6 советов рекрутерам, о которых не пишут в книгах

«Кадры решают все» – так точно и лаконично Генералиссимус Советского Союза определил значение человеческого ресурса для успеха компании и общества в целом.

Правильно подобранный сотрудник на правильном рабочем месте – это настоящая удача для работодателя.

А чтобы эта удача была не делом случая, а здоровой закономерностью, сотрудникам, ответственным за подбор персонала, необходимо профессионально отрабатывать каждый этап найма вплоть до окончания испытательного срока нового сотрудника.

Главной задачей рекрутера здесь был и остается качественный подбор персонала в кратчайшие сроки. При этом чем профессиональнее работа рекрутера на каждом из этапов подбора, тем быстрее закрывается вакансия.

Рассмотрим, что же необходимо делать менеджеру по подбору персонала для достижения максимального эффекта от своей деятельности, разбив процесс найма на несколько этапов.

Этап 1. Публикация вакансии

Задача – получить отклик нужных соискателей.

Что делать? Составить привлекательное описание вакансии. На сайте много скучных и обезличенных вакансий. Соискателю очень сложно выбрать из них подходящую или хотя бы понять, в чем между ними разница.

Вдохните душу в вашу вакансию, сделайте ее живой. Для начала, представьтесь, расскажите, кто вы, как компания, и чем занимаетесь, что вас отличает от других.

Потом приступайте к основному описанию. Предоставьте четкую информацию о том, что предстоит делать кандидату, не ограничивайтесь общими фразами, но и излишне не углубляйтесь в детали.

Добавьте изюминки в условия работы. Здесь хорошо использовать EVP компании, то есть ее ценностное предложение для сотрудников. Спросите у успешных коллег, что им нравится в компании и в выполняемой работе. Проанализируйте целевую аудиторию. Обратите внимание на вопросы кандидатов, что их больше всего беспокоит или чего им не хватало на прежнем месте работы для достижения успеха. Для разных групп сотрудников у вас получатся разные акценты в описании как самой компании, так и преимуществ работы в ней, а, возможно, и разные каналы публикации вакансий (работные сайты, газеты, объявления на остановках и т. д.).

Например, менеджеру по продажам, ориентированному на зарабатывание денег своими силами, а не на получение оклада, будет важно наличие реальной возможности зарабатывать в вашей компании. Это может быть обеспечено несколькими факторами. Найдите их в компании. Например, легкий продукт, то есть наличие таких его свойств, которые позволят его быстро продать (цена, качество, востребованность, уникальность и много другое); имидж компании (честность с покупателями, отсутствие сбоев в работе программ и поставки товара); лояльное, гибкое как к клиентам, так и к сотрудникам руководство и так далее.

Помните, что составленная вакансия – это не истина в последней инстанции. Вакансию можно и нужно периодически менять, и анализировать полученный отклик в поисках наиболее выгодного ее представления. И если вам откликаются «не те», значит, и описание «не то».

Идеальная ситуация – когда вы не занимаетесь ресечингом, а просто отбираете откликнувшихся соискателей и закрываете вакансию лучшим из них. В таких условиях у менеджера по персоналу появляется время для профессионального развития и роста в других областях HR.

Этап 2. Телефонное интервью

Задача – обеспечить «доходимость» кандидатов, отсеять неподходящих.

Руководствуясь принципом «время – деньги», берем инициативу в разговоре в свои руки и для начала задаем несколько простых вопросов, позволяющих отсеять «не наших». С остальными кандидатами продолжаем общение дальше, так как приглашать на собеседование пока рано. Нужно задать еще несколько профессиональных вопросов и обязательно предоставить возможность кандидату задать свои. Далее, анализируя вопросы и ответы кандидата, определить его потребность и «продать» компанию и вакансию, делая акценты на важных именно для этого кандидата моментах.

Договорившись о встрече, необходимо продублировать ее детали на электронную почту кандидата и прикрепить подробную схему проезда. Это поможет понять кандидату, что вы – серьезная компания и профессионально подходите к делу.

Отдельно хотелось бы остановиться на схеме проезда. Если в требованиях к вакансии не значится «топографическое ориентирование», то рекомендую все же потратить время на ее проработку. Идя на работу, обратите внимание, какой по счету выход из метро, налево или направо из стеклянных дверей, какой крупный магазин или банк будет по дороге. Используйте эти ориентиры для составления описания и дополните информацию скриншотом карты со стрелочками.

Также гарантированно повысит «доходимость» кандидатов предварительный созвон за 2-3 часа до встречи.

Этап 3. Собеседование

Задача – отобрать лучших/-го из лучших для представления руководителю подразделения.

Чтобы качественно провести собеседование в максимально короткие сроки, необходимо подготовиться к нему заранее. Составьте портрет кандидата и продумайте соответствующие вопросы. Основные моменты, на которые нужно обратить внимание это: профессиональные и личностные качества, желание выполнять данную работу длительный период времени (если это не временная работа) и соответствие корпоративной культуре компании.

Будьте ведущим в диалоге с соискателем, задавайте направление беседы открытыми вопросами. Основная задача здесь – слушать, подмечая речевые маркеры и метапрограммы кандидата. Не бойтесь задавать проективные вопросы. Не все соискатели понимают, что их ответы – это проекция на них самих. А если кандидат догадался и дал социально желаемый ответ, это тоже не плохо. Ведь тем самым он проявил гибкость, внимательность и подготовленность.

Список вопросов для оценки кандидатов публиковать в статье я не стала. Если будет интересно, пишите, я с удовольствием проконсультирую. А вообще, на эту тему много информации в интернете и печатных изданиях. Есть еще одна причина, почему я этого не делаю – не хочу, чтобы ценные знания достались соискателям. Я желаю помочь лишь своим коллегам в их нелегком труде. У соискателей для этого и так много возможностей. Есть сайты с отзывами о компаниях. Соискатель перед собеседованием может ознакомиться с ними и уже иметь представление о предполагаемом работодателе. Сам он при этом остается «котом в мешке».

Жаль, что у нас нет порталов с отзывами о сотрудниках! Это бы сделало их более порядочными и заставило бы задуматься о формировании своей репутации. По этой же причине я обеими руками за оформление по трудовой книжке. Не надо жалеть «бегунков»! Смело вносите запись, даже если сотрудник отработал несколько дней.

В конце беседы позвольте кандидату задать свои вопросы. Это даст возможность в очередной раз прорекламировать вакансию и получить информацию о мотивации и компетенции соискателя.

К этому времени кандидат уже более лоялен к вам и к компании, уровень стресса минимален. Можно дать соискателю небольшое задание или тестирование на проверку специальных знаний, если того требует должность. Не нужно тестировать всех подряд, например, рабочий персонал.

Также не стоит давать кандидату для заполнения анкету соискателя, если у него есть резюме. С одной стороны, это неуважение к времени соискателя, с другой совершенно неинформативный инструмент. Большинство пунктов таких анкет дублируют информацию резюме или являются излишними для первой встречи (например, паспортные данные, информация о родственниках).

Постарайтесь установить с кандидатом приятельские отношения. В разговоре соискатели часто упоминают некоторые моменты своей личной жизни. Бывает, что кандидат отменяет встречу по болезни или другой причине. В этом случае через несколько дней можно набрать ему и поинтересоваться положением дел, проявить участие. Помогает расположить кандидата и информация о том, что он – тезка с будущим руководителем или они из одного города.

«Зацепить» может также небольшая экскурсия по офису (будущее рабочее место, столовая) и рассказ о приятных мелочах из жизни компании.

Таким образом кандидат увидит, что вы живые реальные люди, и запомнит вас на фоне других похожих предложений.

Этап 4. Собеседование с руководителем

Если вы все еще не разочаровались в кандидате после телефонного интервью и личной встречи, то вероятнее всего захотите показать его руководителю подразделения. Дайте ему краткое резюме о кандидате, чтобы он заинтересовался. А после встречи обязательно запросите обратную связь, особенно обращая внимание на причины отказа руководителя.

Если таких отказов много, значит рекрутером не так понят профиль вакансии, и нужно провести работу над ошибками.

Во-первых, следует принять участие в собеседовании с руководителем. Это позволит лучше понять требования к должности, увидеть, какие вопросы задает руководитель и на что обращает внимание. Во-вторых, не лишним будет прийти в отдел и посмотреть на работу сотрудников, пообщаться с ними и скорректировать портрет соискателя.

Бывает, что описание подходящее и люди соответствуют, а руководитель все равно отклоняет одного кандидата за другим. Здесь могут иметь место тайные мотивы руководителя, не связанные с качеством кандидатов. В этом случае нужно проявить настойчивость и бороться за кандидатов, призывая руководителя к объективности – собрать статистику отказов с указанием причин, доказать их абсурдность; провести мониторинг рынка на предмет соответствия зарплаты с обязанностями и требованиями к должности. Можно прибегнуть и к более жестким мерам, таким как создание дефицита кандидатов, выбор лучшего из худших, обращение за помощью к вышестоящему руководителю.

Единственное, чего не нужно делать – это вступать в сговор с кандидатом, подсказывать ему, как себя вести и отвечать на вопросы. Руководитель должен знать, кто идет к нему в отдел, «без прикрас». Истинная сущность кандидата все равно раскроется в процессе работы. С человеком придется проститься, а вы потеряете время на поиск замены и репутацию хорошего рекрутера.

Этап 5. Выход на работу

Это очень ответственный и решающий этап для обеих сторон. В особенности для кандидата. Его могут обуревать сомнения по поводу правильности выбора. Поэтому рекрутеру необходимо поддерживать контакт с кандидатом до его выхода на работу, снимать возникающие вопросы и страхи, интересоваться общим настроем. Накануне выхода необходимо направить будущему сотруднику приветственное письмо с перечнем требуемых для трудоустройства документов. «Продвинутые» компании также высылают job offer.

Этап 6. Испытательный срок

Менеджеру по персоналу необходимо «держать руку на пульсе» в адаптационный период нового сотрудника. Если в компании нет проработанной системы адаптации, то минимум действий все равно необходимо будет выполнить. Созвониться или встретиться с сотрудником в конце первого рабочего дня, узнать о его впечатлениях и совпадении с ожиданиями. Повторить процедуру по итогам недели, месяца (и более при необходимости), а также получить обратную связь от руководителя.

Этими действиями мы сможем вовремя выявить «узкие места» адаптационного периода и принять соответствующие меры.

Немного об отказах и профессиональной этике

Отказывать неподходящим кандидатам приходится на любом из этапов интервью. Рекрутеры этого делать не любят и боятся. В некоторых компаниях даже запрещено высылать отказы кандидатам после просмотра резюме на работном сайте. И это не удивительно, ведь с недавнего времени отказ в приеме не работу может повлечь за собой уголовную ответственность.

Все мы знаем, по каким причинам нельзя отказывать кандидатам. Но бывает так, что руководитель тверд в своих принципах, или особенности выполняемой работы вносят коррективы в действующее законодательство.

Если с первых секунд общения по телефону понятно, что звонит не наш кандидат, то проще всего сказать, что вакансия уже закрыта. В остальных случаях после выяснения контрольных вопросов можно сообщить, что резюме передано на согласование руководителю, и мы свяжемся в случае положительного ответа до конца N-го периода.

Фразу «Мы свяжемся с вами в случае положительного ответа до такого-то числа» также хорошо использовать после проведения собеседования. Почему именно так? Потому что оставлять кандидата без ответа невежливо, ровно, как и обещать перезвонить и не сделать этого. А звонить после собеседования всем кандидатам – нерациональное использование времени. Добавляя уточнение «в случае положительного ответа», мы даем соискателю понять, что в данном случае молчание – это совершенно не знак согласия, а совсем наоборот, – и избавляем друг друга от неприятного разговора.

Если кандидат проявляет настойчивость, звонит и просит прокомментировать причину отказа, то можно использовать следующие фразы:

• «Ваша кандидатура нас полностью устраивает, но мы взяли на работу другого кандидата. У него такие же профессиональные навыки, как и у вас, но он пришел к нам на собеседование раньше, и мы приняли решение в порядке очередности. Если с этим кандидатом у нас не сложатся отношения, то мы обязательно с вами свяжемся».
• «Мы рассматриваем несколько кандидатов. И на данный момент у нас есть претенденты, которые более детально проработали тестовое задание».

В остальных случаях я – за правду. Если кандидат не проходит по квалификации, скажите прямо, чего ему не хватает, и какие компетенции необходимо развивать.

Это подтвердит ваш профессионализм и убережет компанию от негативных отзывов.

На всех этапах работы с кандидатами (да и вообще со всеми) нужно всегда оставаться профессиональным и порядочным. Перезванивать, если договорились, честно озвучивать условия работы, не обещать «золотых гор» там, где их нет.

Один мой хороший друг как-то сказал, что он даже бесплатно сделает свою работу на высшем уровне, потому что он – профессионал и просто не может сделать хуже, чем умеет. Это противоречит его профессиональной этике, иначе он сам перестанет себя уважать.

Берегите свое имя. Это обязательно заметят и кандидаты, и руководители, для которых вы подбираете сотрудников. И однажды вы услышите: «Как хорошо, что именно вы занялись моей вакансией. Теперь я могу быть уверен, что скоро она закроется лучшим кандидатом».

Лайфхак для отработки навыков интервьюирования

Есть один нетривиальный способ отточить навыки оценки кандидатов за короткое время – принять участие в speed dating (быстрых свиданиях).

Заплатив символический взнос, вы получите уникальную возможность за пару часов пообщаться более чем с 20 совершенно разными и непохожими друг на друга людьми. Вы составите массу психологических портретов, отработаете все интересующие вас темы и вопросы, сможете поделиться вашим впечатлением о «кандидатах» с другими участниками. Единственное, все интервьюируемые будут противоположного с вами пола. Вторую половину вы найдете там навряд ли. А вот масса новых впечатлений вам гарантирована!