мелодрамы – не вариант.

Со временем у вас на физическом уровне выработается привычка выполнять те или иные действия в заданное время.

Найдите себя

Большинство людей ненавидят свою работу, бездельничают на рабочем месте, делают дела как «из-под палки» потому, что они не нашли себя и занимаются не свои делом. Если вы из числа этих несчастных, обратитесь к методикам поиска своей профессии, цели в жизни, талантов и наклонностей. Это возможно сделать самостоятельно и/или с помощью специалистов.

Разделяйте и властвуйте

Каким бы трудолюбивым и эффективным вы ни были, вы не в силах объять необъятное. Переложите часть второстепенных или менее сложных дел на подчиненных или помощников. Так у вас будет время на решение важных вопросов, и вы будете меньше уставать, следовательно, повысите свою эффективность.

Читайте также: