Как эффективно использовать рабочее время?

Есть такой термин – «блуждающее сознание». Он означает, что человеческий мозг, занятый какой-то рабочей задачей, самопроизвольно отвлекается от нее и начинает продуцировать мысли совершенно далекие от этой задачи. Можно сказать и так: это свободный полет мысли в безмерном пространстве.

О чем человек думает в такие моменты? Да о чем угодно!

• О своих семейных проблемах, о необходимости приобретать продукты, о том, что приготовить на ужин, о плохом поведении детей.
• О любимых мужчинах своей жизни и о женщинах – как любимых, так и не очень.
• О том, что приобрести нового из одежды в этом сезоне.
• О своем автомобиле.
• Мечтает о поездке на отдых или о покупке нового дома.

Список можно продолжать бесконечно долго, но для нас важнее осознание того, что какая-то довольно значительная часть рабочего времени уходит впустую.

Хотя, нужно честно признать, что в феномене «блуждающего сознания» есть и положительные моменты – оно более креативно. Отвлекаясь в свободный полет, оно может неожиданно для самого обладателя, найти совершенно новый вариант решения рабочей проблемы, над которой человек долго и часто без всякого результата бился.

Второй немаловажный фактор потери рабочего времени – это неэффективное его использование.

«И куда только ушло мое время?» – можно часто услышать от сотрудников разного уровня, включая и руководящий состав.

«Куда?» – зададим этот вопрос и мы.

На те многочисленные помехи в работе, которые нарушают плавное течение трудового процесса:

• телефонные звонки и разговоры;
• незапланированные посетители;
• ожидание приема у начальника;
• долгое ожидание назначенной встречи;
• затяжные совещания;
• частые переключения с одного вида деятельности на другой по приказу непосредственного начальника;
• разные отвлекающие моменты, такие как: нерабочие разговоры, перекуры, чайные и кофейные перерывы, перекусы за рабочим столом – тайное или явное заедание стресса.

А если к этому еще приплюсовать время на «блуждающее сознание», которое порой незаметно ни самому сотруднику, ни его коллегам, то получается достаточно внушительная цифра – почти треть рабочего дня.

Именно по этим причинам многие сотрудники часто не успевают справиться со своей запланированной рабочей нормой и попадают в цейтнот. И чтобы исправить ситуацию, им приходится задерживаться на рабочем месте, работать допоздна, работать на пределе возможностей, перерабатывать, получая при этом синдром хронической усталости.

Успех каждого менеджера от самого низшего до самого высокого уровня зависит во многом от того, как он распоряжается своим самым ценным достоянием – временем.

Приведу очень показательный пример из книги Л. Зайверт «Ваше время в ваших руках».

Один из руководителей среднего ранга Питер Друкер сказал в своем выступлении перед сотрудниками компании: «Я заставляю себя обращаться с просьбой к моему секретарю через каждые девять месяцев вести учет моего времени в течение трех недель. Это очень трудно для нее, потому что я никогда не нахожусь поблизости. Но есть одно условие: я обещаю себе и обещаю ей письменно, и она настаивает на этом, что не уволю ее, когда она принесет результаты. И, тем не менее, хотя я делаю это в течение достаточно долгого времени, я каждый раз выкрикиваю: «Этого не может быть! Я знаю, что теряю много времени, но не может быть, чтобы так много». Да, это плохо, но хотел бы я увидеть кого-либо с иными результатами подобного учета».

А успех всей компании напрямую зависит от того, как сами руководители разного уровня сознательно и системно используют свое рабочее время, и как они могут организовать не только работу, но и учет рабочего времени своих сотрудников.

И, в первую очередь, предпосылкой того, что в рабочем коллективе можно что-то качественно изменить для улучшения эффективности всей компании в целом – это провести анализ использования рабочего времени.

Самой первой и самой важной задачей этого анализа является:

1. Составление описи всех видов деятельности, выбранной контрольной группы сотрудников за определенное количество рабочих дней. Каждый сотрудник заполняет рабочие таблицы сам.
2. Проведение анализа каждого вида деятельности и расход рабочего времени.
3. Анализ «дневных помех», то есть незапланированных перерывов в работе.

Листок «дневных помех»

При заполнении анализа видов деятельности и расхода времени необходимо сразу же проводить регистрацию как самой деятельности, так и расход на нее рабочего времени, избегая более поздних записей по памяти, фиксировать необходимо все виды деятельности.

В форме «Дневные помехи» необходимо заносить все «помехи», которые нарушают и тормозят трудовой процесс, или перерывы в работе.

Нужно фиксировать все, что отрывает от работы.

• Н – начальник
• Ко – коллега
• П – подчиненный
• С- секретарь
• Кл – клиент
• Пос – поставщик
• Сем – семья
• Пр – прочее.

Анализ проделанного исследования необходимо проводить по следующей схеме – нужно дать оценку каждой выполняемой работы по следующим категориям:

А – была ли работа необходима? Ответ – да/нет.

Б – были ли оправданы затраты времени? Ответ – да/нет.

В – Было ли целесообразно выполнение работы? Ответ – да/нет.

Г – Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? Ответ – да/нет.

Обработка формы «Анализ помех» проводится по следующей схеме:

• Какие помехи по оценке сотрудника самые дорогостоящие?
• Какие телефонные звонки оказались бесполезными?
• Какие посещения оказались ненужными?
• Какие телефонные разговоры могли бы быть гораздо короче и эффективнее?

Это дает возможность каждому сотруднику не только оценить собственный рабочий стиль, но и определить, в каких ситуациях он больше всего теряет рабочее время.

К примеру:

• отрывающие от дел телефонные звонки;
• плохое планирование трудового дня – неточно определен приоритет задач;
• личная неорганизованность – долгие поиски записей, адресов, телефонных номеров;
• незапланированные посетители;
• неполная или запоздалая информация по существу предстоящей работы;
• отвлечения;
• затяжные совещания;
• неожиданный перевод на другой род деятельности;
• спешка, нетерпение, тревога;
• желание все делать самым лучшим образом, что ведет к навязчивому поиску ошибок и длительной перепроверке каждого документа.

Определив свои самые важные поглотители времени, каждый сотрудник может добиться значительного повышения всей продуктивности.